Ar 2022. gada 1. janvāri jaunais “Grāmatvedības likums” aizstās pašlaik spēkā esošo 1992. gada likumu “Par grāmatvedību.” Viens no jaunā likuma ieviešanas aspektiem bija aktualizēt informāciju par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu glabāšanu.
Jaunajā “Grāmatvedības likumā” glabāšanas prasības attiecas tikai uz grāmatvedības dokumentiem, nevis uz visu uzņēmuma dokumentu arhivēšanu. Salīdzinājumā ar likumu “Par grāmatvedību” jaunais likums nosaka, ka turpmāk fiziskas un juridiskas personas drīkst izmantot uzņēmuma grāmatvedības dokumentus tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Viena no izmaiņām attiecas uz aprēķinātās mēnešalgas (darba samaksas) dokumentu glabāšanu. Iepriekš likums noteica, ka attaisnojuma dokumentiem par aprēķināto mēnešalgu, kuru datums ir 1999. gada 1. janvāris vai vēlāk, glabāšanas termiņš ir desmit gadi. Tagad ir noteikts sīkāks sadalījums, precizējot, ka arī dokumentus, kas attiecas uz atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, jāglabā desmit gadus no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar uzņēmumu kā darba devēju.
“Grāmatvedības likums” paplašina arī elektronisko dokumentu glabāšanas vietas regulējumu, ļaujot grāmatvedības dokumentus elektroniskā formā glabāt ne tikai Latvijā, bet arī citās dalībvalstīs, ja tiek ievērotas prasības, kas izriet no Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 14. novembra regulas (ES) Nr. 2018/1807 par satvaru nepersondatu brīvai apritei Eiropas Savienībā.
Salīdzinājumā ar šobrīd spēkā esošo likumu, jaunais paplašina iespējas glabāt elektroniskos dokumentus arī ES teritorijā, tātad uzņēmumiem būs iespēja izmantot programmatūru un glabāt datus serveros visā ES.
Visbiežāk tiešsaistes grāmatvedības nodrošināšanai un bezpapīra dokumentu uzglabāšanai izmanto mākoņa (cloud) risinājumus. Jaunā likuma lasītājiem varētu rasties jautājumi, kā būs nodrošināta šo mākoņu kontrole un kā e-vidē var noskaidrot viena vai otra mākoņa atrašanās vietu. Mūsdienās daudzi uzņēmumi izmanto īrētas datu glabātavas, kur mākoņa atrašanās vieta pasaulē nav tik uzskatāma. Šajā sakarā var rasties jautājums, ar kuriem pakalpojuma sniedzējiem turpināt vai pārtraukt sadarbību.
Mākonis ir programma/e-pasts/krātuve, kas atrodas kāda uzņēmuma uzraudzībā. Saskaņā ar jauno likumu, lai glabātu grāmatvedības datus, šādam uzņēmumam ar juridisko adresi un servera nosaukumu jābūt reģistrētam ES.
Ja grāmatvedības dokumenti ietver arī fizisko personu datus, tad uzņēmumam jāievēro prasības, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas. Šādos gadījumos uzņēmumam jāveic īpaši personas datu aizsardzības pasākumi, lai nodrošinātu personas datu drošību, piemēram, izmantojot pieejamos datu nosūtīšanas rīkus – ES lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību, līguma standartklauzulas, saistošos uzņēmuma noteikumus, atkāpes vai citus rīkus un papildu pasākumus, kas piemēroti konkrētās nosūtīšanas gadījumā.
Jaunais Grāmatvedības likums stāsies spēkā 2022. gada 1. janvārī. Starptautiskiem uzņēmumiem īpaši jāņem vērā paplašinātais regulējums par elektronisko dokumentu glabāšanu Latvijā un citās dalībvalstīs, kā arī jāpārskata sadarbība ar mākoņu nodrošinātājiem, lai serveri būtu reģistrēti ES.
