Jaunajā digitalizācijas laikmetā uzņēmumi arvien straujāk ievieš jaunus rīkus un automatizācijas risinājumus, lai spētu konkurēt tirgū. Taču pirms jaunu rīku vai automatizācijas risinājumu ieviešanas uzņēmumā jāņem vērā ļoti daudzi faktori, kuri var ietekmēt vai traucēt iecerētā rezultāta sasniegšanu. Šie faktori ir unikāli katram uzņēmumam, saimnieciskajai darbībai un iekšējiem procesiem. Automatizācija un jauni digitālie rīki nebūt nav burvju risinājums un nenes e-laimi. Katra risinājuma ieviešanai ir savi kritēriji, kas jāizpilda, lai gūtu maksimālu atdevi no ieguldītā laika un kapitāla.
Ieviešot jaunu programmatūru vai izstrādājot jaunu risinājumu, jāņem vērā šādi jautājumi:
|
Kritērijs
|
Apraksts
|
|
Izstrāde, ieviešana
|
Cik sarežģīta un ilga ir risinājuma izstrāde un ieviešana? Vai risinājums ir savietojams/ spēj sazināties ar citām IT sistēmām?
|
|
Kļūdu iespējamība
|
Vai risinājums rada/novērš kļūdas? Cik viegli kļūdu ir novērot un labot?
|
|
Izpildes ātrums
|
Cik ātri risinājums izpilda darbu? Cik ilgi to dara algots darbinieks?
|
|
Cilvēka iesaiste
|
Cik liela ir darbinieka iesaiste robota/programmatūras darbībā?
|
|
Pastāvīgums
|
Vai risinājums spēj darboties pastāvīgi? Vai tam ir nepieciešama regulāra uzturēšana, konfigurēšana?
|
|
Elastīgums
|
Cik labi risinājums pielāgojams mainīgiem apstākļiem (piemēram, jaunas sistēmas, izmaiņas esošo sistēmu dizainā, datu struktūras izmaiņas)?
|
|
Lietotāja pieredze
|
Cik intuitīvs ir rīks? Vai lietotājs bez priekšzināšanām spēs to izmantot pilnvērtīgi? Cik ilgs apmācību process nepieciešams?
|
|
Ilgtspēja
|
Cik ilgtspējīgs ir risinājums? Vai to tuvākajā nākotnē neaizvietos kāds cits risinājums? Vai vajadzība pēc tā nepazudīs, ja notiks izmaiņas citu sistēmu funkcionalitātē vai uzņēmuma darba organizēšanā?
|
Procesu automatizācija nes vislielākos augļus, ja –
- automatizējamais darbs ir regulārs (izpildāms katru dienu/nedēļu/mēnesi);
- darba nodevums ir veidlapa, izklājlapa, anketa vai kāds cits vienveidīgs dokuments. Protams, ir iespējams automatizēt arī sarežģītu dokumentu sagatavošanu, taču izstrādes process būs ilgāks;
- darba rezultāts nav datne jeb dokuments, kas jāsagatavo. Darbs ir saistīts ar sistēmu uzturēšanu, datu ievadi vai jebkādu citu procesu, kura pamatā ir daudz klikšķu, bet nav nepieciešama cilvēciska domāšana, izvērtēšana vai lēmuma pieņemšana;
- risinājumam jāapstrādā liels datu apjoms;
- ieviešanas/izstrādes laika un darba manuālā izpildes laika proporcija ir samērīga. Mēdz būt procesi, kurus tehniski ir iespējams viegli automatizēt, taču izstrādes procesā jāiekļauj ļoti daudz mainīgo – jāizveido dažādi nodevumi, jāizmanto dažādas veidlapas, jāņem vērā daudzi nestandarta gadījumi un citi faktori, kas izstrādes procesu padara eksponenciāli ilgāku. Šādos gadījumos izstrādāt automatizētu risinājumu nav vērts, jo izstrādē ieguldītais laiks ir pārāk liels salīdzinājumā ar risinājuma rezultātā ietaupīto laiku.
Dažādi automatizācijas piemēri ideju rosināšanai:
- standartizētu dokumentu izveide – pilnvaras, komandējumu rīkojumi, standartizēti līgumi, vienošanās u.c.;
- atskaišu sagatavošana, piemēram, ikmēneša vadības finanšu pārskati, PVN atskaites;
- datu ievākšana, attīrīšana, apstrāde un sagatavošana izmantošanai IT sistēmās;
- iekšējā auditēšana, piemēram, reģistrēto darba stundu salīdzināšana ar darba grafiku;
- datu apkopošana no vairākiem avotiem, budžetēšana, prognozēšana.
Varam secināt, ka neatkarīgi no risinājuma veida – veikalā pirkta programmatūra vai pašu izstrādāts automatizācijas risinājums – pats svarīgākais ieviešanas ieguvums ir darba efektivitātes uzlabošanās. Neviens cits rādītājs nav būtisks, ja nav uzlabojusies darba efektivitāte. Visi rakstā minētie kritēriji ir tieši saistīti ar izmaksu samazināšanu vai efektivitātes palielināšanu, automatizējot procesus un izslēdzot vai minimizējot manuālo darbu. Jāņem arī vērā, ka automatizēti procesi samazina cilvēku kļūdu risku. Šo samazinājumu grūti izmērīt, taču tas ir reāls ieguvums. Procesu automatizēšana ir ļoti noderīga, taču tā nav universāli pareizā izvēle visiem darāmajiem darbiem uzņēmumā. Praktiski automatizēt var gandrīz jebko, bet reāli ir vērts automatizēt tikai daļu no procesiem, kas sniedz maksimālu atdevi.
