Līga Januša-Pleskovska

Cтарший консультант отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

Juris Boiko

Cтарший менеджер проектов отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

В стремительно меняющуюся современную цифровую эпоху все больше предприятий внедряют систему э-счетов, чтобы усовершенствовать свои процессы бухгалтерского учета и повысить эффективность. Однако для успешного внедрения системы э-счетов важно четко определить новые процедуры и требования в политике бухгалтерского учета. В данной статье рассматриваются основные аспекты, которые необходимо учесть при актуализации политики бухгалтерского учета в процессе внедрения системы э-счетов.

1. Соответствие требованиям нормативных актов и юридические соображения

Поскольку на э-счета распространяется как местное, так и международное регулирование, в политике бухгалтерского учета необходимо отразить следующие аспекты:

• Всесторонний обзор правового регулирования. Политика бухгалтерского учета предприятия должна содержать всесторонний обзор правового регулирования э-счетов. Оно включает как местные правила, так и правила Европейского союза об обязательных форматах э-счетов и требованиях к подаче отчетности.
• Выполнение условий регулирования защиты данных. Обработка и хранение всех э-счетов должны осуществляться согласно условиям защиты данных, например Общему регламенту о защите данных (ОРЗД). Это важно для защиты данных клиентов и деловых партнеров от несанкционированного доступа и обработки.

2. Стандартизация форматов счетов и совместимость с системами

Для обеспечения эффективной обработки э-счетов и совместимости с различными системами предприятиям нужно включить в политики бухгалтерского учета четкие правила и руководства, а также изложить информацию о дополнительных системах, задействованных в выписке и обработке э-счетов. В данном контексте необходимо рассмотреть следующие аспекты:

• Признанные форматы э-счетов. В политике бухгалтерского учета необходимо обосновать, что формат э-счетов, который будет использоваться на предприятии, соответствует латвийскому национальному стандарту.
• Совместимость с системами обмена электронными данными (EDI). Процедуры, обеспечивающие совместимость с системами EDI, должны способствовать беспрепятственному потоку данных между предпринимателями, поставщиками и клиентами. Системы EDI автоматизируют обмен данными и снижают количество человеческих ошибок, поэтому в политику бухгалтерского учета необходимо включить требования, обеспечивающие совместимость э-счетов с указанными системами.
• Руководство по интеграции с системами ERP. Для эффективной интеграции э-счетов в системы планирования ресурсов предприятия (ERP) требуется подробное руководство. Его нужно включить в политику бухгалтерского учета, при этом решения э-счетов должны быть полностью интегрированы в системы ERP, чтобы оптимизировать бухгалтерские и финансовые процессы, повышая точность и доступность данных.

3. Рабочие процессы цифрового утверждения и обработки

Для автоматизации процессов утверждения и обработки э-счетов в политике бухгалтерского учета необходимо определить:

• Цифровой рабочий процесс обработки и утверждения. В связи с внедрением системы э-счетов важно разработать цифровые рабочие процессы, автоматизирующие процедуры проверки и утверждения счетов.
• Процессы автоматизации для согласования счетов. Чтобы обеспечить точную и быструю обработку счетов, необходимо внедрить процессы автоматизации, например трехстороннюю сверку, в рамках которой счета сравниваются с заказами на покупку и документами поставки товаров.
• Четко определенные роли и обязанности. Чтобы обработка э-счетов осуществлялась эффективно и своевременно, все вовлеченные стороны должны иметь четко определенные роли и обязанности.

4. Архивирование счетов, хранение данных и меры безопасности

Чтобы э-счета хранились безопасно и в соответствии с требованиями нормативных актов, в политике бухгалтерского учета важно разъяснить, как именно в дальнейшем будут обеспечиваться архивирование э-счетов, хранение данных и меры безопасности при внедрении системы э-счетов.

• Сроки и требования к хранению данных. В политике бухгалтерского учета предприятия необходимо четко определить сроки хранения данных, соответствующие местному и международному регулированию.
• Безопасные решения архивирования. Необходимо выбирать безопасные решения цифрового хранилища, например платформы облачных вычислений, которые предлагают контролируемый доступ и шифрование данных. Такие решения обеспечивают защиту от потери данных и несанкционированного доступа, одновременно обеспечивая легкодоступность э-счетов уполномоченным лицам.
• Предоставление информации в процессе аудитов/ревизии. Необходимо разработать порядок, обеспечивающий быструю и эффективную доступность э-счетов в ходе налоговых аудитов и ревизий.

5. Автоматизированное согласование счетов и более надежная финансовая отчетность

Интеграция э-счетов оказывает влияние на процессы согласования финансов и подготовки отчетов предприятия. Чтобы обеспечить прозрачное и точное управление финансами, необходимо обновить политику бухгалтерского учета, включив в нее следующие аспекты:

• Автоматизированные процедуры согласования. Предприятиям нужно внедрить процедуры точного согласования э-счетов с записями бухгалтерского учета и информацией, отраженной в налоговых декларациях.
• Требования к подготовке отчетности в режиме реального времени. Все больше налоговых учреждений требуют передавать финансовые данные, включая э-счета, в режиме реального времени. Системы предприятий должны иметь возможность генерировать и отправлять необходимую отчетность по требованию в установленные сроки.
• Коррекции информации финансовой отчетности. Внедрение системы э-счетов затрагивает также подготовку финансовой отчетности предприятия. Финансовая отчетность должна точно отражать все сделки, связанные с э-счетами. Для этого может потребоваться пересмотр имеющихся форматов и структуры отчетности, чтобы включить новые поля или категории данных э-счетов.

Внедрение системы э-счетов обуславливает необходимость проверки и адаптации политики бухгалтерского учета, чтобы квалифицированному лицу было ясно, как осуществляются обработка, отправка и процесс утверждения э-счетов на предприятии. Оценив соответствие положениям нормативных актов, требованиям по стандартизации, автоматизации, безопасности данных и предотвращению мошенничества, предприятия повышают выгоду от использования э-счетов и одновременно обеспечивают финансовую целостность.