Modernā grāmatvedība virzās uz maksimāli robotizētu nākotni – automatizējam datu apmaiņu, apstrādi un dokumentācijas sagatavošanu. Var rasties iespaids, ka šādas automatizācijas veikšanai ir nepieciešama sarežģīta un dārga automatizācijas programmatūra, piemēram, UiPath vai BluePrism, taču tā nav – manuālus darbus var automatizēt ar jau pieejamajiem rīkiem bez papildu izmaksām. Tiesa, šo risinājumu izmantošanai nepieciešamas vismaz programmēšanas pamatprasmes.
Google
Ja ikdienā strādājat Google G Suite vidē, ļoti spēcīgs risinājums ir Google App Script, ar kura palīdzību var automatizēt praktiski jebko, jo tas ir integrēts ar visiem G Suite sniegtajiem pakalpojumiem – Drive, Docs, Sheets, Forms, Gmail, Calendar, Slides.
Šāda plaša integrācija ļauj savienot vairākus Google pakalpojumus, lai izveidotu sev vajadzīgo risinājumu.
Lai labāk izprastu iespējas, kādas sniedz App Script risinājumi, turpmāk uzskaitīti daži risinājumi, ko var izveidot G Suite App Script vidē:
- Automatizēti pasta atgādinājumi. Skripts lasa Sheets failu no Google Drive, kur uzskaitīti uzdevumi, atbildīgās personas un atgādinājuma datums. Skripts katras darbdienas rītā attiecīgajām personām izsūta atgādinājuma e-pastu ar informāciju no attiecīgā Sheets ieraksta.
- Automatizēta regulāru atskaišu sagatavošana un izsūtīšana. Klients lietotājam draudzīgā Google Forms veidlapā aizpilda vajadzīgo informāciju, piemēram, par avansa norēķiniem. Katru mēnesi skripts apkopo datus noteiktā formātā, kas paredzēts importēšanai ERP sistēmā, un nosūta to e-pastā atbildīgajai personai.
- Automatizēti komandējumu rīkojumi. Klients/darbinieks aizpilda Google veidlapu ar datiem par komandējumu. Uzreiz pēc veidlapas aizpildīšanas atbildīgajai personai tiek nosūtīts e-pastā gatavs dokuments parakstīšanai.
- Automatizēta NILLTPFN anketa. PwC kā NILLTPFN likuma subjektam ir pienākums identificēt klientu, tādēļ esam izveidojuši NILLTPFN anketu Google veidlapas veidā, kas atvieglo anketas aizpildīšanu klientam – pēc pieprasīto datu ievadīšanas uz klienta norādīto e-pastu sekunžu laikā tiek nosūtīts sagatavots dokuments parakstīšanai fiziski vai ar drošu elektronisko parakstu.
Google App Script lielākais ierobežojums ir paša risinājuma izstrādātāja izdoma un programmēšanas prasmes, jo iespēju ir bezgalīgi daudz – var apstrādāt un veidot dažādus dokumentus, sūtīt un lasīt e-pastus, var pat automātiski ievākt datus no ārējiem resursiem/mājaslapām (web scraping). Ierobežojošais faktors ir laiks, ko esat gatavi ieguldīt izstrādē.
Microsoft Office
Arī Microsoft Office darba vidē ir pieejams bezmaksas rīks, ar ko var automatizēt dažādus manuālus darbus – Visual Basic for Applications (“VBA”). VBA ir programmēšanas valoda, kas iebūvēta visos Microsoft Office produktos un paredzēta dažādu paplašinājumu un automatizācijas risinājumu veidošanai. Visiem zināmā Record Macro funkcija balstās uz VBA – pēc Macro ierakstīšanas var apskatīt šī ierakstītā Macro VBA kodu un pēc vajadzības to modificēt. Šis rīks, tāpat kā Google risinājums, ļauj veidot skriptus un funkcijas, ar ko var automatizēt datu apstrādi. Arī ar VBA var savstarpēji savienot Microsoft Office lietotnes. Salīdzinot ar Google App Script, VBA ir daži ierobežojumi, piemēram, nav iespējams automātiski palaist funkciju noteiktā laikā (katru mēnesi, dienu, stundu). App Script funkcijas izpildās Google mākonī, tāpēc tās var tikt nodrošinātas neatkarīgi no tā, vai dators ir ieslēgts. VBA ir šādi ierobežojumi, jo funkciju izpilde notiek lokāli, nevis mākonī.
Gan VBA, gan Google App Script ir plaši izmantoti risinājumi – tīmeklī ir pieejami daudzi pielietojumu paraugi un mācību resursi, lai pilnveidotu prasmes to izmantošanā. Šie rīki grāmatveža ikdienas darbu padara daudz ātrāku, efektīvāku un patīkamāku, tāpēc šīs prasmes ir ļoti vērtīgas. Ja ir iepriekšēja programmēšanas pieredze, tad jāapsver ideja šos risinājumus apgūt, lai optimizētu darbu ne tikai sev, bet arī kolēģiem.
