В цифровую эпоху предприятия, чтобы конкурировать на рынке, все стремительнее внедряют новые инструменты и решения по автоматизации. Однако, прежде чем внедрять на предприятии новый инструмент или решение по автоматизации, необходимо учесть множество факторов, которые могут повлиять на достижение запланированного результата или препятствовать этому. У каждого предприятия, вида хозяйственной деятельности и внутреннего процесса данные факторы свои. Автоматизация и новые цифровые инструменты – это ни в коем случае не волшебная палочка, мгновенно приносящая счастье. Для внедрения каждого решения существуют собственные критерии, которые нужно выполнить, чтобы добиться максимальной отдачи от вложенного времени и капитала.
При внедрении нового программного обеспечения или разработке нового решения необходимо обратить внимание на следующие вопросы:
|
Критерий
|
Описание
|
|
Разработка, внедрение
|
Насколько сложным и длительным будет процесс разработки и внедрения решения? Совместимо ли решение / может ли обмениваться данными с другими ИТ-системами?
|
|
Вероятность ошибок
|
Создает/предотвращает ли решение ошибки? Насколько легко заметить и исправить ошибку?
|
|
Скорость выполнения
|
Насколько быстро решение выполняет работу? Как долго это делает наемный работник?
|
|
Вовлечение человека
|
Насколько велико участие работника в деятельности робота / программного обеспечения?
|
|
Постоянство
|
Способно ли решение работать постоянно? Нуждается ли оно в регулярной поддержке, конфигурировании?
|
|
Гибкость
|
Насколько успешно решение приспосабливается к изменчивым условиям (например, новые системы, изменение дизайна имеющихся систем, изменение структуры данных)?
|
|
Пользовательский опыт
|
Насколько инструмент интуитивно понятен? Сможет ли пользователь полноценно использовать его, не имея предварительных знаний? Насколько длительное обучение необходимо?
|
|
Долговечность
|
Насколько решение долговечно? Не заменит ли его в ближайшем будущем какое-либо другое решение? Не исчезнет ли потребность в нем в случае изменения функциональности других систем или организации работы предприятия?
|
Автоматизация процессов принесет наилучшие плоды, если:
- автоматизируемая работа является регулярной (выполняется ежедневно/еженедельно/ежемесячно);
- результат работы представляет собой бланк, электронную таблицу, анкету или какой-либо другой единообразный документ. Несомненно, есть возможность автоматизировать и подготовку сложных документов, однако процесс разработки продлится дольше;
- результат работы не является подготавливаемым файлом, или документом. Работа связана с поддержанием систем, вводом данных или любым другим процессом, основанным на множестве нажатий кнопки, но не требующим человеческого мышления, оценки или принятия решения;
- для решения необходимо обработать большой объем данных;
- время, затрачиваемое на внедрение/разработку, соразмерно времени на выполнение работы вручную. Существуют процессы, которые легко автоматизируются с технической точки зрения, но требуют включения в процесс разработки множества переменных: создания различных документов, использования различных бланков, учета множества нестандартных случаев и других факторов, которые экспоненциально продлевают процесс разработки. В таких случаях разрабатывать автоматизированное решение не стоит, поскольку затраченное время значительно превысит сэкономленное в результате внедрения решения.
Разные примеры автоматизации в качестве источника вдохновения:
- создание стандартизированных документов – доверенностей, командировочных распоряжений, стандартизированных договоров, соглашений и др.;
- подготовка отчетов, например ежемесячных финансовых отчетов руководству, отчетов по НДС;
- сбор, очистка, обработка и подготовка данных для использования в ИТ-системах;
- внутренний аудит, например сравнение зарегистрированных часов работы с рабочим графиком;
- свод данных из нескольких источников, бюджетирование, прогнозирование.
Можем резюмировать, что независимо от вида решения, будь то программное обеспечение, приобретенное в магазине, или решение по автоматизации, разработанное самостоятельно, важнейшей выгодой от его внедрения является повышение эффективности труда. Никакой другой показатель не является существенным, если эффективность труда не повышается. Все упомянутые в статье критерии непосредственно связаны с сокращением расходов или повышением эффективности путем автоматизации процессов, исключения или сведения к минимуму ручного труда. Также необходимо учитывать, что автоматизированные процессы снижают риск ошибок, совершаемых человеком. Данное снижение является трудноизмеримой, но реальной выгодой. Автоматизация процессов очень полезна, но не является универсальным правильным выбором для всех выполняемых на предприятии работ. На практике автоматизировать можно почти что угодно, но реально автоматизировать стоит только часть процессов, которые обеспечивают максимальную отдачу.
