Elektroniski strukturēti rēķini jeb e-rēķini kļūst arvien populārāki starptautiskā mērogā gan komersantu starpā (“B2B”), gan starp komersantiem un valsts vai pašvaldību iestādēm ("B2G"). Tie pakāpeniski aizstāj vecmodīgos papīra rēķinus un PDF rēķinus. Pēdējos gados ES dalībvalstis ir strādājušas pie e-rēķinu ieviešanas – arī Latvijas likumvidē paredzēts ieviest obligātu e-rēķinu apmaiņu B2G segmentā jau nākamgad un B2B segmentā no 2026. gada.
Neskatoties uz digitālās komunikācijas pieaugumu, papīra rēķini joprojām veido būtisku iesniegto rēķinu daļu. Tomēr šī metode ir ļoti dārga ne tikai pasta izdevumu dēļ, bet arī manuālo procesu, personāla un infrastruktūras izmaksu dēļ.
Pēdējā desmitgadē uzņēmumi ir pārgājuši uz PDF rēķiniem, kas ir juridiski līdzvērtīgi papīra rēķiniem.
PDF rēķinus ģenerē un nosūta elektroniski, tādējādi samazinot darba apjomu sūtītāja pusē. Tomēr saņēmējam dati joprojām jāievada manuāli, jo PDF formāts nav piemērots automatizētai datu apstrādei.
E-rēķinus ģenerē mašīnapstrādājamā formātā (piemēram, XML vai CSV) un nosūta tieši saņēmēja grāmatvedības sistēmai. E-rēķinu integrācija grāmatvedības sistēmā notiek bez cilvēka iejaukšanās, un dati ir nekavējoties pieejami turpmākai apstrādei, ievērojami paātrinot un vienkāršojot procesu. Atšķirībā no papīra vai PDF rēķiniem, nav jāveic nekādas manuālas darbības un procesu var pilnībā automatizēt. Turklāt sūtītājs saņem atbilstošu apstiprinājumu, tiklīdz saņēmējs rēķinu ir saņēmis.
E-rēķinu priekšrocības kļūst arvien plašākas – šajā rakstā aplūkosim galvenās no tām.
Laika, piegādes un personāla izmaksu ekonomija
Nogurdinošais papīra rēķinu izrakstīšanas process, sākot no drukāšanas līdz pasta izdevumiem, tiek pilnībā novērsts. Personāls, kas iepriekš bija atbildīgs par rēķinu izrakstīšanu, tagad var pievērsties citiem uzdevumiem. Uzņēmums var koncentrēties uz savu pamatdarbību, netērējot resursus laikietilpīgiem manuāliem procesiem. Savukārt saņēmējs tiek atbrīvots no manuālas rēķinu apstrādes, jo datus var automātiski pārsūtīt uz ERP/grāmatvedības sistēmu.
Mazākas materiālu izmaksas
E-rēķini ievērojami samazina ar papīra rēķiniem saistītās izmaksas. Likvidējot nepieciešamību pēc papīra, drukāšanas, pasta pakalpojumiem un uzglabāšanas, uzņēmumi var ietaupīt ievērojamu daļu no šīm izmaksām.
Ātrāks maksājums ātrākas apstrādes dēļ
E-rēķinu digitālais raksturs saīsina apstrādes laiku gan nosūtītāja, gan saņēmēja pusē, nodrošinot piekļuvi rēķinam uzreiz pēc tā nosūtīšanas. Tas nodrošina ātrākus maksājumus, uzlabojot naudas plūsmu un darbības efektivitāti.
Ievades kļūdu samazināšana
Automatizācija samazina ievades kļūdas, kas var rasties rēķinu manuālas apstrādes laikā.
Arhivēšanas vienkāršošana
Latvijas normatīvie akti nosaka, ka uzņēmumiem rēķini jāglabā līdz pat desmit gadiem. Papīra rēķini parasti nav piemēroti ilgstošai glabāšanai. Arhivētos rēķinus var iznīcināt ugunsgrēks vai ūdens, radot ļoti dārgas sekas uzņēmumam. E-rēķini ir piemēroti ilgstošai glabāšanai elektroniskā vidē, aizsargājot tos no bojājumiem un nodrošinot vieglu integrāciju arhivēšanas sistēmās. Ar dublējumiem un datu spoguļošanu (standarts mūsdienu arhivēšanas sistēmās) rēķinu dati vienmēr ir drošībā un pieejami.
Uzlabota datu drošība
E-rēķini nodrošina augstāku drošības līmeni salīdzinājumā ar tradicionālajām metodēm. Tādi elementi kā šifrēti failu pārsūtījumi un digitālie paraksti aizsargā sensitīvu finanšu informāciju no krāpšanas un kiberapdraudējumiem. Tas garantē drošai uzņēmējdarbībai nepieciešamo datu autentiskumu un integritāti.
Atbilstība un gatavība revīzijai
E-rēķinu prasību izpilde uzlabo nodokļu atbilstību un samazina krāpšanu, jo ļauj nodokļu iestādēm veikt efektīvākas revīzijas reāllaikā, paaugstinot caurredzamību un mazinot ēnu ekonomiku.
Globālā standartizācija un tirdzniecības atvieglošana
Globālā virzība uz e-rēķiniem harmonizē standartus dažādos reģionos, atvieglojot starptautisko tirdzniecību. Piemēram, ES iniciatīva “PVN digitālajā laikmetā” ir vērsta uz dalībvalstu e-rēķinu standartizāciju, efektivizējot starptautisko tirdzniecību un mazinot atbilstības slogu uzņēmumiem, kas darbojas starptautiski.
E-rēķini piedāvā būtiskus ieguvumus salīdzinājumā ar tradicionālajiem rēķinu izrakstīšanas veidiem, būtiski uzlabojot efektivitāti un drošību. Lai gan pāreja uz e-rēķiniem prasa sākotnējas investīcijas un pielāgošanos, ilgtermiņā tie rada ietaupījumus un uzlabo uzņēmuma darbību. E-rēķinu ieviešana ne tikai atvieglo piegādes ķēdes, bet arī veicina starptautisko tirdzniecību un nodokļu atbilstību.
15. augustā aicinām uz PwC’s Academy vebināru, kurā stāstīsim par jaunajiem tiesību aktiem, tehniskajām prasībām un praktiskajiem soļiem veiksmīgai e-rēķinu ieviešanai.
Ja Jums ir kāds komentārs par šo rakstu, lūdzu, iesūtiet to šeit lv_mindlink@pwc.com
Uzdot jautājumu
