Ieva Grabe

Kapitāla tirgus un grāmatvedības konsultāciju nodaļas vadītāja, PwC Latvija

Lai uzņēmumi spētu nodrošināt elastību, saglabājot izmaksu prognozējamību, atsevišķu biznesa procesu nodošana ārpakalpojumā jau vairs nav jaunums. Rūpīgi izvērtējot pamatprocesus un nošķirot atbildības, ir iespējams izvērtēt, kāds būs vislabākais biznesa procesu nodrošināšanas veids (sourcing mix). Uzņēmumi jau ir pieraduši, piemēram, pie grāmatvedības vai ar informācijas tehnoloģijām (IT) saistītiem ārpakalpojumiem. Taču šobrīd arvien populārāka kļūst “viss kā pakalpojums” stratēģijas attiecināšana arī uz citām jomām, piemēram, analizējot visas uzņēmuma pašreizējās un arī nākotnes kompetenču prasības, lai sasniegtu uzņēmuma mērķus.

“Viss kā pakalpojums” stratēģiju īpaši uzskatāmi var attiecināt uz, piemēram, nozīmīgiem pārveides projektiem uzņēmumā. Šī visbiežāk būs situācija, kurā ir nepieciešami papildu resursi, esošiem darbiniekiem nav šāda veida pieredzes, ir nepieciešamas cita veida kompetences un vienlaikus šīs vajadzības uzņēmumā ir tikai uz projekta laiku. Viena no kritiskajām lomām šādā gadījumā ir projekta vadītājs, kurš ne tikai plāno un seko līdzi projekta izpildei, bet arī koordinē dažādu apakšprojektu darbību, analizē projekta riskus un sazinās ar visām iesaistītajām pusēm un lēmumu pieņēmējiem. Projekta vadības nodošana pakalpojuma sniedzējam šeit ir lielisks risinājums, kas ļauj uzņēmumam:

• piesaistīt vislabāko nozares speciālistu;
• īsākā laikā saņemt sev nepieciešamās zināšanas;
• uzņēmuma paša resursu laiks tiek vērtīgi izmantots projektu grupās, sniedzot tieši uzņēmuma specifiskās zināšanas.

Ir vērts apsvērt, vai biznesa procesus nodrošināsim paši vai arī ieviesīsim “viss kā pakalpojums” pieeju ne tikai tad, kad uzņēmums plāno būtiskas pārmaiņas, kas nosaka specifisku zināšanu un papildu darbaroku nepieciešamību.

Kā piemēru šeit varam apskatīt finanšu funkciju un procesus, ko tā nodrošina.

Lūk, daži jautājumi, uz kuriem atbildēt, pirms lēmuma pieņemšanas:

• Kuras kompetences un spējas prasa dziļu uzņēmuma darbības izpratni?
• Kādas kompetences un pieredzi var iegūt, piesaistot tās no malas?
• Kuras no specifiskām zināšanām un procesiem ir nepieciešamas ikdienā?
• Vai es varu šos darbiniekus pilnvērtīgi noslogot visu mēnesi?
• Kuri procesi notiek tikai periodiski?
• Kuras ir īpaši specifiskas zinātības jomas, kurās ir grūti atrast un noturēt darbiniekus?

Analizējot šos jautājumus kopā ar klientiem, papildus jau minētajai grāmatvedībai mēs redzam izdevību uzņēmumiem apsvērt ārpakalpojuma jeb “viss kā pakalpojums” stratēģijas izmantošanu, piemēram, šādās funkcijās:

• finanšu kontrole;
• procesu pārvaldība (process ownership);
• procesu dokumentācijas un darba instrukciju izstrādāšana;
• uzlabojumu procesu vadīšana (continuous improvement management);
• datu analīze;
• rēķinu izrakstīšanas (billing) process.

Visos šajos piemēros speciālisti visbiežāk nav noslogoti pilnu mēnesi, biznesa izpratne nepieciešama ierobežotā apjomā vai arī ir nepieciešamas unikālas vai specifiskas kompetences.

Protams, šī jautājuma analīzi vajadzētu veikt, vispusīgi izvērtējot arī IT infrastruktūras stratēģiskos virzienus un ņemot vērā plānotos sistēmu uzlabojumus, kā arī automatizācijas vai robotizācijas risinājumus.

Ieguvumi no standarta funkciju nodošanas pakalpojumu sniedzējam:

• samazinās fiksētās izmaksas, radot lielāku elastību un izmaksu pārskatāmību nākotnē;
• ir iespēja piesaistīt visatbilstošākos nozares speciālistus;
• pakalpojuma sniedzējs atbild par darbinieka nolīgšanu, noturēšanu un motivēšanu;
• palielinās elastīgums, radot iespēju īsā laikā iegūt jaunu kompetenci vai atteikties no kompetences, kura vairs nav vajadzīga.

Apkopojot iepriekš minēto, mūsdienīga biznesa pārvaldībā svarīga ir spēja pielāgoties mainīgiem apstākļiem. Ieviešot “viss kā pakalpojums” domāšanas veidu, tostarp specifisku kompetenču izmantošanu pakalpojumu formā, uzņēmumi iegūst ne tikai elastību un izmaksu paredzamību, bet arī visatbilstošākās sev nepieciešamās kompetences, kas ir būtisks aspekts.