В наши дни в бухгалтерском учёте и финансовой отчётности большое внимание уделяют автоматизации. Однако определяемые им процессы автоматизации могут отличаться, поскольку комплексная концепция автоматизации включает в себя как автоматизацию процессов робототехники и искусственный интеллект, машинное обучение и компьютерное зрение, так и задачи, созданные в Excel с использованием средства записи макросов. В этой статье – о трёх главных принципах автоматизации небольших задач в бухгалтерском учёте.
Не является новостью, что крупные общества капитала используют приспособленные, конфигурированные и сложные системы бухгалтерского учёта, т.н. системы планирования бизнес-ресурсов и роботизированные сценарии, которые обрабатывают большие объёмы данных и заменяют участие человека – бухгалтера. Кроме того, большинство прикладных программ и платформ такого типа уже предлагают встроенные инструменты подготовки стандартизованных отчётов и выполнение регулярно повторяющихся заданий.
Автоматизация малых задач не заменяет традиционных информационных технологий и готовых решений, однако устраняет много несовершенств и ускоряет внутренние процессы предприятия, что не смогло обеспечить введение больших технологических решений. Три главные принципа автоматизации малых задач в бухгалтерском учёте – концентрация внимания на действиях с повышенной добавленной стоимостью, использование инструментов для повышения эффективности и создание самостоятельных решений автоматизации.
Концентрация внимания на действиях с повышенной добавленной стоимостью
Автоматизация небольших задач может решить ряд проблем эффективности – руководителям предприятий следует обратить внимание на такие приложения, которые предлагают широкие спектр функций с наивысшей ценностью. В исследовании1 PwC финансовой эффективности в 2017 году было выявлено, что автоматизация финансового и бухгалтерского учёта и совершенствование процессов может сократить работу даже на 46%, в том числе времени и расходов на составление счетов, отчётов руководства, ведение общего бухгалтерского учёта и составления бюджета. Используя имеющиеся на предприятии инструменты, такие как офисные приложения или облачные услуги редактирования документов, можно создавать шаблоны бухгалтерских отчётов и актов. В свою очередь создав программу или скрипт для автоматической вставки данных из таблицы данных (например, облачная услуга для документов Google - Google Apps Scripts) можно обеспечить специальное решение для автоматической подготовки отчётности. Такой подход позволяет профессионалам в области финансов сосредоточиться на деятельности с более высокой добавленной стоимостью, такой как аналитика, а не на крупномасштабной унифицированной документации. Другие бизнес-процессы, такие как обслуживание клиентов, управление цепочками поставок и продажи, могут достичь того же результата.
Использование инструментов для повышения эффективности
Автоматизация сама по себе не уменьшает расходы и не улучшает производительность – надо менять способ, как работники используют функциональные инструменты и как на предприятии происходит обработка финансовых процессов. Многие автоматизируемые задания представляют собой действия, которые работники обычно не хотят производить, например, собирать и загружать данные, создавать множество однообразных отчётов. Это также задачи, для которых автоматизация малых заданий может фактически улучшить производительность людей – например, путем введения предсказуемых алгоритмов, унифицированных форм сбора данных или опросов, структурированных наборов данных с удобной аналитикой, которые помогут принимать решения и высвобождать время для занятий более высокооплачиваемых, более интересных и с повышенной добавленной стоимостью.
Создание самостоятельных решений автоматизации
Чтобы успешно начать автоматизацию малых задач, предприятию необходимо пересмотреть свою организаторскую структуру и позволить командам разрабатывать решения и экспериментировать. Надо определить приоритеты и найти решения для работ, которые пригодны для автоматизации и дадут значительное сбережение времени в процессе бухгалтерского учёта. Автоматизация малых задач хорошо работает на уровне отдельных процессов или задач.
Традиционные технологии связаны с большой автоматизацией – проектами внедрения систем предприятия. Автоматизация малых задач является более быстрой, дешевле и может эффективно функционировать в более узком масштабе, включая часть таких технологий, как автоматизация процессов робототехники и обработка больших массивов данных. Автоматизация небольших задач может улучшить продуктивность отдельных процессов на 80 – 100 процентов (верхняя часть диапазона отражает переход на бесконтактные решения – без участия человека).
______________________________
1https://www.pwc.com/us/en/services/consulting/finance/finance-effectiveness-benchmark-study.html?utm_campaign=sbpwc&utm_medium=site&utm_source=articletext
