Agnese Bankava

Risku pārvaldības pakalpojumu vadītāja, PwC Latvija

Vairāku gadu garumā Starptautiskā iekšējā audita standartu padome strādāja pie tā, lai atjaunotu un uzlabotu esošos Iekšējā audita profesionālās prakses starptautiskos standartus, ar mērķi veicināt profesijas attīstību un iekšējā audita veikšanas kvalitāti, kā arī sniegt papildu atbalstu iekšējā audita nodaļām, stājoties pretī aizvien mainīgajiem ārējiem un iekšējiem riskiem. Darba rezultātā šā gada 9. janvārī tika publicēti atjaunotie un uzlabotie iekšējā audita starptautiskās prakses standarti, kas stāsies spēkā 2025. gada 9. janvārī. Šis gads visām iekšējā audita nodaļām ir laiks, lai novērtētu savu atbilstību jauno standartu prasībām un identificētu nepieciešamos uzlabojumus. Mūsuprāt, šī ir lieliska iespēja veicināt iekšējā audita nodaļas izmaiņas ilgtermiņā, lai tā kļūtu par vēl nozīmīgāku atbalstu organizācijas mērķu sasniegšanā.

Mainīgā uzņēmējdarbības vide turpina attīstīties, pieaug ārējās prasības un to sarežģītība, joprojām saskaramies ar nenoteiktības sajūtu. Standartu izmaiņas sniegs turpmāku iespēju organizācijām veicināt iekšējā audita lomu un pozīciju savu mērķu sasniegšanā. Šajā rakstā apskatīsim, mūsuprāt, svarīgākos standartu grozījumus un to, kā tie ilgtermiņā var veicināt iekšējā audita nodaļas sniegumu. Raksta ietvaros, atsaucoties uz iekšējā audita nodaļu uzraugošo institūciju, izmantosim apzīmējumu “padome”, taču uzņēmumos, kuros nav izveidota padome, šo funkciju var pildīt arī cita struktūrvienība, piemēram, dalībnieku sapulce, valde, revīzijas komiteja.

Vērā ņemamas izmaiņas, kas turpmāk skars iekšējā audita nodaļu

Iekšējā audita mandāts

Tā kā iekšējā audita nodaļa ir neatkarīga no organizācijas vadības un operacionālās darbības struktūrvienībām, visbiežāk iekšējais audits par darbības rezultātiem ziņo padomei. Iekšējā audita loma, pienākumi un pilnvaras tiek atrunātas iekšēji apstiprinātā nolikumā vai politikā. Arī 2017. gada standartu versijā ir noteikta prasība definēt iepriekš minēto, tomēr jaunākā atjaunoto standartu versija pievērš uzmanību nepieciešamībai skaidri definēt iekšējā audita nodaļas veiktās aktivitātes, ņemot vērā tās rīcībā esošos resursus. Līdz ar to tiek sagaidīts, ka iekšējā audita darbību regulējošajā iekšējā dokumentācijā tiks noteikts, piemēram:

• vai iekšējā audita nodaļa veic visaptverošu organizācijas risku pārvaldību vai arī tās darbība vairāk koncentrējas uz iekšējo kontroļu testēšanu;
• vai ir noteiktas visas aktivitātes, kam iekšējā audita nodaļa velta uzmanību, t.sk. papildu aktivitātes ārpus ikgadējā pārbaužu plāna (kontroļu testēšana, atbilstības novērtējums, izmeklēšanas, konsultācijas u.c.).

Aicinām:

• apzināt visas darbības, ko šobrīd gada ietvaros veic jeb nodrošina iekšējā audita nodaļa, tostarp atbalsts vadībai un iekšējā audita darbības ģeogrāfiskais tvērums, ja organizācijas darbība tiek organizēta vairākās valstīs;
• apzināt iespējamās jomas, kur iekšējā audita iesaiste varētu būt nepieciešama nākotnē;
• pārrunāt savu sākotnējo skatījumu ar ietekmes pusēm un definēt iekšējā audita mandātu.

Iekšējā audita stratēģiskais plāns

Atjaunotie standarti paredz nepieciešamību izstrādāt iekšējā audita stratēģisko plānu, kas noteiktu šīs nodaļas turpmākos attīstības mērķus, ņemot vērā organizācijas stratēģiskās izaugsmes virzienus.

Līdzīgi kā uzņēmuma vidēja termiņa stratēģija, arī iekšējā audita nodaļai vajadzētu noteikt prioritātes 3–5 gadu periodam. Stratēģiskais plāns turpmāk kalpos par pamatu ieguldījumu, resursu, talantu un tehnoloģiju vajadzībām, kā arī ļaus efektīvāk savienot iekšējā audita stratēģiskos mērķus ar uzņēmuma stratēģiskajiem mērķiem kopumā.

