В данной статье мы рассмотрим вопросы: служит ли структурированный электронный документ и электронный счет (э-счет) подтверждающим сделку документом и какие дополнительные требования предприятиям нужно принять во внимание.
Как известно, с 2025 года планируется сделать использование э-счетов обязательным требованием в документообороте между коммерсантами, государственными и муниципальными учреждениями. В настоящий момент учреждения государства и самоуправлений принимают в публичных закупках э-счета, соответствующие установленной в ЕС спецификации использования основных элементов электронных счетов на всей территории ЕС. Оборот электронных счетов происходит в соответствии с Европейской сетью электронных документов и э-счетов (PEPPOL), позволяющей отправлять и получать э-счета единого стандарта.
Согласно директиве № 2014/55/ЕС в европейских стандартах э-счетов э-счета создаются в стандартизированном структурированном формате данных. Этот формат предоставляет возможность считывать данные в компьютерных системах получателя, позволяя автоматически обрабатывать э-счета. Чтобы этот процесс происходил успешно, э-счета должны соответствовать европейским стандартам э-счетов. Одним из наиболее часто используемых форматов структурированных э-счетов является расширяемый язык разметки (Extensible Markup Language – XML).
Если обмен счетами происходит именно таким образом, важно исследовать, какие нормативные акты регулируют данный процесс и какие дополнительные требования должны соблюдать коммерсанты, чтобы эти данные XML соответствовали основным требованиям к подтверждающим сделки документам, включая информацию, имеющуюся в базах данных СГД.
Согласно закону «О бухгалтерском учете» (БУ) бухгалтерия ведется так, чтобы квалифицированное в вопросах бухгалтерии третье лицо могло получить достоверное и ясное представление о финансовом положении предприятия на дату баланса, о результатах его деятельности и денежном потоке за определенный период, а также установить начало каждой хозяйственной сделки и проследить ее течение. Согласно частям второй и четвертой статьи 6 закона о БУ информация, предоставляемая бухгалтерским учетом, должна быть достоверной, сопоставимой, своевременной, значимой, понятной и полной. В свою очередь, часть первая статьи 8 закона о БУ предусматривает, что в бухгалтерских регистрах делаются записи, обоснованные оправдательными документами. Часть первая статьи 11 закона о БУ предусматривает, что оправдательным документом является документ, подтверждающий наличие хозяйственной сделки предприятия, который содержит соответствующие реквизиты документа и информацию о хозяйственной сделке.
Способы обеспечить подлинность происхождения (подтверждение идентичности выдавшего налоговый счет лица), неизменность содержания и разборчивость налогового счета налогоплательщик определяет самостоятельно, гарантируя прослеживаемость сделки путем связывания между собой налогового счета и заключенной сделки, что предусматривает часть четвертая статьи 125 закона о НДС. Налоговым счетом в электронной форме считается налоговый счет, выданный и полученный в любом электронном виде.
Однако XML – это компьютерный язык, предназначенный для записи текста и связанной с ним информации в определенной форме. Связанная с текстом информация (метаданные), например, структура текста или способ его отображения, кодируется специальной разметкой.
Закон о БУ предусматривает: если бухгалтерский учет ведется в электронной форме при помощи бухгалтерской компьютерной программы или программного обеспечения компьютерных систем бухгалтерской информации, то бухгалтерские документы на экране компьютера или другого электронного устройства отображаются в формате, понятном человеку, с возможностью создавать производные от него документы в печатной форме (распечатки). Понятный человеку формат – это электронный способ отображения данных, который может использовать физическое лицо в качестве информации без какой-либо дополнительной обработки.
Поскольку данные формата XML в толковании закона о БУ не считаются подтверждающим сделку документом, в случае оценки сути сделки, если третьей стороне необходимо ознакомиться с этой информацией, полученные данные XML нужно суметь перевести в понятный человеку формат, обеспечив включение в него всех предусмотренных нормативными актами реквизитов. Таким образом, должна быть возможность преобразовать информацию в виде документа или создать производный от нее документ в печатной форме.
Момент внедрения э-счетов между коммерсантами уже близится, однако в нынешней ситуации еще не хватает изменений законодательства и рекомендаций, позволяющих коммерсантам двигаться к внедрению э-счетов. Мы будем внимательно следить за новинками в данном вопросе и продолжим информировать вас обо всех этапах развития.
