Papīra dokumenti – rēķini un pavadzīmes – mēdz pazust vai grāmatvedībā tiek iesniegti ar nokavēšanos, kas noved pie neprecizitātēm grāmatvedībā un nodokļu deklarācijās, kā arī kavētiem maksājumiem. Obligātie elektroniskie dokumenti varētu novērst šos trūkumus.

Kā jau rakstījām iepriekš, šā gada 12. oktobrī Ministru kabinets izskatīja un atbalstīja Finanšu ministrijas sagatavoto informatīvo ziņojumu “Par attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu,” nosakot elektronisko attaisnojuma dokumentu un e-rēķinu obligātu lietošanu ne vēlāk kā 2025. gadā. E-rēķinu izmantošana būs obligāta apritē starp komersantiem (B2B), kā arī starp komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G).

Tā ir ES līmeņa iniciatīva, ko nosaka direktīva 2014/55/ES, nodrošinot aprites funkcionalitāti un nosakot vienādoto, pielāgoto e-rēķinu formātu publiskam iepirkumam un pārrobežu e-rēķinu apritei.

Publisko iepirkumu likums nosaka piemērojamo strukturēta e-rēķina standartu, pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību šobrīd tikai publiskos iepirkumos. Saskaņā ar likumvidi valsts iestādēm, pašvaldībām un to iestādēm jāspēj pieņemt e-rēķinus, kas atbilst ES noteiktai e-rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai visā ES teritorijā. 

Arī šogad apstiprinātajā Grāmatvedības likumā ir iekļauta strukturēta rēķina definīcija: rēķins, kurš ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Ministru kabineta noteiktajam publiskajos iepirkumos piemērojamā e-rēķina standartam.

E-rēķinu izmantošanas priekšrocības

Strukturēts e-rēķins ļauj automātiski apstrādāt datus. Piegādātāji un saņēmēji šādus rēķinus var nosūtīt viens otram tiešā veidā, vai izmantojot pakalpojumu sniedzējus vai elektronisku operatoru pakalpojumu sistēmu. E-rēķinu izveides mērķis ir nodrošināt standartizēti strukturētu e-rēķinu apriti Latvijā un ES dalībvalstu starpā, kurus var automatizēti apstrādāt, paātrinot šādu rēķinu apstrādi un samaksu, kā arī samazinot cilvēcisko kļūdu iespējamību rēķinu manuālā apstrādē.

Informācijas aprites ātrums

Ieviešot e-rēķinus, paredzams laika ietaupījums visos posmos – no rēķina nosūtīšanas līdz tā samaksai.

E-rēķini ir mašīnlasāmi, tātad sistēma, tos saņemot, var nolasīt un apstrādāt pilnībā automātiski līdz samaksas solim. E-rēķins tiek nosūtīts sagatavošanas dienā, tātad arī saņemšana un apstrāde ir gandrīz tūlītēja. Tas palīdz ātri un operatīvi akceptēt rēķinā iekļautās informācijas pareizību vai ziņot darījuma partnerim par neprecizitātēm dokumentā.

Informācijas pareizība

E-rēķina saņēmējam katrs dokumenta ieraksts programmā nav jāievada manuāli, to automātiski izdara grāmatvedības programma. Automātiskie procesi samazina neuzmanības, pārrakstīšanās un citu manuālās apstrādes kļūdu risku.

Naudas plūsmas optimizācija

E-rēķinus var piegādāt un apstrādāt daudz ātrāk, turklāt automatizēt var arī to samaksu. Tiek izslēgta varbūtība, ka rēķins netiek saņemts, veicinot laicīgu apmaksu.

Apkārtējās vides faktors un izmaksu ietaupījums

Papīra dokumentu aprites samazināšana uzlabo Jūsu uzņēmuma “zaļo” ekonomiku, jo e-rēķinu izmantošana samazina dokumentu drukāšanas un piegādes izmaksas.

Krāpniecības riska mazināšana

Ir zināms, ka rēķini dažreiz tiek viltoti, mainīti bankas konti, rēķins nenonāk līdz adresātam, taču šis risks tiek mazināts, ieviešot e-rēķinus, jo elektroniskā sistēma automātiski nolasa datus no biznesa vadības programmas un konstatē, vai sadarbība ir notikusi.

E-rēķinu ieviešana un aprite

E-rēķinu aprite tiek nodrošināta atbilstoši MK noteikumiem Nr. 154 “Piemērojamais e-rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība,” kas ir spēkā no 2019. gada 18. aprīļa. Noteikumi paredz, ka viens no e-rēķinu piegādes kanāliem ir e-adrese (pieejama Latvijā reģistrētiem vai pastāvīgi dzīvojošiem piegādātājiem e-rēķinu piegādei valsts pārvaldes iestādēm, pašvaldībām un to iestādēm).

Pakalpojumu sniedzējs var sagatavot e-rēķinu savā grāmatvedības sistēmā (ja tajā ir šāda funkcionalitāte) vai, izmantojot e-rēķinu izveidošanas formu portālā latvija.lv (nepieciešama autentifikācija ar kvalificētiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem un jābūt izveidotam e-adreses kontam, kam piekļūst portālā latvija.lv). Pakalpojumu sniedzēji e-rēķinus drīkst iesniegt, izmantojot e-adresi un e-pastu, vai izmantojot speciālus datu apmaiņas kanālus, kas nodrošina e-rēķinu apmaiņas procesus.

Iestāde varēs nosūtīt e-rēķinu no savas sistēmas uz fiziskas vai juridiskas personas e-adresi vai arī, izmantojot e-rēķinu operatora, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus, iestāde varēs nosūtīt e-rēķinu ārzemniekam. Par to iestādei būs nepieciešams pašai noslēgt līgumu ar e-rēķinu operatoru.

E-rēķinu ieviešanas process katram uzņēmumam jāizvērtē individuāli, vispirms nosakot, cik daudz sadarbības partneru ir spējīgi apmainīties ar e-rēķiniem un kurš no datu apmaiņas kanāliem Jums ir vispiemērotākais, kā arī izvērtējot Jūsu grāmatvedības sistēmas iespējas.