Līga Januša-Pleskovska

Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vecākā konsultante, PwC Latvija

Juris Boiko

Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas projektu vadītājs, PwC Latvija

Līdz ar 2026. gada tuvošanos uzņēmumi aktīvi gatavojas pieņemt vienu no būtiskākajām izmaiņām grāmatvedības procesā – strukturētu elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu ieviešanu. Lai gan šī pāreja solās būt izaicinoša, tā sniedz iespēju uzņēmumiem un grāmatvežiem optimizēt rēķinu apstrādi un ieviest lielāku caurskatāmību ikdienas darbā. Šajā rakstā aplūkosim, kādas pārmaiņas grāmatveža ikdienā nesīs e-rēķini, kā arī to galvenos plusus un mīnusus.

Kā mainīsies grāmatveža ikdiena, ieviešot e-rēķinus?

E-rēķini ievērojami mainīs grāmatvedības rutīnu, jo manuālais darbs tiks samazināts, savukārt automatizācijas un tehnoloģiskās integrācijas loma ievērojami pieaugs. Daudzi grāmatveži ir pieraduši pie papīra rēķiniem vai PDF failiem, kurus nepieciešams manuāli ievadīt grāmatvedības sistēmās. E-rēķini ļaus šo procesu automatizēt, jo tie tiks tieši importēti grāmatvedības sistēmās, nodrošinot ātrāku un precīzāku rēķinu apstrādi.

Mazāk laika būs jāvelta rēķinu pārbaudei un grāmatošanai, jo sistēma jau iepriekš varēs definēt grāmatojumus. Tas ļaus grāmatvežiem koncentrēties uz augstākas pievienotās vērtības darbībām, piemēram, datu analīzi un finanšu pārskatu sagatavošanu. Savukārt e-rēķinu automātiska nosūtīšana Valsts ieņēmumu dienestam (VID) paātrinās un atvieglos PVN deklarāciju sagatavošanu.

E-rēķinu plusi grāmatvedim

Ātrāka un efektīvāka rēķinu apstrāde

E-rēķini ļauj rēķinus apstrādāt daudz ātrāk. Tā kā rēķini tiek automātiski integrēti grāmatvedības sistēmās, grāmatvedim nav nepieciešams manuāli ievadīt vai pārbaudīt katru rēķinu. Tas ne tikai ietaupa laiku, bet arī samazina cilvēka kļūdu risku.

Uzlabota naudas plūsma

Tā kā e-rēķini tiek apstrādāti ātrāk, uzņēmumi var apmaksāt rēķinus savlaicīgi, izvairoties no nokavējuma naudas un, iespējams, iegūstot atlaides par agrīnu maksājumu. Tas palīdz labāk plānot uzņēmuma finanšu resursus.

Lielāka normatīvā atbilstība

E-rēķini nodrošina, ka visi rēķini atbilst normatīvajiem aktiem, piemēram, PVN prasībām, un tiek korekti ziņoti VID. Tas mazina risku saņemt sodus par kļūdainu datu iesniegšanu.

Automatizācija un caurskatāmība

Automatizācija samazina manuālo darbu un veicina lielāku caurskatāmību rēķinu apstrādē. Grāmatvedības sistēmās jau iepriekš var tikt noteikti grāmatojumi, kas paātrina darbu un samazina kļūdas.

Drošība

E-rēķini tiek pārsūtīti, izmantojot šifrētu pārsūtīšanas sistēmu, kas nodrošina augstāku drošības līmeni salīdzinājumā ar tradicionālajām metodēm, piemēram, e-pastu.

Automātiska datu nosūtīšana VID

E-rēķinu dati tiks automātiski nosūtīti VID, ļaujot uzņēmumiem ātrāk saņemt priekšnodokļa atmaksu un uzlabojot PVN deklarāciju precizitāti.

E-rēķinu mīnusi un izaicinājumi grāmatvedim

Sākotnējās ieviešanas izmaksas

Pāreja uz e-rēķiniem var prasīt ievērojamas investīcijas sistēmu pielāgošanā, it īpaši, ja uzņēmumā tiek izmantotas dažādas sistēmas rēķinu izrakstīšanai un saņemšanai. Papildu izmaksas var rasties arī darbinieku apmācībai.

Ikmēneša izdevumi

Ja uzņēmums izvēlas izmantot ārēju e-rēķinu pārsūtīšanas pakalpojumu sniedzēju, piemēram, PEPPOL tīklu, var rasties papildu ikmēneša maksājumi par šo pakalpojumu.

Tehnoloģiju atkarība

Grāmatvedība kļūst vairāk atkarīga no tehnoloģijām. Sistēmas kļūmes vai tehniskas problēmas var traucēt rēķinu izrakstīšanu un apmaksu, tāpēc būs nepieciešams nodrošināt rezerves plānus.

Drošības un kiberuzbrukumu riski

Ar datu digitalizāciju pieaug risks saskarties ar kiberuzbrukumiem. Uzņēmumiem būs jāievieš stingrāki drošības pasākumi, lai novērstu krāpšanu un datu noplūdes.

Dokumentu uzglabāšanas sistēmu izmaiņas

Pārejot uz e-rēķiniem, būs nepieciešams pielāgot dokumentu uzglabāšanas sistēmas un atjaunināt uzņēmuma grāmatvedības politikas, lai tās atbilstu jaunajiem elektronisko dokumentu pārvaldības standartiem.

Secinājumi

E-rēķinu ieviešana piedāvā daudzus būtiskus ieguvumus gan uzņēmumiem, gan grāmatvežiem, taču prasa arī noteiktas investīcijas un laiku pielāgošanai. Rēķinu apstrādes procesa automatizēšana un paātrināšana ļaus grāmatvežiem koncentrēties uz stratēģiskiem uzdevumiem, samazinot manuālā darba apjomu un kļūdu risku. Vienlaikus uzņēmumiem būs jādomā par sistēmu un procesu pielāgošanu, kā arī darbinieku apmācību, lai pāreja uz e-rēķiniem būtu veiksmīga un efektīva.

Laicīga gatavošanās un izpratne par e-rēķinu ieviešanas plusiem un mīnusiem ļaus grāmatvežiem un uzņēmumu vadītājiem sagatavoties 2026. gada pārmaiņām, nodrošinot, ka jaunās tehnoloģijas ne tikai atvieglo darbu, bet arī uzlabo uzņēmuma finanšu pārvaldību kopumā.