Современный бухгалтерский учет движется в направлении максимально роботизированного будущего – мы автоматизируем обмен данными, их обработку и подготовку документации. Может сложиться впечатление, что для осуществления такой автоматизации необходимо сложное и дорогостоящее программное обеспечение, такое как UiPath или BluePrism, но это не так – действия, выполняемые вручную, можно автоматизировать без дополнительных расходов, используя уже доступные инструменты. Правда, для использования данных решений требуются хотя бы базовые навыки программирования.
Google
Если вы выполняете повседневную работу в среде Google GSuite, очень действенным решением является Google App Script, с чьей помощью можно автоматизировать практически что угодно, поскольку он интегрирован со всеми услугами GSuite – Drive, Docs, Sheets, Forms, Gmail, Calendar, Slides.
Столь обширная интеграция позволяет соединить несколько решений Google, чтобы получить вам необходимое.
Для лучшего понимания возможностей, обеспечиваемых решениями App Script, далее мы перечислим некоторые решения, которые можно создать в среде GSuite App Script.
- Автоматизированные почтовые напоминания. Скрипт читает файл Sheets из Google Drive, в котором перечислены задачи, ответственные лица и дата напоминания. Утром каждого рабочего дня скрипт рассылает соответствующим лицам электронные письма-напоминания с информацией из соответствующей записи в Sheets.
- Автоматизированная подготовка и рассылка регулярных отчетов. В дружественном пользователю бланке Google Forms клиент указывает необходимую информацию, например, об авансовых расчетах. Каждый месяц скрипт сводит данные в определенном формате, предназначенном для импорта в систему ERP, и отправляет их по электронной почте ответственному лицу.
- Автоматизированные распоряжения о командировках. Клиент/работник заполняет бланк Google данными о командировке. Сразу после заполнения бланка ответственному лицу по электронной почте отправляется готовый документ на подписание.
- Автоматизированная анкета ПЛПППСФТ. Будучи субъектом Закона о предотвращении легализации полученных преступным путем средств и финансирования терроризма («ПЛПППСФТ»), компания PwC обязана идентифицировать клиента, для чего мы создали анкету ПЛПППСФТ в виде бланка Google, облегчающего клиенту заполнение анкеты: через несколько секунд после ввода требуемых данных на указанный клиентом адрес электронной почты отправляется документ, подготовленный для подписания физической или надежной электронной подписью.
Возможности Google App Script ограничены лишь воображением и навыками программирования самого разработчика решения, поскольку их бесконечно много: вы можете обрабатывать и создавать различные документы, отправлять и читать электронные письма или даже автоматически собирать данные из внешних ресурсов / домашних страниц (web scraping). Ограничивающий фактор – время, которое вы готовы вложить в разработку.
Microsoft Office
В рабочей среде Microsoft Office тоже имеется бесплатный инструмент, позволяющий автоматизировать ряд действий, выполняемых вручную, – Visual Basic for Applications («VBA»). VBA – это язык программирования, встроенный во все продукты Microsoft Office, который предназначен для создания различных расширений и решений автоматизации. Всем известная функция Record Macro основана на VBA: после записывания макроса можно просмотреть его код VBA и в случае необходимости модифицировать. Данный инструмент, как и решение Google, позволяет создавать скрипты и функции, автоматизирующие обработку данных. С помощью VBA можно также соединять приложения Microsoft Office. По сравнению с Google App Script, VBA имеет некоторые ограничения, например, нет возможности автоматически запускать функцию в определенное время (каждый месяц, день, час). Функции App Script выполняются в облаке Google, поэтому обеспечиваются независимо от того, включен ли компьютер. У VBA есть эти ограничения, поскольку выполнение функций осуществляется локально, а не в облаке.
И VBA, и Google App Script широко используются – в Интернете можно найти множество образцов применения и учебных ресурсов для усовершенствования навыков их использования. Данные инструменты делают повседневную работу бухгалтера более быстрой, эффективной и приятной, поэтому такие навыки очень ценны. При наличии опыта программирования стоит оценить возможности освоить эти решения, чтобы оптимизировать не только свою работу, но и работу коллег.
