Jūlija Niklasa

PwC консультант по налоговой отчетности, бухгалтерскому учету и стратегии

Juris Boiko

PwC менеджер по налоговой отчетности, бухгалтерскому учету и стратегии

Популярность электронно структурированных счетов, или э-счетов, постоянно растет в международном масштабе – как в обороте между коммерсантами (B2B), так и в обороте между коммерсантами и государственными учреждениями (B2G). Они постепенно заменяют старомодные бумажные счета и счета в формате PDF. В последние годы страны – участницы ЕС трудились над внедрением э-счетов, латвийское законодательство тоже предусматривает введение обязательного обмена э-счетами в сегменте B2G уже в следующем году, а в сегменте B2B – с 2026 года.

Бумажные счета

Невзирая на развитие цифровой коммуникации, счета на бумаге по-прежнему образуют существенную часть выставляемых счетов. Однако данный способ очень дорогостоящий, и не только из-за почтовых расходов, но и ввиду использования ручного труда, затрат на персонал и инфраструктуру.

Счета в формате PDF

В последнее десятилетие предприятия перешли на счета в формате PDF, которые по юридической силе равноценны счетам на бумаге.

Счета в формате PDF генерируются и отправляются в электронной форме, что позволяет сократить объем работы со стороны отправителя. Однако получатель все еще вынужден вводить данные вручную, поскольку формат PDF непригоден для автоматизированной обработки данных.

Э-счета

Э-счета генерируются в машиночитаемом формате (например, XML или CSV) и отправляются прямо в систему бухгалтерского учета получателя. Интеграция э-счетов в систему бухгалтерского учета происходит без вмешательства человека, и данные сразу доступны для дальнейшей обработки, что существенно ускоряет и упрощает процесс. В отличие от бумажных или PDF-счетов никаких действий вручную выполнять не нужно и процесс можно полностью автоматизировать. К тому же отправитель получает соответствующее подтверждение, как только адресат получит счет.

Преимуществ у э-счетов становится все больше – в данной статье рассмотрим основные.

Сокращение временных затрат, затрат на доставку и персонал

Утомительный процесс выписки счетов на бумаге – от распечатывания до почтовых расходов – полностью исключается. Персонал, ранее отвечавший за выписку счетов, теперь может заниматься выполнением других задач. Предприятие может сосредоточиться на своей основной деятельности, не расходуя ресурсы на длительные процессы, выполняемые вручную. В свою очередь, получатель избавляется от обработки счетов вручную, поскольку данные можно автоматически пересылать в систему ERP / бухгалтерского учета.

Снижение издержек на материалы

Э-счета значительно сокращают расходы, связанные с бумажными счетами. Ликвидировав необходимость в бумаге, печати, почтовых услугах и хранении, предприятия могут сэкономить существенную часть данных издержек.

Более быстрая обработка и, как следствие, оплата

Цифровая природа э-счетов позволяет ускорить обработку со стороны как отправителя, так и получателя, обеспечивая доступность счета сразу после его отправки. Это ускоряет процесс оплаты, улучшая денежный поток и повышая эффективность деятельности.

Уменьшение количества опечаток

Автоматизация позволяет сократить количество ошибок при вводе, которые могут возникать при обработке счетов вручную.

Упрощение архивирования

Нормативными актами Латвии предусматривается, что предприятия обязаны хранить счета вплоть до десяти лет. Бумажные счета, как правило, непригодны для длительного хранения. Уничтожение архивированных счетов пожаром или наводнением может иметь для предприятия очень дорогостоящие последствия. Э-счета пригодны для длительного хранения в электронной среде, которая защищает их от повреждений и обеспечивает простую интеграцию в системы архивирования. Благодаря дублированию и отзеркаливанию данных (стандарт в современных системах архивирования) данные счетов всегда защищены и доступны.

Повышение безопасности данных

Э-счета обеспечивают более высокий уровень безопасности по сравнению с традиционными методами. Такие элементы, как зашифрованная пересылка файлов и цифровые подписи, защищают чувствительную финансовую информацию от мошенничества и киберугроз. Это гарантирует подлинность и целостность данных, необходимых для безопасной предпринимательской деятельности.

Соответствие и готовность к ревизии

Выполнение требований э-счетов улучшает налоговое соответствие и снижает риск мошенничества, поскольку позволяет налоговым органам проводить более эффективную ревизию в режиме реального времени, тем самым повышая прозрачность и сокращая теневую экономику.

Глобальная стандартизация и упрощение торговли

Глобальное движение к внедрению э-счетов гармонизирует стандарты в разных регионах, упрощая международную торговлю. К примеру, инициатива ЕС «НДС в цифровую эпоху» направлена на стандартизацию э-счетов стран-участниц, что повысит эффективность международной торговли и уменьшит бремя соответствия для транснациональных предприятий.

Э-счета предлагают значительные выгоды по сравнению с традиционными способами выписки счетов, существенно повышая эффективность и безопасность. Несмотря на то что для перехода на э-счета потребуются первоначальные инвестиции и адаптация, в долгосрочной перспективе они позволят сэкономить и улучшить деятельность предприятия. Внедрение э-счетов не только упрощает цепочки поставок, но и способствует международной торговле и налоговому соответствию.

15 августа приглашаем на вебинар PwC’s Academy, на котором расскажем о новых нормативных актах, технических требованиях и практических шагах по успешному внедрению э-счетов.