Mūsu pieredze darbā ar klientiem liecina, ka pašreizējā prakse koncentrējas uz atsevišķi identificētām īstermiņa vēlmēm vai vajadzībām, tomēr tas atšķiras no stratēģiskā plāna, kas analizē pašreizējo iekšējā audita nodaļas stāvokli un definē veiksmīgu darbību ilgtermiņā, kā arī nosaka soļus, kā to sasniegt.

Lai uzsāktu stratēģiskā plāna izstrādi, jāsāk ar tālāk minēto:

• pārskatīt vai atjaunot iekšējā audita mandātu, definējot visas sagaidāmās darbības jomas, kā arī iekšējā audita vīziju un misiju;
• analizēt jūsu organizācijas stratēģiskās attīstības mērķus, pārmaiņu iniciatīvas, ārējo vidi un izmaiņas;
• iesaistīt un gūt atsauksmes no saviem klientiem jeb ietekmes pusēm (t.i., augstākā vadība, auditējamās struktūrvienības, kas var sniegt priekšstatu par iekšējā audita pienesumu un turpmākiem uzlabojumiem);
• identificēt iekšējā audita nodaļas stiprās un vājās vietas, kā arī iespējas un draudus (SWOT analīze);
• izmantojot šo informāciju, izvirzīt turpmākās stratēģiskās attīstības prioritātes, kas turpmāk kalpos par pamatu ikgadējo aktivitāšu plāna izstrādei;
• veikt progresa periodisku uzraudzību un to aktualizēt atbilstoši mainīgajiem apstākļiem.

Padomes uzraudzība

Standarti nosaka nepieciešamību saņemt padomes apstiprinājumu ne tikai iekšējā audita normatīvajam ietvaram un gada plānam, bet arī pilnvaru noteikšanai. Iekšējā audita nodaļas vadītājam (Chief Audit Executive) jāveicina sarunas ar padomi un/vai revīzijas komiteju, lai sniegtu informāciju un apspriestu resursus, kompetences un prasmes, kas nepieciešamas iekšējā audita nodaļas pilnvaru un pienākumu īstenošanai. Iekšējā audita nodaļas vadītājs ir atbildīgs par to, ka nodaļa darbojas saskaņā ar standartu izvirzītajām prasībām, tomēr 3. joma (Domain III, Governing the Internal Audit Function) turpmāk nosaka lomu un pienākumus, kas jāveic padomei, lai veicinātu iekšējā audita lomu organizācijā un nodrošinātu pietiekamus resursus nodaļas kvalitatīvai darbībai.

Iekšējā audita nodaļas vadītājs ir atbildīgs par pietiekamas un kvalitatīvas informācijas sniegšanu padomei un organizācijas vadībai, kas ietver informāciju par gada un stratēģiskā plāna izpildi, budžeta pietiekamību un apstākļiem, kas var ietekmēt iekšējā audita mandāta izpildi vai iekšējā audita neatkarību, kā arī par kvalitātes nodrošināšanas un uzlabošanas pasākumu rezultātiem.

Ir būtiski definēt sagaidāmo pieeju iekšējā audita nodaļas komunikācijai ar padomi, tās biežumu, rīcību informācijas eskalācijas gadījumos, kādi rezultāti un cik bieži tiek ziņoti padomei. Papildus ir vērts veicināt diskusiju par to, vai esošā un plānotā komunikācija ir pietiekama gan padomei, gan uzņēmuma vadībai, kā arī par iespējām to padarīt efektīvāku un interaktīvu (piemēram, datu analīze, vizualizācijas).

Koordinēta pārliecība

Lai veicinātu iekšējā audita resursu efektīvu izmantošanu, ir jānodrošina citu (gan ārējo, gan iekšējo) pārliecības sniedzēju veiktā darba un pieejamās informācijas izmantošana iekšējā audita darbā. Standarti nosaka, ka pirms citu pārliecības sniedzēju informācijas izmantošanas, iekšējā audita nodaļas vadītājam ir būtiski dokumentēt pamatojumu, norādot uz faktiem un apstākļiem, kas ļauj iekšējā audita nodaļai paļauties uz citas (piemēram, risku vadības) nodaļas nodrošināto informācijas analīzi. Būtiski paturēt prātā, ka iekšējā audita secinājumiem jābalstās uz nodaļas izdarītajiem secinājumiem.

Lai to nodrošinātu, iekšējā audita nodaļas vadītājam jāizstrādā metodoloģija, ko izmanto, lai novērtētu citu pārliecības sniedzēju veiktā darba pielietojamību iekšējā audita nodaļas darbībā.

