Juris Boiko

Руководитель проектов в сфере услуг по налоговой отчётности и бухгалтерскому учёту, PwC Латвия

С 2025 и 2026 годов в Латвии вступят в силу поправки к закону «О бухгалтерском учете», устанавливающие обязательное использование структурированных электронных счетов, или э-счетов, в сделках между предприятиями и государственными учреждениями (B2G), а также в сделках между предприятиями (B2B). Данными поправками предусматривается внедрение системы структурированных э-счетов, что существенно изменит бухгалтерские и расчетные процессы предприятий. Чтобы успешно перейти на э-счета и избежать неясностей или конфликтов, предприятиям потребуется адаптировать свои договоры с деловыми партнерами. В данной статье рассмотрим основные аспекты и изменения, которые необходимо внести в договоры, чтобы привести их в соответствие с новыми требованиями и гарантировать успешный обмен э-счетами.

Для внедрения системы э-счетов предприятиям нужно включить в договоры конкретные условия относительно выписки, отправки и получения э-счетов. Далее рассмотрим основные сферы, требующие изменений.

Определение э-счета и требования к нему

Чтобы внести ясность в отношения между деловыми партнерами, в договор необходимо включить исчерпывающее определение э-счета. В договоре следует указать, что э-счет – это электронный документ, составленный согласно требованиям стандарта Европейского союза LVS EN 16931-1:2017. Стандартом предусматривается, что э-счета подготавливаются в структурированном электронном формате, позволяющем выполнять их автоматическую электронную обработку бухгалтерскими системами. Это важно, чтобы оба партнера понимали, каким образом будет происходить обмен счетами и какие технические стандарты нужно соблюдать.

В договоре также следует указать, что с определенной даты (в сегменте B2B – с 1 января 2026 года) любой выписываемый счет должен оформляться в электронном виде согласно установленному стандарту.

Процесс отправки и получения счетов

В договоре нужно уточнить, как будет организован обмен э-счетами, т.е. каким образом он будет осуществляться – посредством операторов э-счетов, официального э-адреса или других решений, например EDI или API. Это важный аспект, поскольку разные технические решения могут требовать разного подхода к обмену данными. К примеру, если используется э-адрес, в договоре следует оговорить, куда будут отправляться счета – на основной адрес или конкретному субадресату, например для определенных видов счетов.

К тому же нужно определить, как будут соблюдаться сроки выдачи счетов и каковы условия утверждения или отклонения счетов, если у получателя возникнут возражения.

Процедура разрешения споров

Технологии и новые процессы порой могут вызывать технические неполадки или недоразумения, поэтому в договорах нужно оговорить четкий порядок разрешения разногласий. Договор должен предусматривать порядок оповещения, в случае если какая-либо из сторон столкнется с проблемами в процессе обмена э-счетами. Важно определить, каким образом и в какие сроки такие вопросы будут решаться – например, в течение пяти рабочих дней.

В договоры нужно включить также превентивные меры, позволяющие избежать ошибок, например:

• четкое определение ответственности обеих сторон при обмене э-счетами;
• регулярная коммуникация между партнерами о функционировании и проблемах системы;
• технический надзор для обеспечения своевременного обновления и содержания системы.

Технические требования и надзор

Если для обмена э-счетами предприятия используют индивидуальные технические решения, в договоре необходимо предусмотреть, кто несет ответственность за содержание и улучшение систем. Также нужно оговорить, как будут решаться технические проблемы, которые способны повлиять на обмен счетами.

Ответственность и определение санкций

В договорах необходимо уточнить ответственность каждой стороны в случае несоблюдения требований к обмену э-счетами. К примеру, можно предусмотреть, что предприятие, которое к определенной дате не может выписать э-счет согласно положениям нормативных актов, несет ответственность за задержку обработки счетов или дополнительные расходы.

Важно также определить последствия отправки печатных счетов или неструктурированных электронных счетов после установленных законом сроков – такие счета могут быть отклонены и не будут оплачиваться.

Дополнительные условия и доводы

В договор можно включить и другие важные условия, которые помогают предприятиям избежать рисков:

• оговорка об обстоятельствах непреодолимой силы – предусматривает освобождение от ответственности в случае наступления чрезвычайных обстоятельств, например технических неполадок или отказа системы;
• порядок изменения и расторжения договора – условия, относящиеся к расторжению или изменению договора, а также к обработке неоплаченных э-счетов в случае расторжения договора.

Несмотря на то что переходу на э-счета сопутствуют известные сложности, своевременная подготовка и тщательная адаптация договоров с деловыми партнерами помогут реализовать данный переход успешно и в соответствии с законом. Продуманные условия договора снизят вероятность возникновения ошибок и споров, а также позволят предприятиям использовать преимущества э-счетов в полной мере.