Daudzi strādājošie vēlas izmantot atvaļinājumu tieši vasarā, bet grāmatveži parasti izvēlas laiku atpūtai, kad ir salīdzinoši mazāks darba apjoms. Nodokļu pārskatu iesniegšanas, algas aprēķināšanas un izmaksāšanas, kā arī mēneša slēgšanas laikā pārsvarā ir apgrūtinoši izmantot pilnu atvaļinājuma laiku. Šajā rakstā apskatīsim aizvietošanas iespējas un atbilstošu grāmatvedības risku izvērtēšanu grāmatvežu prombūtnes laikā.

Darbinieku prombūtne

Plānojot atvaļinājumus, vadībai jālemj, kā darbinieku prombūtnes laikā nodrošināt aizvietotāju, lai neietekmētu tekošos darba procesus. Pastāv šādas aizvietošanas iespējas:

• Darbā pieņem jaunu darbinieku, kurš pilda īslaicīgi prombūtnē esošā darbinieka pienākumus. Ļoti bieži tieši vasarā uzņēmumi pieņem darbā praktikantus (piemēram, pēdējo kursu studentus), lai palīdzētu atvaļinājumu laikā.
• Prombūtnē esošā darbinieka amatā ieceļ citu darbinieku, kurš uz šo laiku tiek atbrīvots no savu pamatpienākumu veikšanas.
• Apvienošana – darbinieks netiek atbrīvots no pamatpienākumiem, bet papildus veic prombūtnē esošā darbinieka darbu.
• Grāmatvedības pienākumi tiek nodoti ārpakalpojumu grāmatvedībā.

Grāmatvedības kontroles procedūra

Lai atvieglotu pienākumu pārdali, apvienošanu vai nodošanu, jābūt izstrādātai grāmatvedības kontroles procedūrai, kurai būtu jāaptver visas darbības, ko veic grāmatvedis. Vidējos un lielos uzņēmumos šādi kontroles pasākumi jau ir izstrādāti un apstiprināti uzņēmumu grupas līmenī. Grāmatvedības kontroles sistēmas izstrāde ir lielāks izaicinājums maziem Latvijas uzņēmumiem. Piemēram, ja uzņēmumā ir viens grāmatvedis, bet pienākumu sadale un procesi nav aprakstīti, tad darbinieka atvaļinājumam vai citai prombūtnei būtu nepieciešams gatavoties rūpīgāk.

Sākotnēja iekšējās kontroles dokumenta izstrāde prasa ieguldīt ļoti daudz laika, bet, lai uzsāktu grāmatvedības kontroles sistēmas izstrādi un definētu aktivitāšu kopumu, kas būs aktuālas konkrētajā uzņēmumā, pirmkārt, vadībai ir nepieciešams izvērtēt riskus. Grāmatvedības kontroles sistēmai ir nepieciešams apraksts, kurā ietverti visi aspekti – gan riski, gan detalizēta informācija par atbildības deleģēšanu, ja kāds cits atbildētu par kāda procesa veikšanu. Pēc tam jānosaka kontroles darbības, kā arī jānovērtē un jāaplēš, kādas kontroles aktivitātes varētu mazināt riskus, balstoties uz MK noteikumiem Nr. 877.

Protams, nevar paredzēt visus iespējamos apstākļus, taču, pamatojoties uz iespējamā riska aplēsi un novērtējumu, var izstrādāt atbilstošu grāmatvedības kontroles sistēmu, kas būs lietderīga ne tikai atvaļinājumu laikā, bet arī jebkurā citā prombūtnes laikā un ikdienas darbā.

Visbiežāk sastopamie riska faktori atvaļinājumu laikā ir, piemēram:

• Nav skaidras izpratnes, kādā secībā veikt noteiktus procesus un kurš pa katru no tiem ir atbildīgs.
• Nav pārliecības par kompetenču sadali – kam jāpārbauda un jāapstiprina rēķini, kam jāveic grāmatojumi, bet kam – maksājumi.
• Nav organizētas rezerves piekļuves tiesības grāmatvedības un citām sistēmām.
• Trūkst pilnvarojuma iesniegt nodokļu atskaites.
• Nodokļu un citas atskaites netiek iesniegtas laicīgi – potenciālas sankcijas no valsts iestāžu puses (VID, CSB u.c.).
• Ir iespējama novēlota reakcija uz grāmatvedības problēmu atklāšanu un novēršanu.
• Grāmatveža aizvietotājs nav kompetents vai arī tiek izmantotas nepilnīgas tehnoloģijas.

Nododot pienākumus, varētu būt gadījumi, kad nododamā informācija netika pilnvērtīgi izklāstīta vai arī pārņēmējs visu neatcerējās, tāpēc procesu aprakstiem jābūt dokumentētiem. Būtiski atzīmēt, ka papildus atvaļinājumam darbiniekiem var būt arī neplānota prombūtne, piemēram, saistībā ar saslimšanu, kas bija īpaši aktuāli Covid-19 apstākļos, vai cita veida prombūtne. Tādēļ arī jau esošajiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem (piemēram, grāmatvedības politikai) jābūt aktualizētiem un papildinātiem ar iespējamiem riskiem un to kontroles darbībām, jo likumā nav norādīts, vai ir nepieciešams atsevišķs iekšējās kontroles dokuments.

Šobrīd uzņēmumi darbojas ļoti dinamiskā vidē, jo tikai nesen tika atcelti visi Covid-19 ierobežojumi. Arī apstākļi, kas saistīti ar karu Ukrainā, un ieviestās sankcijas daļai uzņēmumu palielina veicamā darba apjomu. Esošajos apstākļos arvien vairāk uzņēmumu koncentrējas uz darbības attīstību vai citiem ar peļņas gūšanu tieši saistītiem jautājumiem, tādēļ dažkārt pietrūkst laika nodarboties ar kontroles sistēmu vai citu organizācijas dokumentu izstrādi. Viens no variantiem ir nodot grāmatvedības politikas atjaunošanu vai atsevišķa grāmatvedības kontroles dokumenta izstrādi ārpakalpojumā. Šādus pakalpojumus sniedz arī PwC nodokļu pārvaldības un ārpakalpojumu grāmatvedības komanda. Labprāt palīdzēsim jums izstrādāt dokumentus, lai mazinātu iespējamos riskus un atvieglotu uzņēmuma darbību.