Печатные документы – счета и накладные – нередко теряются или передаются в бухгалтерию с задержкой, что приводит к появлению неточностей в бухгалтерском учете и налоговой отчетности, а также к задержке платежей. Введение обязательных электронных документов может устранить эти недостатки.

Как мы уже писали, 12 октября текущего года Кабинет министров рассмотрел и одобрил подготовленный Министерством финансов информационный доклад «О внедрении системы электронного оборота оправдательных документов и документов на доставку товаров», предусматривающий введение обязательного использования электронных оправдательных документов и э-счетов не позднее 2025 года. Использование э-счетов будет обязательным в обороте между коммерсантами (B2B), а также между коммерсантами и государственными и муниципальными учреждениями (B2G).

Это инициатива на уровне ЕС, предусмотренная Директивой № 2014/55/ЕС для обеспечения функциональности оборота и определения единого адаптированного формата э-счетов для публичной закупки и трансграничного оборота э-счетов.

Законом «О публичных закупках» определены применимый стандарт структурированного э-счета, спецификация использования основных элементов и порядок оборота пока только в рамках государственных закупок. Согласно законодательству, государственные учреждения, самоуправления и их органы должны иметь возможность принимать э-счета, соответствующие установленной ЕС спецификации использования основных элементов э-счетов на всей территории ЕС.

В утвержденный в текущем году закон «О бухгалтерском учете» тоже включено определение структурированного счета: счет, который подготовлен, отправлен и получен в структурированном электронном формате, допускающем его автоматическую и электронную обработку, и который соответствует установленному Кабинетом министров стандарту э-счета, применяемого в государственных закупках.

Преимущества использования э-счетов

Структурированный э-счет позволяет обрабатывать данные автоматически. Поставщики и получатели могут отправлять друг другу такие счета напрямую либо при посредничестве сервисных предприятий или системы услуг электронных операторов. Цель создания э-счетов – обеспечить стандартизированный структурированный оборот э-счетов в Латвии и между странами – участницами ЕС, позволяющий их автоматическую обработку, чтобы ускорить как обработку, так и оплату таких счетов, а также уменьшить вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, в ходе обработки счетов вручную.

Скорость оборота информации

Внедрение э-счетов предполагает экономию времени на всех этапах – от отправки счета до его оплаты.

Э-счета машиночитаемы, поэтому система при их получении может считать и обработать информацию полностью автоматически до этапа оплаты. Э-счет отправляется в день подготовки, потому получение и обработка происходят практически мгновенно. Это помогает быстро и оперативно утвердить правильность включенной в счет информации или сообщить деловому партнеру о наличии неточностей в документе.

Правильность информации

Получателю э-счета не нужно вручную вводить в программу каждую запись документа – это автоматически делает бухгалтерская программа. Автоматические процессы снижают риск ошибок по невнимательности, опечаток и других неточностей, возникающих при обработке вручную.

Оптимизация денежного потока

Э-счета доставляются и обрабатываются значительно быстрее, при этом автоматизировать можно и их оплату. Исключается вероятность того, что счет не будет получен, что способствует своевременной оплате.

Фактор экологии и уменьшение издержек

Сокращение оборота печатных документов улучшает зеленую экономику вашего предприятия, поскольку использование э-счетов уменьшает издержки на печать и доставку документов.

Снижение риска мошенничества

Известно, что счета иногда подделывают, меняя банковские счета, или счета не доходят до адресата, однако внедрение э-счетов снижает этот риск, поскольку электронная система автоматически считывает данные из программы управления бизнесом и проверяет, происходило ли сотрудничество.

Внедрение и оборот э-счетов

Оборот э-счетов обеспечивается согласно правилам КМ № 154 «Применимый стандарт э-счета, спецификация использования его основных элементов и порядок оборота», которые действуют с 18 апреля 2019 года (https://likumi.lv/ta/id/306273). Правилами предусматривается, что одним из каналов доставки э-счетов является э-адрес (доступный зарегистрированным или постоянно проживающим в Латвии поставщикам для доставки э-счетов органам государственного управления, самоуправлениям и их учреждениям).

Поставщик услуг может подготавливать э-счет в своей бухгалтерской системе (если в ней есть такая функция) или посредством формы для создания э-счетов на портале latvija.lv (необходима аутентификация посредством квалифицированных средств электронной аутентификации, а также созданная учетная запись э-адреса, к которому осуществляется доступ на портале latvija.lv). Сервисным предприятиям разрешается подавать э-счета посредством э-адреса и электронной почты, или используя специальные каналы обмена данными, которые обеспечивают процессы обмена э-счетами.

Учреждение сможет отправить э-счет из своей системы на э-адрес физического или юридического лица, либо учреждение сможет отправить э-счет иностранцу, используя услуги оператора э-счетов, который обеспечивает услуги точки доступа PEPPOL . Об этом учреждению потребуется самостоятельно заключить договор с оператором э-счетов.

Процесс внедрения э-счетов каждое предприятие должно оценить индивидуально, в первую очередь определив, сколько деловых партнеров способны обмениваться э-счетами и какой из каналов обмена данными является наиболее подходящим, а также оценив возможности своей системы бухгалтерского учета.