Juris Boiko

Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas projektu vadītājs, PwC Latvija

Latvijā no 2025. un 2026. gada stāsies spēkā Grāmatvedības likuma grozījumi, kuri noteiks obligātu strukturēto elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu izmantošanu uzņēmumu un valsts iestāžu (B2G), kā arī starpuzņēmumu (B2B) darījumos. Šīs izmaiņas paredz strukturēto e-rēķinu ieviešanu, kas būtiski mainīs uzņēmumu grāmatvedības un norēķinu procesus. Lai nodrošinātu veiksmīgu pāreju uz e-rēķiniem un izvairītos no neskaidrībām vai konfliktiem, uzņēmumiem būs nepieciešams pielāgot savus līgumus ar sadarbības partneriem. Šajā rakstā aplūkosim galvenos aspektus un līgumu izmaiņas, kas jāveic, lai atbilstu jaunajām prasībām un garantētu veiksmīgu e-rēķinu apmaiņu.

Lai ieviestu e-rēķinus, uzņēmumiem līgumos jāiekļauj konkrēti noteikumi par e-rēķinu izrakstīšanu, nosūtīšanu un saņemšanu. Tālāk aplūkosim galvenās jomas, kurās būtu nepieciešami grozījumi.

E-rēķinu definīcija un prasības

Lai nodrošinātu skaidrību starp sadarbības partneriem, līgumā jāietver detalizēta e-rēķina definīcija. Līgumā jānorāda, ka e-rēķins ir elektronisks dokuments, kas izveidots atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017. Tas nosaka, ka e-rēķini ir sagatavoti strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj tos apstrādāt grāmatvedības sistēmās automātiski un elektroniski. Šāda definīcija ir svarīga, lai abi partneri saprastu, kāda veida rēķinu apmaiņa tiks veikta un kādi tehniskie standarti jāievēro.

Līgumā būtu arī jānorāda, ka no konkrētā datuma (B2B segmentā – no 2026. gada 1. janvāra) jebkurš izrakstāmais rēķins jānoformē elektroniski saskaņā ar noteikto standartu.

Rēķinu nosūtīšanas un saņemšanas process

Līgumā jāprecizē e-rēķinu apmaiņas organizēšana – vai tā tiks veikta, izmantojot e-rēķinu operatorus, oficiālo e-adresi vai citus risinājumus, piemēram, EDI vai API. Šis ir būtisks aspekts, jo dažādi tehniskie risinājumi var prasīt atšķirīgu pieeju datu apmaiņai. Piemēram, ja izmanto e-adresi, tad līgumā būtu jānosaka, vai rēķinus sūtīs uz galveno adresi vai specifisku apakšadresātu, piemēram, noteiktiem rēķinu veidiem.

Turklāt jānosaka, kā tiks ievēroti rēķinu izsniegšanas termiņi un kādi būs noteikumi attiecībā uz rēķinu apstiprināšanu vai noraidīšanu, ja saņēmējam ir iebildumi.

Strīdu risināšanas procedūra

Tehnoloģijas un jauni procesi dažkārt var izraisīt tehniskas kļūmes vai pārpratumus, tādēļ līgumos jāiekļauj skaidras procedūras domstarpību risināšanai. Līgumā jāparedz noteikumi, kas paredz paziņošanas kārtību, ja kāda no pusēm saskaras ar problēmām e-rēķinu apmaiņas procesā. Ir būtiski noteikt, kā un cik ātri šādi jautājumi tiks risināti, piemēram, piecu darbdienu laikā.

Līgumos jāiekļauj arī preventīvi pasākumi, lai izvairītos no kļūdām, piemēram:

• skaidra abu pušu atbildības noteikšana e-rēķinu apmaiņā;
• regulāra komunikācija starp partneriem par sistēmas darbību un problēmām;
• tehniskā uzraudzība, lai nodrošinātu savlaicīgu sistēmu atjaunināšanu un uzturēšanu.

Tehniskās prasības un uzraudzība

Ja uzņēmumi izmanto individuālus tehniskos risinājumus e-rēķinu apmaiņai, tad līgumā jāparedz, kurš atbild par sistēmu uzturēšanu un uzlabošanu. Jānosaka arī, kā tiks risinātas tehniskas problēmas, kas var ietekmēt rēķinu apmaiņu.

Atbildība un sankciju noteikšana

Līgumos nepieciešams precizēt, kāda ir katras puses atbildība, ja netiek ievērotas e-rēķinu apmaiņas prasības. Piemēram, var noteikt, ka uzņēmums, kas līdz noteiktajam datumam nespēj izrakstīt e-rēķinu atbilstoši normatīvajiem aktiem, uzņemas atbildību par rēķinu apstrādes kavējumiem vai papildu izmaksām.

Svarīgi arī noteikt, kādas sekas būs papīra rēķiniem vai nestrukturētiem elektroniskiem rēķiniem pēc likumā noteiktajiem termiņiem – šādi rēķini var tikt noraidīti, un samaksa par tiem netiks veikta.

Papildu noteikumi un apsvērumi

Līgumā var iekļaut arī citus svarīgus noteikumus, kas palīdz uzņēmumiem izvairīties no riskiem:

• nepārvaramas varas klauzula – nosaka atbrīvojumu no atbildības ārkārtēju apstākļu dēļ, piemēram, tehniskām kļūmēm vai sistēmas pārtraukumiem;
• līguma grozīšanas un izbeigšanas kārtība – noteikumi, kas attiecas uz līguma izbeigšanu vai grozīšanu, kā arī neapmaksātu e-rēķinu apstrādi līguma izbeigšanas gadījumā.

Lai gan pāreja uz e-rēķiniem ir saistīta ar zināmiem izaicinājumiem, savlaicīga sagatavošanās un rūpīgi pielāgoti līgumi ar sadarbības partneriem palīdzēs šo pāreju īstenot veiksmīgi un likumam atbilstošā veidā. Pārdomāti līguma nosacījumi var samazināt kļūdu un strīdu iespējamību, kā arī nodrošināt, ka uzņēmumi maksimāli izmanto e-rēķinu sniegtās priekšrocības.