Linda Gulbe-Štorha

Юрист, PwC Legal

С 1 января 2025 года при расчетах с государственными и муниципальными учреждениями оправдательные документы (счета) нужно выписывать в формате структурированного электронного счета, или э-счета. Такой э-счет может содержать коммерческую тайну, и для обеспечения ее охраны необходимо соблюдать определенный порядок. Как охранять коммерческую тайну в обороте э-счетов? 

Общие требования, установленные к э-счету

Подготавливать структурированные электронные счета на добровольной основе можно было и раньше, однако их обязательное внедрение в Латвии происходит постепенно начиная с текущего года. Вначале, т.е. с 1 января 2025 года, э-счета обязательны к использованию при расчетах между органами государственного управления и зарегистрированными в Латвии предприятиями, или в сегментах G2G (Goverment to Goverment), B2G (Business to Goverment) и G2B (Goverment to Business), включая индивидуальных коммерсантов. В свою очередь, с 1 января 2026 года э-счета будут обязательными к использованию при расчетах между зарегистрированными в Латвии предприятиями, или в сегменте B2B (Business to Business). 

Установленные требования применяются только к зарегистрированным в Латвии субъектам, ведущим хозяйственную деятельность, однако они могут выписывать э-счета предприятиям, незарегистрированным в Латвии. Несмотря на то что выставление э-счетов в сегменте B2B станет обязательным с 1 января 2026 года, не запрещено использовать их уже сейчас.

Чтобы выписанный счет соответствовал требованиям к э-счету, он должен отвечать критериям, предусмотренным в пункте 9 статьи 1 закона «О бухгалтерском учете (БУ)», а именно: 

• подлежать автоматической обработке в электронной форме – в формате XML (Extensible Markup Language); 
• соответствовать стандарту Европейского союза LVS EN 16931-1:2017 «Электронные счета. Часть 1. Модель семантических данных основных элементов электронных счетов»; 
• выписываться согласно технической спецификации LVS CEN/TS 16931-2:2017 «Электронные счета. Часть 2. Перечень синтаксисов, соответствующих стандарту EN 16931-1».

В то же время из непременной обязанности выписывать э-счета предусмотрены исключения. Такая обязанность не будет распространяться на:

• сделки, в которых оплата подтверждается такого рода подтверждающим сделки документом, который подготавливается согласно требованиям нормативных актов, регламентирующих порядок пользования электронными приборами и устройствами для регистрации налогов и других платежей (например, зарегистрированная Службой государственных доходов квитанция/э-квитанция, кассовый чек, билет);
• сделки, в которых оплата подтверждается оправдательным документом (счетом), подготовленным и сгенерированным в Системе управленческой информации Национальной службы здравоохранения или Информационной системе учета безработных и зарегистрированных вакансий Государственного агентства занятости;
• случаи, в которых сделки связаны с объектами государственной тайны.

Отступление предусмотрено и для договоров, заключенных с бюджетным учреждением до 31 декабря 2024 года, – в этом случае э-счета можно будет выписывать с 1 января 2026 года.

Среди прочего, в законе «О БУ» перечислена информация, обязательно указываемая в э-счете:

• наименование вида документа;
• дата составления документа;
• номер документа;
• сведения о предприятии, принимающем участие в хозяйственной сделке, которое издает документ от своего имени;
• сведения, позволяющие недвусмысленно идентифицировать других участников хозяйственной сделки;
• если другим участником хозяйственной сделки является физическое лицо, не ведущее хозяйственную деятельность, указывается его имя, фамилия (персональный код указывается по требованию данного лица или если это обусловлено требованиями других нормативных актов);
• описание хозяйственной сделки и ее стоимость в денежном выражении (в случаях, предусмотренных нормативными актами, – и другая информация, например количество, единица измерения) и др.

В то же время в файле XML э-счета можно будет указать дополнительную информацию. Соответственно предприятию необходимо оценить, считается ли включенная в э-счет информация его коммерческой тайной. Следует отметить, что согласно требованиям части второй статьи 3 закона «Об охране коммерческой тайны» коммерческой тайной признаются все сведения, содержащиеся в бухгалтерском учете, кроме тех, которые включаются в отчеты физических или юридических лиц. Таким образом, бухгалтерские данные, например спецификация товаров, могут быть признаны коммерческой тайной.

Каналы отправки э-счета и риски безопасности

Порядок обмена э-счетами должен разработать Кабинет министров до 1 мая 2025 года, однако ориентировочные рамки уже просматриваются в поправках к закону «О БУ» и аннотации к ним.

В аннотации предусмотрено, что для обеспечения обязательного внутреннего оборота э-счетов решение будет вводиться децентрализованно с использованием трех электронных способов, или каналов, отправки, таких как:

• бесплатное государственное решение доставки, или э-адрес;
• поставщики услуги, или операторы, э-счетов (платная услуга);
• в индивидуальном порядке, согласованном предприятиями (например, посредством электронной почты или интерфейса прямой интеграции программного обеспечения).

Э-адрес как канал отправки разработан в рамках проекта инструмента соединения европейской инфраструктуры и предусматривает, что физическое лицо, ведущее хозяйственную деятельность, использует для оборота э-счетов (их отправки и получения) форму э-счета, доступную по э-адресу (на портале Latvija.gov.lv). Юридические лица могут получать э-счета только на э-адрес, однако отправлять можно двумя способами:

• используя форму э-счетов, доступную по э-адресу;
• отправлять э-счета из своей системы, интегрированной в портал э-адреса.

Напротив, зарубежное предприятие может отправить э-счет государственному учреждению на э-адрес, используя точки доступа PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Правда, сейчас э-адрес может использоваться только для оборота э-счетов в сегменте B2G.

Отправка э-счета с привлечением поставщиков услуг э-счетов или PEPPOL должна соответствовать спецификации использования основных элементов электронных счетов BIS Billing 3.0. Обмениваться э-счетами в сети PEPPOL можно двумя способами:

• стать ее участником и зарегистрироваться в качестве адресата;
• использовать соответствующих операторов. Это платная услуга. Данный канал оборота э-счетов предназначен для использования в сегменте B2B.

В свою очередь, третий вариант предполагает достижение индивидуальной договоренности о канале обмена э-счетами, соответственно можно согласовать отправку э-счета по электронной почте, на платформе Whatsapp или любой другой удобной для сторон платформе. Данный канал оборота э-счетов тоже должен использоваться в сегменте B2B.

Чем ненадежнее канал отправки э-счета, тем выше вероятность непреднамеренной утечки отправленной информации. Так что каким бы удобным каналом для обмена э-счетами ни казалась электронная почта или некая онлайн-платформа (Whatsapp, Telegram и др.), ее использование сопряжено с повышенными рисками безопасности – вероятностью утечки э-счета. Поэтому необходимо оценить соответствие выбранного канала оборота э-счетов, особенно с учетом планируемого количества отправляемых и получаемых э-счетов.

(Продолжение следует.)