Artis Vizbelis

Cтарший консультант отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

В данной статье мы рассмотрим возможности автоматизировать процессы, используя различные решения, т. е. как обрабатывать входящие счета в формате PDF, которые вводятся в систему вручную, как удобнее сверять данные разных систем и какие инструменты использовать для создания решений.

Power Automate

Для обработки счетов в формате PDF можно использовать программное обеспечение Power Automate, которое позволяет разрабатывать решения для автоматизации широкого круга задач. С его помощью можно создавать различные решения, в том числе для обработки PDF-файлов, извлекая из них только необходимую информацию.

Преимущества

• Предварительные знания по программированию не требуются.
• Пользователь создает рабочие процессы в наглядной форме, что позволяет удобно отслеживать этапы действий и в случае необходимости обновлять или дополнять их.
• Совместимо с другими продуктами Microsoft и Google Suite. Здесь в качестве примера можно упомянуть возможность установить автоматизированную дальнейшую обработку входящего электронного письма, с которым получен счет.

Недостатки

• Для разработки более сложных решений могут отсутствовать специфические функции.
• Ограничены возможности адаптации в зависимости от доступных соединителей и действий.
• Нужно приобретать абонемент, соответствующий необходимой функциональности и количеству пользователей.

Power Automate позволяет нам автоматизировать обработку счетов. Можно создавать рабочие потоки для трансформации и фильтрации данных, облегчая сравнение данных между системами. Power Automate предлагает различные предустановленные заготовки рабочих потоков, способные сэкономить время пользователя при выполнении конкретных задач.

Alteryx

Для выполнения той же задачи, что и в предыдущем примере, можно использовать Alteryx, создавая рабочие потоки в понятном для пользователя виде. И в этом случае это означает, что для создания решений предварительные знания в области программирования не требуются.

Преимущества

• Удобный пользовательский интерфейс, конкретные действия включаются в рабочий поток при помощи функции drag & drop.
• Для более сложных решений есть возможность вставить разделы кодов на языках Python или R, что обеспечивает дополнительные возможности адаптации.
• Решение способно обрабатывать большие объемы данных и обеспечивать широкую функциональность анализа данных.

Недостатки

• Возможны сравнительно высокие затраты в зависимости от выбранной лицензии.
• Для эффективного управления большим набором функций платформы может потребоваться дополнительное обучение работе с самой платформой.

Alteryx в большой степени обеспечивает широкие возможности функциональности трансформации данных. При использовании различных источников данных это может стать удобным решением для сравнения данных между разными системами, одновременно обеспечивая пользователю легко прослеживаемую последовательность действий.

Python

Один из вариантов – при помощи языка программирования Python разработать подходящее решение, обеспечивающее массовую обработку PDF-документов.

Преимущества

• Python – это язык программирования с открытым кодом. Спецификация и исходный код языка находятся в общем доступе и свободном использовании.
• Есть возможность разработать совместимость с почти любым программным обеспечением.
• Можно использовать разнообразную общедоступную информацию, включая различные готовые примеры.

Недостатки

• В зависимости от функциональности желаемого решения необходим соответствующий уровень знаний в сфере программирования.
• Время на программирование специфического решения.

Несмотря на то, что Python позволяет сэкономить на приобретении лицензий, обеспечение необходимой дополнительной компетенции в сфере программирования может стоить столько же, сколько и приобретение конкретного программного обеспечения.

Выводы

Существует множество платформ, с помощью которых можно создавать разного рода автоматизации. В данной статье рассмотрены лишь некоторые инструменты, которые мы можем использовать. Все эти решения способны обеспечить считывание информации из формата PDF, извлекая сведения из необходимых полей, например, номер счета, дату, срок оплаты, сумму и любую другую необходимую информацию, сохраняя ее в удобном для пользователя формате, который можно загрузить в систему бухгалтерского учета.

Язык программирования Python с открытым кодом – отличное решение для разработки автоматизаций, если на предприятии есть компетентные программисты, которых можно задействовать в автоматизации небольших задач.

В свою очередь, платформа Power Automate отличается возможностью использовать удобный и интуитивно понятный интерфейс, предлагая различные заготовки. Платформа позволяет нескольким людям одновременно работать над одним проектом. К тому же она легко и удобно совмещается с другим программным обеспечением Microsoft.

Alteryx обладает широкой функциональностью для трансформирования данных, извлечения данных из различных источников, их автоматического преобразования и обработки с использованием удобного пользовательского интерфейса. Для более сложных функций возможна дополнительная адаптация с использованием скриптов на языках Python и R.

В настоящий момент PwC в партнерстве с Alteryx может предлагать клиентам разработку необходимых автоматизаций, предоставляя готовые рабочие потоки для использования по мере необходимости. Такая модель сотрудничества дает возможность использовать роботизированный инструмент без приобретения лицензии, оплачивая лишь создание и использование необходимых рабочих потоков (модель SaaS). При этом предприятие избавляется от необходимости привлекать к созданию рабочих потоков собственных технических специалистов.