Artis Vizbelis

Cтарший консультант в сфере услуг по налоговой отчётности и бухгалтерскому учёту, PwC Латвия

Anta Ošiņa

Cтарший специалист по проектам автоматизации, PwC Латвия

В постоянно меняющейся среде управления финансами может сложиться впечатление, что традиционные инструменты, например Excel, должны постепенно устаревать и заменяться более прогрессивными решениями программного обеспечения, которые рационализируют процессы и повышают эффективность. Однако, несмотря на большой ассортимент доступных финансовых технологий и их оптимальное использование, предприятия по-прежнему широко пользуются Excel на ежедневной основе.

Некоторые причины использования Excel

Возможность адаптации

В зависимости от используемого программного обеспечения не всегда есть возможность в точности адаптировать любой отчет под нужды конкретного пользователя и не всегда адаптация каждого отчета является наиболее эффективным решением. Excel позволяет легко адаптировать необходимые отчеты без разработки интеграции дополнительных систем и изменять внешнее оформление.

Создание нерегулярных и новых отчетов

Когда необходимо в сжатые сроки провести анализ данных и создать новый отчет, зачастую быстрее выполнить данную задачу в среде Excel, а не разрабатывать новый системный отчет, особенно если в дальнейшем регулярно подготавливать такой отчет не потребуется.

Доступность и пользовательские навыки

Excel используется множеством предприятий и учреждений, поэтому достаточно велика доля работников, которые хоть раз использовали Excel для выполнения различных задач. Программа обладает понятным и видоизменяемым пользовательским интерфейсом, который можно настроить таким образом, чтобы находить нужные функции было просто и удобно.

Решения бизнес-аналитики (БА)

В отличие от Excel, решения БА предназначены для обработки больших объемов данных. Несмотря на то что Excel тоже предлагает равноценные возможности обработки данных, увеличение их объема может существенно повлиять на производительность. При визуальной загрузке данных Excel позволяет отобразить около 1 миллиона строк, однако для отображения большего объема данные потребуется разделить на несколько частей.

Excel и решения БА позволяют создать подключения к разным источникам данных, но в инструментах БА есть возможность автоматически обновлять данные с необходимой периодичностью, что обеспечивает поддержку отчетов в режиме реального времени.

В отдельных системах созданы также решения БА для самообслуживания. Пользователь может самостоятельно создавать соответствующие своим потребностям отчеты без необходимости осваивать дополнительные технические знания.

Инструменты БА позволяют детально управлять доступом к данным отдельных пользователей или групп, обеспечивая точный контроль потока информации. В отличие от Excel, где контроль права доступа происходит на уровне документа с помощью SharePoint, предлагающего пользователям различные роли, например View Only, Contribute или Edit, инструменты БА позволяют настроить доступ вплоть до конкретных отчетов или сегментов данных. Это повышает эффективность управления информацией и уровень безопасности, поскольку пользователи получают лишь нужные им сведения.

Цель и издержки

В зависимости от используемых предприятием программного обеспечения и решений стоит ответить на следующие вопросы:

• Какие отчеты можно получать из имеющихся систем?
• Обеспечивают ли имеющиеся отчеты достаточно содержательные данные для принятия бизнес-решений?
• Позволяет ли имеющаяся система разработать скорректированный отчет?
• С какими временными и денежными затратами на разработку отчета нужно считаться?

Если время и издержки на внедрение нового отчета в систему не соответствуют желаемому, чаще всего принимается решение создавать отчеты вне имеющейся системы.

Выводы

В ситуациях, когда система не обеспечивает автоматическое создание и адаптацию конкретных отчетов либо необходимо провести быстрый анализ или сравнение данных между разными системами, используется Excel. Важно обеспечить работников достаточными знаниями для выполнения таких задач.

На практике нередко приходится сталкиваться со случаями, когда выполнение определенных задач требует слишком много времени из-за повторяющихся действий и проведения расчетов. Причиной зачастую является недостаточное владение функциями программы. Если работникам приходится выполнять различные задания в программе Excel, целесообразно обеспечить им надлежащее обучение, включая более специфическое изложение функциональности с примерами и не тратя времени на рассмотрение функций, которые не будут использоваться на практике.

Латвийский филиал компании PwC, будучи хорошо осведомленным со всеми процессами бухгалтерского учета, тоже идентифицирует и разрабатывает инструменты автоматизации, которые облегчают выполнение работ и экономят временные и человеческие ресурсы, а также проводит обучение персонала внедрению и применению данных инструментов. Если и ваше предприятие или учреждение приняло решение проанализировать, улучшить и повысить эффективность своих процессов, в том числе усовершенствовать знания персонала, предлагаем обратиться к старшему консультанту отдела управления налогами и бухгалтерского учета PwC Artis Vizbelis, чтобы назначить встречу и обсудить ваши потребности.

Предлагаем также краткий обзор программы PwC’s Digital Academy, если возникнет интерес посмотреть видеозаписи тренинга.