С 1 января 2022 г. вместо действующего закона «О бухгалтерском учете» от 1992 года вступит новый закон. Одним из аспектов введения в действие нового закона была актуализация информации о хранении бухгалтерских оправдательных документов.
В новом законе «О бухгалтерском учете» требования о хранении относятся только к бухгалтерским документам, а не к архивированию всех документов предприятия. По сравнению с законом «О бухгалтерском учете» новый закон предусматривает, что в дальнейшем физические и юридические лица могут использовать бухгалтерские документы предприятия только с разрешения руководителя предприятия. Одно из изменений затрагивает хранение документов начисленной ежемесячной зарплаты (оплаты труда). Ранее закон предусматривал, что срок хранения оправдательных документов о начисленной зарплате, датированных 1 января 1999 года или позднее, составляет десять лет. Сейчас установлено более подробное распределение с уточнением, что документы, относящиеся к возмещению за вынужденный прогул, оплате предоставленного времени отпуска и возмещению неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска с распределением по годам и месяцам, нужно хранить десять лет со дня прекращения трудовых правоотношений с предприятием в качестве работодателя.
Закон «О бухгалтерском учете» также расширяет регулирование места хранения электронных документов, позволяя хранить бухгалтерские документы в электронном виде не только в Латвии, но и в других странах-участницах, при условии соблюдения требований, следующих из Регламента Европейского Парламента и Совета (ЕС) № 2018/1807 от 14 ноября 2018 г. об основе свободного оборота не являющихся личными данных в Европейском союзе.
При сравнении с действующим новый закон расширяет возможности хранения электронных документов на территории ЕС, таким образом, позволяя предприятиям использовать программное обеспечение и хранить данные на серверах по всему ЕС.
Чаще всего для обеспечения бухгалтерского учета онлайн и безбумажного хранения документов используются облачные (cloud) решения. У тех, кто знакомится с новым законом, могут возникнуть вопросы о том, как будет обеспечиваться контроль за такими облачными хранилищами и каким образом в электронной среде можно установить местонахождение того или иного облака. В наши дни многие предприятия пользуются арендованными хранилищами данных, у которых местонахождение облака в мире не настолько наглядно. В связи с этим может возникнуть вопрос, с какими поставщиками услуг следует продолжать или прекратить сотрудничество.
Облако – это программа / электронная почта / хранилище, находящееся в ведении некоего предприятия. Согласно новому закону для хранения данных бухгалтерского учета такое предприятие с юридическим адресом и названием сервера должно быть зарегистрировано в ЕС.
Если бухгалтерские документы также содержат данные физических лиц, то предприятие обязано соблюдать требования, следующие из Общего регламента по защите данных. В таких случаях предприятию нужно принять особые меры по защите личных данных, чтобы обеспечить безопасность личных данных, например, при использовании доступных инструментов для отправки данных – решение ЕС о достаточности уровня защиты, стандартные оговорки договоров, обязательные условия предприятия, отступления или другие инструменты и дополнительные мероприятия, относящиеся к конкретному случаю отправки.
Новый закон «О бухгалтерском учете» вступит в силу 1 января 2022 года. В частности, международным предприятиям необходимо учитывать расширенное регулирование хранения электронных документов в Латвии и других странах-участницах, а также пересмотреть сотрудничество с поставщиками облачных услуг с тем, чтобы серверы были зарегистрированы в ЕС.
