Pastāvīgi mainīgajā finanšu pārvaldības vidē varētu uzskatīt, ka tradicionālajiem rīkiem, piemēram, Excel, būtu pakāpeniski jānoveco un jātiek aizstātiem ar progresīvākiem programmatūras risinājumiem, kas racionalizē procesus un paaugstina efektivitāti. Tomēr, neskatoties uz plaši pieejamo finanšu tehnoloģiju klāstu un optimālu izmantošanu, uzņēmumi joprojām ikdienā plaši izmanto arī Excel.
Pielāgošanas iespējas
Atkarībā no izmantotās programmatūras ne vienmēr ir iespējams jebkuru atskaiti precīzi pielāgot konkrētā lietotāja vajadzībām, un ne vienmēr katras atskaites pielāgošana ir efektīvākais risinājums. Ar Excel ir viegli gan pielāgot nepieciešamās atskaites bez papildu sistēmu integrāciju izstrādāšanas, gan izmainīt vizuālo noformējumu.
Neregulāru un jaunu atskaišu izveidošana
Ja nepieciešams īsā termiņā veikt datu analīzi un izveidot jaunu atskaiti, tad nereti ātrākais veids ir šo uzdevumu veikt Excel vidē, nevis izstrādāt jaunu sistēmas atskaiti, it sevišķi tad, ja šī atskaite turpmāk nebūs jāgatavo regulāri.
Pieejamība un lietotprasme
Excel izmanto daudzi uzņēmumi un iestādes, tāpēc pietiekami liels īpatsvars darbinieku ir kaut reizi izmantojuši Excel dažādu uzdevumu veikšanai. Programmai ir viegli uztverama un papildus pielāgojama lietotāja saskarne, kas lietotājam ļauj to sakārtot tā, lai nepieciešamās funkcijas ir viegli un ērti atrodamas.
Atšķirībā no Excel, BI risinājumi ir paredzēti liela datu apjoma apstrādei. Lai gan arī Excel piedāvā līdzvērtīgas datu apstrādes iespējas, lielāks datu apjoms var būtiski ietekmēt veiktspēju. Vizuālai datu ielādei Excel nodrošina iespēju atspoguļot ap 1 miljonu rindu, taču lielāka datu apjoma atspoguļošanai tie būtu jādala vairākās daļās.
Excel un BI risinājumi nodrošina savienojumu veidošanu ar dažādiem datu avotiem, tomēr BI rīkos ir iespēja datus automātiski atjaunot pēc nepieciešamiem periodiskuma nosacījumiem, kas secīgi spēj nodrošināt arī reāllaika atskaišu uzturēšanu.
Atsevišķām sistēmām ir izveidoti arī pašapkalpošanās BI risinājumi. Lietotājs pats var izveidot savām vajadzībām pielāgotas atskaites, neapgūstot papildu tehniskās zināšanas.
BI rīki ļauj detalizēti pārvaldīt datu pieejamību atsevišķiem lietotājiem vai grupām, nodrošinot precīzu kontroli pār informācijas plūsmu. Atšķirībā no Excel, kur piekļuves tiesību kontrole notiek dokumenta līmenī ar SharePoint palīdzību, piedāvājot lietotājiem dažādas lomas, piemēram, View Only, Contribute vai Edit, BI rīki ļauj iestatīt piekļuvi līdz pat konkrētām atskaitēm vai datu segmentiem. Tas veicina efektīvāku informācijas pārvaldību un augstāku drošības līmeni, jo lietotāji saņem tikai tiem nepieciešamo informāciju.
Atkarībā no uzņēmuma izmantotajām programmatūrām un risinājumiem ir vērts izvērtēt:
Ja nepieciešamais laiks un izmaksas jaunas atskaites ieviešanai sistēmā neatbilst vēlamajam, tad visbiežāk atskaites tiks nolemts veidot ārpus esošās sistēmas.
Situācijās, kad sistēma nenodrošina konkrētu atskaišu automātisku izveidi un pielāgošanu, vai arī ir nepieciešams veikt ātru datu analīzi vai salīdzināšanu starp dažādām sistēmām, tiek izmantots Excel. Būtiski ir nodrošināt darbiniekus ar pietiekamām zināšanām šādu uzdevumu veikšanai.
Praksē nereti nākas saskarties ar gadījumiem, kad konkrētos uzdevumos tiek patērēts pārmērīgi ilgs laiks atkārtotu darbību veikšanai un aprēķinu veidošanai. Cēlonis bieži vien ir nepietiekama programmas funkciju pārzināšana. Ja darbiniekiem jāveic dažādi uzdevumi Excel programmatūrā, tad ir lietderīgi nodrošināt viņiem piemērotas apmācības, iekļaujot specifiskāku funkcionalitātes izklāstu ar piemēriem un lieki netērējot laiku tādu funkciju aplūkošanai, kuras praksē netiks izmantotas.
Arī Latvijas PwC, sīki pārzinot visus grāmatvedības procesus, identificē un izstrādā automatizācijas rīkus darbu izpildes atvieglošanai un laika un cilvēkresursu taupīšanai, kā arī nodrošina personāla apmācības šo rīku ieviešanā un pielietošanā. Ja arī jūsu uzņēmums vai iestāde nolemj analizēt, uzlabot un efektivizēt savus procesus, tostarp pilnveidojot personāla zināšanas, aicinām sazināties ar PwC nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vecāko konsultantu Arti Vizbeli, lai satiktos un izrunātu jūsu vajadzības.
Piedāvājam arī nelielu ieskatu PwC’s Digital Academy programmā, ja jums būtu interese mācības apskatīt videoierakstos.
Ja Jums ir kāds komentārs par šo rakstu, lūdzu, iesūtiet to šeit lv_mindlink@pwc.com
Uzdot jautājumu
