Mūsdienās grāmatvedībā un finanšu uzskaitē lielu uzmanību pievērš automatizācijai. Taču automatizācijas procesi, kas ar to tiek definēti, var būt atšķirīgi, jo visaptverošs automatizācijas jēdziens ietver gan robotikas procesu automatizāciju un mākslīgo intelektu, gan mašīnmācīšanos un datorredzi, gan Excel lietojumprogrammā izveidotos uzdevumus, izmantojot makro rakstītāju. Šajā rakstā – par trīs galvenajiem principiem mazu uzdevumu automatizācijā grāmatvedībā.
Nav jaunums, ka lielas kapitālsabiedrības izmanto pielāgotas, konfigurējamas un sarežģītas grāmatvedības sistēmas, t.s. uzņēmējdarbības resursu plānošanas sistēmas un robotizētus skriptus, kas apstrādā lielu datu apjomu un aizvieto manuālu cilvēka – grāmatveža – iesaisti. Turklāt vairums no šāda veida lietojumprogrammām un platformām jau piedāvā iebūvētus rīkus standartizētu atskaišu sagatavošanai un regulāri atkārtojamu uzdevumu veikšanai.
Mazu uzdevumu automatizācija neaizstāj tradicionālās informācijas tehnoloģijas un gatavos risinājumus, tomēr novērš daudzas nepilnības un paātrina uzņēmuma iekšējos procesus, ko nav spējusi nodrošināt lielā tehnoloģiskā risinājuma ieviešana. Trīs galvenie principi mazu uzdevumu automatizācijā grāmatvedībā ir uzmanības koncentrēšana uz darbībām ar augstāku pievienoto vērtību, rīku izmantošana efektivitātes paaugstināšanai un patstāvīgu automatizācijas risinājumu radīšana.
Uzmanības koncentrēšana uz darbībām ar augstāku pievienoto vērtību
Mazu uzdevumu automatizācija var atrisināt virkni efektivitātes problēmu – uzņēmumu vadītājiem jāpievērš uzmanība tādām lietojumprogrammām, kas piedāvā plašas funkcionalitātes iespējas ar vislielāko iespējamo vērtību. PwC 2017. gada finanšu efektivitātes pētījumā tika atklāts, ka finanšu uzskaites un grāmatvedības automatizācija un procesu uzlabošana varētu samazināt līdz pat 46 procentiem darba, tostarp rēķinu sastādīšanas, vadības pārskatu sagatavošanas, vispārīgās grāmatvedības kārtošanas un budžeta sastādīšanas laika un izmaksu. Izmantojot uzņēmumā pieejamos rīkus, piemēram, biroja lietojumprogrammas vai dokumentu rediģēšanas mākoņpakalpojumus, iespējams veidot grāmatvedības pārskatu un aktu sagataves. Savukārt izveidojot programmu vai skriptu datu automātiskai ievietošanai no datu tabulas (piemēram, Google dokumentu mākoņpakalpojumiem – Google Apps Scripts), iespējams nodrošināt pielāgotu risinājumu automatizētai atskaišu sagatavošanai. Šāda pieeja ļauj finanšu profesionāļiem pievērsties darbībām ar augstāku pievienoto vērtību, piemēram, analīzei, nevis darbībām, kas saistītas ar liela skaita vienveidīgu dokumentu sagatavošanu. Tādu pašu rezultātu iespējams panākt arī citos uzņēmuma darbības procesos, piemēram, klientu apkalpošanā, piegādes ķēdes pārvaldībā un pārdošanā.
Rīku izmantošana efektivitātes paaugstināšanai
Automatizācija pati par sevi nesamazina izmaksas un neuzlabo veiktspēju – jāmaina veids, kā darbinieki izmanto funkcionālos rīkus un kā uzņēmumā notiek finanšu procesu apstrāde. Daudzi no automatizējamiem uzdevumiem ir darbības, ko darbinieki parasti nevēlas veikt, piemēram, ievākt un ielādēt datus, izveidot vairākas vienveidīgas atskaites. Tie ir arī uzdevumi, kuru veikšanai mazu uzdevumu automatizācija faktiski var uzlabot cilvēku sniegumu – piemēram, ieviešot paredzamus algoritmus, vienotas datu apkopošanas veidlapas jeb aptaujas, strukturētas datu kopas ar ērtām analīzes iespējām, kas palīdz pieņemt lēmumus un atbrīvot laiku labāk atalgotām, interesantākām un augstākas pievienotās vērtības darbībām.
Patstāvīgu automatizācijas risinājumu radīšana
Lai veiksmīgi uzsāktu mazu uzdevumu automatizāciju, uzņēmumam jāpārskata sava organizatoriskā struktūra un jāļauj komandām izstrādāt risinājumus un eksperimentēt. Jānosaka prioritātes un jārod risinājumi darbiem, kas pielāgojami automatizācijai un sniegs nozīmīgus laika ietaupījumus grāmatvedības procesā. Mazu uzdevumu automatizācija labi darbojas atsevišķu procesu vai uzdevumu līmenī.
Tradicionālās tehnoloģijas ir saistītas ar lielo automatizāciju – uzņēmuma sistēmu ieviešanas projektiem. Mazu uzdevumu automatizācija ir ātrāka, lētāka un var efektīvi funkcionēt šaurākā mērogā, ietverot daļas no tādām tehnoloģijām kā robotikas procesu automatizācija un lielo datu apstrāde. Mazu uzdevumu automatizācija var uzlabot atsevišķu procesu produktivitāti par 80 līdz 100 procentiem (diapazona augšdaļa atspoguļo pāreju uz bezkontakta risinājumu – bez cilvēka iesaistes).
PwC TRS komanda piedāvā grāmatvedības un grāmatvedības automatizācijas pakalpojumus. Plašāk par piedāvātajiem pakalpojumiem aicinām uzzināt PwC mājas lapā.
