Šajā rakstā apskatīsim jautājumu, vai strukturēts elektronisks dokuments un elektroniskais rēķins (e-rēķins) kalpo kā darījumu apliecinošs dokuments un kādas papildu prasības uzņēmumiem jāņem vērā.
Kā zināms, no 2025. gada plānots noteikt e-rēķinu izmantošanu kā obligātu prasību apritē starp komersantiem, valsts un pašvaldību iestādēm. Šobrīd valsts un pašvaldību iestādes publiskajos iepirkumos pieņem e-rēķinus, kas atbilst ES noteiktajai elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai visā ES teritorijā. E-rēķinu aprite notiek atbilstoši Eiropas elektronisko dokumentu un e-rēķinu tīklam (PEPPOL), kas vienotā standartā ļauj nosūtīt un saņemt e-rēķinus.
Saskaņā ar Direktīvu 2014/55/ES Eiropas e-rēķinu standartos e-rēķinus veido standartizētā strukturētā datu formātā. Šis formāts nodrošina iespēju datus nolasīt saņēmēja datorsistēmās, ļaujot automātiski apstrādāt e-rēķinus. Lai šis process noritētu veiksmīgi, e-rēķiniem jāatbilst Eiropas e-rēķinu standartiem. Viens no visbiežāk izmantotajiem formātiem strukturētiem e-rēķiniem ir paplašināmā iezīmēšanas valoda (Extensible Markup Language – XML).
Ja rēķinu apmaiņa notiek šādā veidā, ir svarīgi izpētīt, kādi normatīvie akti regulē šo procesu un kādas papildu prasības komersantiem jāievēro, lai šie XML dati atbilstu darījumu apliecinošo dokumentu pamatprasībām, ieskaitot VID datubāzēs pieejamo informāciju.
Saskaņā ar Grāmatvedības likumu (GL) grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finanšu stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem un naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Atbilstoši GL 6. panta otrajai un ceturtajai daļai grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai. Savukārt GL 8. panta pirmā daļa nosaka, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas ir pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. GL 11. panta pirmajā daļā noteikts, ka attaisnojuma dokuments ir dokuments, kas apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību un kurā ietverti attiecīgi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.
Veidu, kādā tiek nodrošināts nodokļa rēķina izcelsmes autentiskums (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājums), nemainīgs saturs un salasāmība, nosaka pats nodokļa maksātājs, garantējot darījumu izsekojamību, savstarpēji saistot nodokļa rēķinu un veikto darījumu, ko nosaka PVN likuma 125. panta ceturtā daļa. Par nodokļa rēķinu elektroniskā formā uzskata nodokļa rēķinu, kas izsniegts un saņemts jebkādā elektroniskā veidā.
Tomēr XML ir datorvaloda, kas paredzēta teksta un ar to saistītas informācijas pierakstam noteiktā formā. Ar tekstu saistīto informāciju (metadatus), piemēram, teksta struktūru vai tā parādīšanas veidu, kodē ar īpašām iezīmēm.
GL noteikts – ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru, tad grāmatvedības dokumentus datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas). Cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziskā persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes.
XML formāta dati nav uzskatāmi par darījumu apliecinošu dokumentu GL izpratnē, tādēļ gadījumā, kad tiek vērtēta darījuma būtība un trešai pusei ir nepieciešams šo informāciju apskatīt, saņemtos XML datus ir jāspēj pārvērst cilvēklasāmā formātā, nodrošinot, ka tajā ir iekļauti visi normatīvajos aktos noteiktie rekvizīti. Tātad informāciju jāspēj pārvērst dokumenta veidā vai arī jāizveido tā atvasinājums papīra formā.
E-rēķinu ieviešanas brīdis starp komersantiem jau tuvojas, taču pašreizējā situācijā vēl trūkst likumdošanas izmaiņu un vadlīniju, kas ļautu komersantiem virzīties uz e-rēķinu ieviešanu. Mēs rūpīgi sekosim līdzi jaunumiem šajā jautājumā un turpināsim jūs informēt par visiem attīstības posmiem.
