Līga Januša-Pleskovska

Vecākā konsultante nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļā, PwC Latvija

Juris Boiko

Vecākais projektu vadītājs nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļā, PwC Latvija

Mūsdienu straujajā digitālajā laikmetā arvien vairāk uzņēmumu ievieš e-rēķinus, lai pilnveidotu savus grāmatvedības procesus un efektivitāti. Tomēr, lai e-rēķinu ieviešana noritētu veiksmīgi, ir būtiski, lai grāmatvedības politikā būtu skaidri definētas jaunās procedūras un prasības. Šajā rakstā aplūkoti galvenie aspekti, kas jāņem vērā, aktualizējot grāmatvedības politiku e-rēķinu ieviešanas procesā.

1. Atbilstība normatīvajiem aktiem un juridiskie apsvērumi

Tā kā uz e-rēķiniem attiecas gan vietējais, gan starptautiskais regulējums, grāmatvedības politikā ir jāatspoguļo šādi aspekti:

• Vispusīgs tiesiskā regulējuma pārskats: Uzņēmuma grāmatvedības politikai ir jāietver vispusīgs pārskats par e-rēķinu tiesisko regulējumu. Tas ietver gan vietējos, gan Eiropas Savienības noteikumus par obligātajiem e-rēķinu formātiem un pārskatu iesniegšanas prasībām.
• Datu aizsardzības regulējuma noteikumu izpilde: Visu e-rēķinu apstrādei un uzglabāšanai ir jānotiek saskaņā ar datu aizsardzības noteikumiem, piemēram, Vispārīgo datu aizsardzības regulu (“VDAR”). Tas ir būtiski, lai aizsargātu klientu un darījumu partneru personas datus pret nesankcionētu piekļuvi un apstrādi.

2. Rēķinu formātu standartizācija un saderība ar sistēmām

Lai nodrošinātu efektīvu e-rēķinu apstrādi un saderību starp dažādām sistēmām, uzņēmumiem ir jāievieš skaidri noteikumi un vadlīnijas grāmatvedības politikās, kā arī jāsniedz informācija par iesaistītajām papildu sistēmām e-rēķinu izrakstīšanā un apstrādē. Šajā kontekstā jāapsver šādi aspekti:

• Atzīti e-rēķinu formāti: Grāmatvedības politikā jāpamato, ka e-rēķinu formāts, kas tiks izmantots uzņēmumā, atbilst Latvijas nacionālajam standartam.
• Saderība ar elektronisko datu apmaiņas (“EDI”) sistēmām: Procedūrām, kas nodrošina saderību ar EDI sistēmām, jāveicina netraucēta datu plūsma starp uzņēmējiem, piegādātājiem un klientiem. EDI sistēmas automatizē datu apmaiņu un samazina manuālu kļūdu esamību, tādēļ grāmatvedības politikā jāiekļauj prasības, lai e-rēķini būtu savietojami ar šīm sistēmām.
• Integrācijas vadlīnijas ar ERP sistēmām: Lai e-rēķinus efektīvi integrētu uzņēmuma resursu plānošanas (“ERP”) sistēmās, ir jābūt detalizētām vadlīnijām. Tās ir jāietver grāmatvedības politikā, turklāt e-rēķinu risinājumiem jābūt pilnībā integrētiem ERP sistēmās, lai optimizētu grāmatvedības un finanšu procesus, uzlabojot datu precizitāti un pieejamību.

3. Digitālās apstiprināšanas un apstrādes darbplūsmas

E-rēķinu apstiprināšanas un apstrādes automatizācijai grāmatvedības politikā ir jādefinē:

• Digitālo darbplūsmu apstrāde un apstiprināšana: Saistībā ar e-rēķinu ieviešanu ir svarīgi izveidot digitālās darbplūsmas, kas automatizē rēķinu pārbaudi un apstiprināšanu.
• Automatizācijas procesi rēķinu saskaņošanai: Lai nodrošinātu precīzu un ātru rēķinu apstrādi, jāievieš automatizācijas procesi, piemēram, trīspusējā salīdzināšana, kuras ietvaros rēķinus salīdzina ar pirkuma pasūtījumiem un preču piegādes dokumentiem.
• Skaidri definētas lomas un pienākumi: Lai e-rēķinu apstrāde notiktu efektīvi un savlaicīgi, visām iesaistītajām pusēm būtu jābūt skaidri definētām lomām un pienākumiem.

4. Rēķinu arhivēšana, datu uzglabāšana un drošības pasākumi

Lai e-rēķini tiktu glabāti droši un atbilstoši normatīvo aktu prasībām, ir svarīgi paskaidrot grāmatvedības politikā, kā turpmāk tiks nodrošināta e-rēķinu arhivēšana, datu glabāšana un drošības pasākumi ieviešot e-rēķinus.

• Datu glabāšanas termiņi un prasības: Uzņēmuma grāmatvedības politikā skaidri jādefinē datu glabāšanas termiņi, kuri atbilst vietējam un starptautiskajam regulējumam.
• Droši arhivēšanas risinājumi: Jāizvēlas droši digitālās krātuves risinājumi, piemēram, mākoņdatošanas platformas, kas piedāvā kontrolētu piekļuvi un datu šifrēšanu. Šādi risinājumi nodrošina aizsardzību pret datu zudumu un nesankcionētu piekļuvi, vienlaikus nodrošinot, ka e-rēķini ir viegli pieejami autorizētām personām.
• Informācijas sniegšana auditu/revīzijas procesā: Jāizstrādā kārtība, kas nodrošina e-rēķinu ātru un efektīvu pieejamību nodokļu auditos un revīzijās.

5. Automatizēta rēķinu saskaņošana un uzticamāki finanšu pārskati

E-rēķinu integrācija ietekmē uzņēmuma finanšu saskaņošanas un pārskatu sagatavošanas procesus. Lai nodrošinātu caurspīdīgu un precīzu finanšu pārvaldību, ir jāatjaunina grāmatvedības politika, ietverot šādus aspektus:

• Automatizētas saskaņošanas procedūras: Uzņēmumiem ir jāievieš procedūras e-rēķinu precīzai saskaņošanai ar grāmatvedības ierakstiem un nodokļu deklarācijās uzrādīto informāciju.
• Reāllaika pārskatu sagatavošanas prasības: Arvien vairāk nodokļu iestāžu pieprasa reāllaika finanšu datu ziņošanu, tostarp e-rēķiniem. Uzņēmumu sistēmām jāspēj ģenerēt un nosūtīt nepieciešamos pārskatus pēc pieprasījuma noteiktajos termiņos.
• Finanšu pārskatu informācijas korekcijas: E-rēķinu ieviešana ietekmē arī uzņēmuma finanšu pārskatu sagatavošanu. Finanšu pārskatiem precīzi jāatspoguļo visi ar e-rēķiniem saistītie darījumi. Tas var prasīt esošo pārskatu formātu un struktūras pārskatīšanu, lai iekļautu jaunus e-rēķinu datu laukus vai kategorijas.

E-rēķinu ieviešana  nosaka grāmatvedības politikas pārbaudes un pielāgošanas nepieciešamību, lai kvalificētai personai būtu skaidrs, kā uzņēmumā notiek e-rēķinu apstrāde, nosūtīšana un to apstiprināšanas process. Izvērtējot atbilstību normatīvajiem aktiem, standartizācijas, automatizācijas, datu drošības un krāpšanas novēršanas prasībām, uzņēmumi vairo e-rēķinu lietošanas priekšrocības, vienlaikus nodrošinot finansiālo integritāti.