Artis Vizbelis

Vecākais konsultants nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļā, PwC Latvija

Šajā rakstā apskatīsim iespējas automatizēt procesus, izmantojot dažādus risinājumus, proti, kā varam apstrādāt ienākošos PDF formāta rēķinus, ko sistēmā ievada manuāli, kā ērtāk salīdzināt datus starp sistēmām un kādus rīkus izmantot risinājumu izveidei.

Power Automate

PDF rēķinu apstrādei var izmantot Power Automate programmatūru, kas nodrošina plašu uzdevumu automatizācijas risinājumu izstrādi. Ar tās palīdzību var izveidot dažādus risinājumus, tostarp PDF datņu apstrādi, no tiem iegūstot tikai nepieciešamo informāciju.

Ieguvumi

• Nav nepieciešamas programmēšanas priekšzināšanas.
• Lietotājs veido darbplūsmas vizuālā veidā, tādēļ ir ērti izsekot darbību soļiem un nepieciešamības gadījumā tos atjaunot vai papildināt.
• Savietojams ar citiem Microsoft un Google Suite produktiem. Šeit kā piemēru varam minēt iespēju uzstādīt ienākošā e-pasta, kurā saņemts rēķins, automatizētu tālāko apstrādi.

Trūkumi

• Sarežģītāku risinājumu izstrādei var nebūt specifisku funkcionalitāšu.
• Ierobežotas pielāgošanas iespējas atkarībā no pieejamiem savienotājiem un darbībām.
• Atkarībā no nepieciešamās funkcionalitātes un lietotāju skaita jāiegādājas atbilstošs abonements.

Power Automate ļauj mums izveidot rēķinu apstrādes automatizācijas. Darbplūsmas var izstrādāt datu transformācijai un filtrēšanai, kas atvieglo datu salīdzināšanu starp sistēmām. Power Automate piedāvā dažādas darbplūsmu sagataves, kas lietotājam var ietaupīt laiku konkrēto uzdevumu veikšanai.

Alteryx

Šā paša uzdevuma veikšanai, līdzīgi kā iepriekšējā piemērā, var izmantot Alteryx, lai izveidotu darbplūsmas lietotājam ērti saprotamā veidā. Arī šajā gadījumā tas nozīmē, ka nav nepieciešamas programmēšanas priekšzināšanas, lai izveidotu risinājumus.

Ieguvumi

• Ērta lietotāja saskarne, konkrētās darbības tiek ievietotas darbplūsmā ar drag & drop palīdzību.
• Sarežģītākiem risinājumiem iespējams ievietot arī Python vai R valodas kodu sadaļas, kas nodrošina papildu pielāgošanas iespējas.
• Spēj apstrādāt lielus datu apjomus un nodrošināt plašu datu analīzes funkcionalitāti.

Trūkumi

• Izmaksas var būt salīdzinoši augstas atkarībā no izvēlētās licences.
• Lai efektīvi pārvaldītu platformas plašo funkcionalitāšu klāstu, var būt nepieciešamas papildu apmācības darbam ar pašu platformu.

Alteryx lielā mērā nodrošina plašas datu transformācijas funkcionalitātes iespējas. Izmantojot dažādus datu avotus, tas var būt ērts risinājums datu salīdzināšanai starp atšķirīgām sistēmām, vienlaikus nodrošinot lietotājam ērti izsekojamu darbību secību.

Python

Viena no iespējām ir izmantot Python programmēšanas valodu un izstrādāt pielāgotu risinājumu, kas nodrošina masveida PDF dokumentu apstrādi.

Ieguvumi

• Python ir atvērtā koda programmēšanas valoda. Valodas specifikācija un pirmkods ir publiski pieejams un brīvi izmantojams.
• Iespējams izstrādāt savietojamību ar gandrīz jebkuru programmatūru.
• Var izmantot publiski pieejamu plašu informāciju, ieskaitot dažādus gatavus piemērus.

Trūkumi

• Atkarībā no vēlamā risinājuma funkcionalitātes ir nepieciešamas atbilstoša līmeņa programmēšanas zināšanas.
• Izstrādes laiks, lai programmētu specifisku risinājumu.

Lai gan Python ļauj ietaupīt līdzekļus uz licencēm, nepieciešamās papildu programmēšanas kompetences nodrošināšana var izrādīties tikpat dārga kā specifiskas programmatūras iegāde.

Secinājumi

Ir daudz platformu, ar kuru palīdzību iespējams izveidot dažāda veida automatizācijas. Šajā rakstā ir apskatīti tikai daži no rīkiem, ko varam izmantot. Visi šie risinājumi spēj nodrošināt informācijas nolasīšanu no PDF formāta, izgūstot nepieciešamo lauku informāciju, piemēram, rēķina numuru, datumu, apmaksas termiņu, summu un jebkuru citu nepieciešamo informāciju, saglabājot to lietotājam vēlamā formātā, ko var augšuplādēt grāmatvedības sistēmā.

Python atvērtā koda programmēšanas valoda ir lielisks risinājums automatizāciju izstrādei, ja uzņēmumā ir pieejamas programmēšanas kompetences, kuras var izmantot nelielu uzdevumu automatizēšanā.

Power Automate platforma savukārt ir īpaša ar iespēju izmantot ērtu un intuitīvu saskarni, piedāvājot jau dažādas sagataves. Platforma ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaikus strādāt pie viena projekta. Turklāt tā ir viegli un ērti savietojama ar citām Microsoft programmatūrām.

Alteryx nodrošina plašu funkcionalitāti datu transformēšanai, datu iegūšanai no dažādiem avotiem, to automātiskai pārveidošanai un apstrādei, izmantojot ērtu lietotāja saskarni. Sarežģītākām funkcijām ir pieejama papildu pielāgojamība, izmantojot Python un R valodu skriptus.

Šobrīd PwC partnerībā ar Alteryx ir iespēja piedāvāt klientiem izstrādāt nepieciešamās automatizācijas, sniedzot jau gatavas darbplūsmas lietošanai pēc vajadzības. Šāds sadarbības modelis dod iespēju lietot robotikas rīku, neiegādājoties licenci, bet maksājot tikai par nepieciešamo darbplūsmu izveidi un lietošanu (SaaS modelis). Turklāt uzņēmumiem nav jānodarbina savi tehniskie speciālisti darbplūsmu veidošanai.