Artis Vizbelis

Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vecākais konsultants, PwC Latvija

Gada pārskatu sagatavošana ir aktuāla katram uzņēmumam, un nereti šajā procesā tiek vairākkārtīgi veiktas izmaiņas, kas tieši ietekmē skaitliski atspoguļoto informāciju pārskatā. Grāmatvedības programmas lielākoties nodrošina automātisku bilances un peļņas vai zaudējumu aprēķina sagatavošanu, tomēr atkarībā no uzņēmuma lieluma jāsagatavo arī vairāki pielikumi, kuru sagatavošana mēdz aizņemt ilgu laiku. Šajā rakstā dalīsimies ar ieteikumiem, kā paātrināt gada pārskata tehnisko sagatavošanu.

Kā parasti gatavo datus gada pārskatam

Bieži vērojams, ka pārskata sagatavošanas procesā skaitliskie dati tiek vairākkārtīgi kopēti no viena avota uz citu:

* Ja nepieciešams, pārskatu sagatavo arī svešvalodā.

Tātad viena un tā pati informācija tiek vairākkārtīgi ievadīta dažādos avotos: virsgrāmatas dati no grāmatvedības sistēmas tiek pārnesti uz Excel programmu, kurā notiek datu grupēšana, pēc tam tos ievieto latviešu gada pārskata sagatavē, kas nereti ir Word dokuments, un nepieciešamības gadījumā arī svešvalodas pārskata sagatavē. Papildus, ja tiek veikti labojumi datos, tad datu atjaunošanas un kopēšanas process tiek veikts vēlreiz. Šajā procesā ir liela kļūdu iespējamība, ja pēc vairākkārtīgām izmaiņām kādā no pielikumiem palikuši iepriekšējie dati. Kad pārskats ir pabeigts un apstiprināts, tad vēlreiz tie paši dati tiek kopēti no sagatavēm uz EDS.

Ja tiek izmantota Word sagatave gada pārskata datu atspoguļošanai, tad nereta prakse ir skaitlisko datu ievietošana Word tabulās, kur kopsummas tiek pārbaudītas, tās pārskaitot ar kalkulatoru. Papildus pielikuma atšifrējumu summas tiek pārbaudītas pret attiecīgajā postenī norādīto summu.

Viens no iespējamiem uzlabojumiem – pārskata sagatavošana Excel

Ja pārskatu gatavo, izmantojot izejas datus no Excel, tad noteikti vērts apsvērt, kā samazināt datu manuālās kopēšanas reižu skaitu. Viena no iespējām ir pilnībā pārnest pārskata sagatavi uz Excel un tajā nodrošināt automātisku pielikumu atspoguļošanu pēc iepriekš sagatavotiem grupēšanas nosacījumiem:

Laiks, kas jāiegulda sagataves izveidošanā, ir atkarīgs no lietotāja Excel funkcionalitātes pārzināšanas. Tomēr, to izdarot vienu reizi, ietaupās laiks katru nākamo reizi. Alternatīva ir konsultēties ar pakalpojumu sniedzēju, lai saņemtu palīdzību šādas sagataves izveidošanai.

Iespējamie uzlabojumi pārskata sagatavošanai un noformēšanai, izmantojot Word

Ja ierasts darboties ar Word sagatavi, arī tur ir vieta uzlabojumiem. Domājot par sagataves izmaiņām, vērts apsvērt šādus aspektus:

• Vai tiek izmantotas Word tabulas un atsevišķi pārrēķinātas posteņu kopsummas, lai pārbaudītu atbilstību?
• Vai pārskats tiek sagatavots vairākās valodās?
• Cik bieži līdz pārskata apstiprināšanai nākas koriģēt skaitliskos datus?
• Cik liels ir manuāli ievadāmo datu apjoms EDS?
• Cik uzņēmumiem pārskati jāsagatavo?

Ja sagatavojam pārskatu Word formā, jāatceras, ka varam izmantot Word funkcionalitāti, kas nodrošina Excel darba tabulas objekta ievietošanu dokumentā, izslēdzot kopsummu pārbaudīšanas soli. Tāpat ir pieejami vairāki veidi, kā nodrošināt dinamiskāku datu pārnešanu uz pašu Word sagatavi, ieskaitot pielikumu atšifrējumu datus. Papildus ir iespējams izveidot risinājumus šo datu automātiskai importēšanai EDS, lai tie vēlreiz nebūtu jāievada cilvēkam.

Ja pārskata skaitliskās informācijas atspoguļošanai veltām daudz laika un veicam vairākas manuālas darbības, tad vērts apsvērt, kādas procesa izmaiņas varētu ieviest, lai atvieglotu pārskata sagatavošanas darbu. Saviem klientiem esam palīdzējuši izstrādāt gan Excel pārskata sagataves, gan risinājumus ar dinamisku datu pārnešanu uz Word un automātisku importēšanu EDS. Rezultātā pietiek iekopēt kontu apgrozījumu, ja nepieciešams, veikt pārklasifikācijas un ievadīt tekstu, un pārskati ir gatavi gan vadības vajadzībām, gan ielādei EDS. Ja vēlaties uzzināt, kā veikt uzlabojumus tieši jūsu situācijā, aicinām iepazīt PwC jauno Gada pārskata sagatvošanas rīku, vai arī sazināties ar mums.