Standarti arī aicina izvērtēt, kā var uzlabot pārliecības sniedzēju sadarbību un veikto pienākumu koordināciju, piemēram:

• koordinēt veicamo darbu būtību, tvērumu un laika rāmi;
• veicināt vienotu izpratni par pārliecības gūšanas metodēm un terminoloģiju;
• sniegt piekļuvi materiāliem, secinājumiem un citiem darba rezultātiem, ziņojumiem;
• izmantot risku vadības nodaļas risku novērtējumu iekšējā audita plānošanas posmā;
• veidot vienotu risku reģistru;
• veicināt vienotu ziņošanas ietvaru, ciktāl tas ir iespējams un lietderīgi.

Turklāt, lai nodrošinātu veiksmīgu sadarbības modeli, aicinām apsvērt veidus, kā visefektīvāk nodrošināt savstarpējo komunikāciju, informācijas apmaiņu veiksmīgai sadarbībai.

Tehnoloģiskie resursi

Atjaunotie standarti paredz nepieciešamību veikt regulāru iekšējā audita nodaļas tehnoloģisko resursu novērtējumu. Iekšējā audita nodaļas vadītājs ir atbildīgs par to, lai nodaļai tiktu nodrošināti pietiekami tehnoloģiskie risinājumi tai uzticēto funkciju kvalitatīvai un efektīvai veikšanai.

Aicinām iekšējā audita nodaļu vadītājus apzināt esošās iespējas, tostarp, vērtējot komandas zināšanas un nodaļai piešķirto resursu apmēru, un uz šī pamata veicināt tehnoloģisko resursu pieejamību un lietošanu, uzlabojot komandas kompetenci. Identificējot uzlabojamās jomas, aicinām veidot sadarbību arī ar citām struktūrvienībām, tostarp par informāciju tehnoloģiju atbildīgo komandu, lai diskutētu par iespējamām priekšrocībām un trūkumiem sistēmu ieviešanā, kā nodrošināt jaunu sistēmu savietojamību ar esošajiem tehnoloģiskajiem risinājumiem un veicināt organizācijas kopējo efektivitāti.

Citas izmaiņas

Vēlamies uzsvērt arī citas praktiskas izmaiņas iekšējā audita nodaļā:

• veicot iekšējā audita nodaļas ārējo kvalitātes novērtējumu, jānodrošina, ka vismaz viens no novērtējuma komandas locekļiem ir sertificēts iekšējais auditors;
• iekšējā audita nodaļa ir atbildīga par to, lai padome tiktu informēta par iekšēji veikto kvalitātes novērtējumu rezultātiem;
• jānodrošina individuāls iekšējā audita risku novērtējums un dokumentēta darba programma;
• jāsniedz savi secinājumi par auditējamā procesa kopējo efektivitāti un iekšējā audita ieteikumu būtiskumu;
• iekšējā audita ziņojumā jāiekļauj paziņojums vai atsauce, ja iekšējais audits netika īstenots atbilstoši standartu prasībām.

Iekšējā audita profesionālās prakses standartu izmaiņas tiešām paver iespēju iekšējā audita nodaļai plānot un veikt savu darbību tā, lai nodrošinātu pienesumu organizācijas stratēģisko mērķu sasniegšanā un vienlaikus veicinātu gan komandas kompetenci, gan veiktā darba kvalitāti un efektivitāti. Aicinām iekšējā audita nodaļu vadītājus un auditorus izvērtēt, kur jūs šobrīd atrodaties un kādi ir veicamie uzdevumi, lai 2025. gada 9. janvārī ar pārliecību turpinātu darbu atjaunoto standartu ietvaros.

Ja jums ir nepieciešama palīdzība, lai novērtētu savu atbilstības līmeni, PwC ir izstrādāta metodoloģija šāda novērtējuma veikšanai un zinoši iekšējā audita speciālisti, kas labprāt sniegs atbalstu tā veikšanā. Atbalstu iespējams pielāgot jūsu organizācijas vajadzībām, tostarp:

• veikt visaptverošu iekšējā audita nodaļas novērtējumu pret standartu prasībām;
• novērtēt un nepieciešamības gadījumā atjaunot iekšējā audita nodaļas iekšējo normatīvo ietvaru;
• izstrādāt iekšējā audita stratēģisko plānu ciešā sadarbībā ar jūsu organizācijas ietekmes pusēm;
• sniegt konsultācijas par efektīviem risinājumiem saziņas nodrošināšanai ar padomi;
• veikt apmācības par jūsu izvēlētu tematu.