Linda Gulbe-Štorha

Juriste, PwC Legal

No 2025. gada 1. janvāra norēķinos ar valsts un pašvaldību iestādēm attaisnojuma dokumenti (rēķini) jānoformē strukturētā elektroniskā rēķina jeb e-rēķina formātā. Šāds e-rēķins var saturēt komercnoslēpumu, un tā aizsardzības nodrošināšanai jāievēro noteikta kārtība. Kā aizsargāt komercnoslēpumu e-rēķinu apritē? 

E-rēķinam noteiktās vispārīgās prasības

Brīvprātīgā kārtā jau iepriekš bija iespējams sagatavot strukturētu elektronisko rēķinu, taču tā obligāta ieviešana Latvijā tika noteikta pakāpeniski no šā gada. Sākotnēji, proti, no 2025. gada 1.  janvāra, e-rēķini obligāti ir jāizmanto norēķinos starp valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētajiem uzņēmumiem jeb G2G (Goverment to Goverment), B2G (Business to Goverment) un G2B (Goverment to Business) segmentā, tostarp individuālajiem komersantiem. Savukārt no 2026.  gada 1.  janvāra e-rēķini būs obligāti jāizmanto norēķinos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem jeb B2B (Business to Business) segmentā. 

Noteiktās prasības piemērojamas tikai attiecībā uz Latvijā reģistrētiem saimnieciskās darbības veicējiem, taču tās izrakstīt e-rēķinu uzņēmumiem, kuri nav reģistrēti Latvijā. Lai arī e-rēķina izrakstīšana B2B segmentā būs obligāta no 2026. gada 1. janvāra, nav aizliegts tos izmantot jau tagad.

Lai izrakstītais rēķins atbilstu e-rēķina prasībām, tam jāatbilst Grāmatvedības likuma (GL) 1. panta 9. punktā ietvertajiem kritērijiem, proti: 

• jābūt automātiski un elektroniski apstrādājamam – XML (Extensible Markup Language) formātā; 
• jāatbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1.daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis”; 
• jāizraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2.daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts”.

Vienlaikus ir paredzēti izņēmumi no obligāta e-rēķina izrakstīšana pienākuma. Šāds pienākums neattieksies uz:

• darījumiem, kuros samaksu apliecina ar tāda veida darījumu apliecinošu dokumentu, kas sagatavojams saskaņā ar normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību (piemēram, Valsts ieņēmumu dienesta reģistrēta kvīts / e-kvīts, kases čeks, biļete);
• darījumiem, kuros samaksu apliecina ar attaisnojuma dokumentu (rēķinu), kas sagatavots un ģenerēts Nacionālā veselības dienesta Vadības informācijas sistēmā vai Nodarbinātības valsts aģentūras Bezdarbnieku uzskaites un reģistrēto vakanču informācijas sistēmā;
• gadījumiem, kad darījumi saistīti ar valsts noslēpuma objektiem.

Atkāpe paredzēta arī tādiem līgumiem, kuri līdz 2024. gada 31. decembrim noslēgti ar budžeta iestādi – šādā gadījumā e-rēķinu varēs izrakstīt no 2026. gada 1. janvāra.

Cita starpā GL norādīts obligātā informācija e-rēķinā:

• dokumenta veida nosaukums;
• dokumenta datums;
• dokumenta numurs;
• ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu;
• ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus;
• ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziska persona, kas neveic saimniecisko darbību, norāda tā vārdu, uzvārdu (personas kodu norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem);
• saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē (normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos – arī cita informācija, piemēram, daudzums, mērvienība), u.c.

Tajā pašā laikā e-rēķina XML datnē būs iespējams norādīt vairāk informācijas. Attiecīgi uzņēmumam ir jāizvērtē, vai e-rēķinā iekļautā informācija ir uzskatāma par tā komercnoslēpumu. Jānorāda, ka atbilstoši Komercnoslēpuma aizsardzības likuma 3. panta 2. daļas prasībām par komercnoslēpumu atzīstama visa grāmatvedībā esošā informācija, izņemot tādu, kas iekļaujama fizisko vai juridisko personu pārskatos. Tādējādi grāmatvedības dati, piemēram, preču specifikācija, var tikt atzīta par komercnoslēpumu.

E-rēķina nosūtīšanas kanāli un drošības riski

E-rēķina aprites kārtība līdz 2025. gada 1. maijam ir jāizstrādā Ministru kabinetam, taču provizoriskais ietvars jau redzams GL grozījumos un to anotācijā.

Anotācijā paredzēts, ka obligātās iekšzemes e-rēķinu aprites nodrošināšanai risinājums tiks ieviests decentralizēti, izmantojot trīs elektroniskos nosūtīšanas veidus jeb kanālus, proti:

• bezmaksas valsts piegādes risinājums jeb e-adrese;
• e-rēķinu pakalpojuma sniedzēji jeb operatori (maksas pakalpojums);
• individuālā veidā pēc uzņēmumu vienošanās (piemēram, izmantojot e-pastu vai tiešās programmatūras integrācijas saskarnes).

E-adrese kā nosūtīšanas kanāls izstrādāts Eiropas infrastruktūras savienošanas instrumenta projekta ietvaros un paredz, ka fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību, e-rēķinu apritei (nosūtot tos un saņemot) izmanto e-adresē (portālā Latvija.gov.lv) pieejamo e-rēķina formu. Juridiskās personas e-rēķinu var saņemt tikai e-adresē, taču nosūtīšanai iespējami divi varianti:

• izmantojot e-rēķinu formu, kas pieejama e-adresē;
• e-rēķinus nosūtīt no savas sistēmas, kas integrēta e-adreses portālā.

Turpretī ārzemju uzņēmums var sūtīt e-rēķinu valsts iestādei uz e-adresi, izmantojot PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) piekļuves punktus. Taču šobrīd e-adrese ir izmantojama vien B2G segmenta e-rēķinu apritei.

E-rēķina nosūtīšanai, izmantojot e-rēķinu pakalpojumu sniedzējus vai PEPPOL, jāatbilst BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai. E-rēķinu aprite PEPPOL tīklā ir iespējama divējādi:

• kļūstot par tās dalībnieku un reģistrējoties kā adresātam;
• izmantojot attiecīgus operatorus. Tas ir maksas pakalpojums. Šis e-rēķinu aprites kanāls izmantojams B2B segmentā.

Savukārt trešais variants paredz, ka tiek panākta individuāla vienošanās par e-rēķina aprites kanālu, tādējādi ir iespējams vienoties par e-rēķina nosūtīšanu e-pastā, platformā “Whatsapp” vai jebkurā citā pusēm ērti lietojamā platformā. Arī šis e-rēķinu aprites kanāls izmantojams B2B segmentā.

Jo nedrošāks e-rēķina nosūtīšanas kanāls, jo pastāv lielāka iespēja, ka nosūtītā informācija netīši var tikt nopludināta. Tādēļ, lai arī kā e-rēķinu aprites kanāls varētu šķist ērts e-pasts vai kāda tiešsaistes platforma (“Whatsapp”, “Telegram” u.c.), to izmantošana ir saistīta ar lielākiem drošības riskiem – iespējamību, ka e-rēķins tiks nopludināts. Tāpēc ir jāizvērtē, vai izvēlētais e-rēķinu aprites kanāls ir atbilstošs, īpaši ņemot vērā plānoto e-rēķinu sūtīšanas un saņemšanas daudzumu.

(turpinājums nākamajās Īsziņās)