Procesu efektivitātes projektu mērķis parasti ir saprast, ko ikdienā darīt citādi, lai uzņēmums nopelnītu vairāk. Pie lēmuma par šādu projektu nepieciešamību visbiežāk nonāk pats uzņēmējs, bet reizēm uz to norāda sadarbības partneri, klienti vai kredītiestāde. Šajā rakstā – par trīs izplatītām praktiskām problēmām šādos projektos.
1. problēma – nezinām, ar ko sākt un uz ko tiekties
Arvien vairāk uzņēmēju Latvijā uzsver, ka procesu efektivitāte ir viena no viņu galvenajām prioritātēm. No otras puses, vārdu savienojums “procesu efektivitāte” skan ļoti plaši, tādēļ izpratne par to varētu atšķirties.
Vienlaikus arvien biežāk tiek pieminēti starptautisku metodoloģiju nosaukumi, piemēram, Lean, Six Sigma, Kaizen, 5S, kas ne visiem ir saprotami un rada vairāk jautājumu nekā atbilžu. Un viens no galvenajiem jautājumiem ir – kāds ir mērķis (un ar ko būtu jāsāk)?
Lai rastu atbildi uz šo jautājumu, ir noderīgi veltīt vienu dienu tam, lai uzņēmuma vadība kopā ar ekspertiem, kas pārzina visas šīs metodoloģijas un kam ir pieredze daudzos praktiskos projektos citos uzņēmumos, izvērtētu uzņēmuma brieduma pakāpi un pēc strukturētas vērtēšanas sistēmas noteiktu, kur uzņēmums pašlaik atrodas un kur tas vēlētos nokļūt. Papildu vērtība minētajam ir reālu mērķu izvirzīšana no uzņēmuma puses. Secinot, piemēram, ka brieduma pakāpe ir 1. līmenī, nebūtu pareizi jau īstermiņā tiekties uz 5. līmeni.
2. problēma – vadītājiem ir vēlme mainīties, darbiniekiem – nē
Ne viss, ko plāno vadītāji, ir pieņemams un saprotams darbiniekiem. Otra problēma, ar ko saskaras uzņēmumi, ir tieša vai netieša pretošanās izmaiņām. Mūsu pieredze rāda, ka jebkurā procesu efektivitātes projektā lielākie resursi ir jāplāno nevis tehnisko risinājumu ieviešanai, procedūru izstrādei, procesu aprakstu analīzei u.tml., bet tieši pārmaiņu vadībai, skaidrojot, uzklausot, motivējot, iedvesmojot, strukturējot, paslavējot utt. visus procesos iesaistītos darbiniekus.
3. problēma – īstermiņā sasniegtos rezultātus neizdodas uzturēt ilgtermiņā
Diemžēl sākotnējais entuziasms sāk zust, un labi iesāktais palēnām izplēn. Mūsu ieteikums jau pašā sākumā ir uztvert procesu efektivitāti kā uzņēmuma domāšanas maiņu un neizvirzīt to kā projektu, bet gan kā vienu no stratēģiskiem pasākumiem ilgtermiņā. Tieši tāpēc ir vērtīgi ik pa brīdim izmantot pirmajā punktā minēto brieduma pakāpes novērtējumu, jo tas ļauj gan uzsist sev uz pleca un priecāties par īstermiņā sasniegto, gan paraudzīties, kas būtu darāms turpmāk, lai nepazustu iepriekš veiktā darba augļi un iezīmētos nākamie veicamie soļi.
