Многие работники хотят взять отпуск именно летом, однако бухгалтеры обычно предпочитают уходить в отпуск, когда объем работы относительно небольшой. В период подачи налоговых отчетов, расчета и выплаты заработной платы или же при закрытии месяца, как правило, затруднительно воспользоваться сразу всеми днями отпуска. В данной статье мы рассмотрим варианты замещения и соответствующую оценку бухгалтерских рисков, возникающих в отсутствие бухгалтера.

Отсутствие работников

При составлении графика отпусков руководство должно решить, как обеспечить замену в отсутствие работников, чтобы не пострадали текущие рабочие процессы. Существуют следующие возможности замещения:

• Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника на работу принимается новый работник. Очень часто именно летом предприятия нанимают практикантов (например, студентов старших курсов) для помощи в период отпусков.
• На должность отсутствующего работника назначается другой работник, который на время замещения освобождается от исполнения основных обязанностей.
• Объединение рабочих функций – работник не освобождается от исполнения своих основных обязанностей, а дополнительно выполняет работу отсутствующего коллеги.
• Бухгалтерские обязанности передаются внешнему поставщику бухгалтерских услуг.

Процедура контроля бухгалтерского учета

Чтобы облегчить процесс перераспределения, объединения или передачи обязанностей, следует разработать процедуру контроля бухгалтерского учета, которая должна охватывать все аспекты бухгалтерской деятельности. На средних и крупных предприятиях такие средства контроля уже разработаны и утверждены на уровне группы предприятий. Для небольших латвийских предприятий разработка системы контроля бухгалтерского учета является более сложной задачей. К примеру, если на предприятии работает один бухгалтер, но не описано, как распределяются обязанности и реализуются рабочие процессы, к отпуску или отсутствию бухгалтера по иной причине следует готовиться более тщательно.

Первоначальная разработка документа внутреннего контроля требует очень много времени, однако для того, чтобы приступить к разработке системы контроля бухгалтерского учета и определить набор мероприятий, которые будут актуальны для конкретной компании, руководству в первую очередь необходимо оценить риски. Система контроля бухгалтерского учета требует описания, затрагивающего все аспекты – как риски, так и подробные сведения относительно делегирования ответственности, если еще кто-то несет ответственность за осуществление рабочего процесса. Затем должны быть определены контрольные действия, следует также оценить и рассчитать, какие контрольные мероприятия позволят снизить риски, на основании правил Кабинета министров № 877.

Разумеется, нельзя предусмотреть все возможные обстоятельства, однако на основе расчета и оценки потенциального риска можно разработать соответствующую систему контроля бухгалтерского учета, которая пригодится не только в период отпусков, но и в повседневной работе и в случае отсутствия бухгалтера по любой другой причине.

Примеры факторов риска, чаще всего встречающихся в период отпусков:

• Нет четкого понимания того, в каком порядке выполняются те или иные процессы и кто несет ответственность за каждый из них.
• Нет уверенности в том, как распределить обязанности: кто должен проверять и утверждать счета, кто отвечает за бухгалтерскую проводку, а кто – за осуществление платежей.
• Отсутствует организованный резервный доступ и подключение к бухгалтерским и другим системам.
• Отсутствует доверенность на подачу налогового отчета.
• Налоговый и другие отчеты не поданы вовремя – возможны санкции со стороны государственных органов (СГД, ЦСУ и др.).
• Возможно запоздалое реагирование на обнаружение и исправление проблем бухгалтерского учета.
• Лицо, замещающее бухгалтера, некомпетентно, также могут использоваться неполные технологии.

При передаче обязанностей может случиться так, что информация, подлежащая передаче, изложена не полностью или получатель не все запомнил, поэтому описания процессов должны быть задокументированы. Важно отметить, что работники могут не только находиться в отпусках, но и незапланированно отсутствовать на рабочем месте, например, из-за болезни, что было особенно актуально в условиях распространения COVID-19, или по другим причинам. Поэтому уже имеющиеся бухгалтерские документы (например политика бухгалтерского учета) должны быть обновлены и дополнены перечнем потенциальных рисков и контрольных мероприятий, так как отдельный документ внутреннего контроля законодательством не предусмотрен и не требуется.

В настоящее время предприятия работают в очень динамичной среде, так как все ограничения, введенные из-за пандемии COVID-19, были сняты совсем недавно. Обстоятельства, связанные с войной на Украине, и санкции, наложенные на некоторые предприятия, тоже увеличивают объем работы. В нынешних условиях все больше предприятий сосредотачиваются на развитии своей деятельности или других вопросах, непосредственно связанных с получением прибыли, поэтому порой не хватает времени на разработку систем контроля или других организационных документов. Один из вариантов – поручить обновление политики бухгалтерского учета или разработку отдельного контрольного документа внешнему поставщику бухгалтерских услуг. Такие услуги по управлению налогами и ведению бухгалтерского учета извне предоставляет и команда PwC. Будем рады помочь вам разработать документы для снижения потенциальных рисков и облегчения деятельности предприятия.