Jaunās tehnoloģijas šodien ir iekļuvušas visās dzīves sfērās, tostarp komercdarbībā. Vēl pirms desmit gadiem iespēja nodibināt uzņēmumu vienas dienas laikā, neizejot no mājām, bija ideja, kas robežojās ar fantastiku, taču šodien tā ir realitāte. Šī raksta mērķis ir novērtēt priekšrocības, ierobežojumus un problēmas, kas saistītas ar korporatīvo tiesību digitalizāciju ES, ņemot vērā sabiedrību īpašnieku, viņu pārstāvju un citu ieinteresēto personu pozīcijas.
Kas ir kapitālsabiedrību digitalizācija?
Komerctiesību kontekstā digitalizācija ir piemērojama dažādos procesos, ieskaitot kapitālsabiedrības reģistrāciju, pienākumu reģistrēt un publicēt noteiktu informāciju, lai padarītu šo procesu pārredzamu, kā arī ņemot vērā konkrētus korporatīvās pārvaldības aspektus (piemēram, uzņēmuma un akcionāru savstarpējās saziņas veidu).
Kādas iespējas uzņēmējiem paver kapitālsabiedrību digitalizācija?
Pateicoties jauno tehnoloģiju aktīvajai izmantošanai, Igaunija ir vispievilcīgākā no trim Baltijas valstīm tieši uzņēmumu dibināšanas ziņā. Nodibināt kapitālsabiedrību Igaunijā var jebkura persona neatkarīgi no rezidences statusa. Ir jābūt vienam dibinātājam – fiziskai vai juridiskai personai.
Taču Igaunija nav vienīgā dalībvalsts, kurā kapitālsabiedrību var reģistrēt tiešsaistē. To var izdarīt arī Lielbritānijā, Īrijā, Grieķijā, Dānijā, Francijā, Luksemburgā, Polijā un Spānijā. Tiešsaistes reģistrācija parasti padara uzņēmuma dibināšanu vienkāršāku un lētāku:
- tā vidēji aizņem divreiz mazāk laika un var būt pat trīsreiz lētāka nekā tradicionālais papīra dokumentu formāts;
- tiešsaistes reģistrācija un reģistrācija saskaņā ar piedāvātajiem jaunajiem noteikumiem ļaus ES kapitālsabiedrībām ietaupīt 42–84 miljonus eiro gadā.
Taču arī digitalizācijai ir savas nepilnības, kuras aplūkosim caur soļiem, kas jāveic katram dibinātājam pirms kapitālsabiedrības reģistrēšanas.
Vispirms ir jāpārbauda dibinātāja personība. Klasiskajā scenārijā ir jāiesniedz spēkā esošs personu apliecinošs dokuments, bet dažās jurisdikcijās (piemēram, Beļģijā, Ungārijā) ir nepieciešama personīga klātbūtne.
Reģistrējot kapitālsabiedrību tiešsaistē, piemēram, Igaunijā, privāto datu pārbaudi var veikt tikai internetā. Lai privātos datus varētu pārbaudīt tiešsaistē, parasti iesniedz digitālos sertifikātus, kuros var būt ietverta personas elektroniskā apliecība, bankas autentifikācija, e-mobile un eSignatures. Šajā gadījumā var runāt par procesa pilnīgu digitalizāciju. Savukārt Francijā dokumentus var nosūtīt pa pastu, ja dibinātāji nevēlas veikt pārbaudi elektroniski. Šajā gadījumā ir jāizvērtē metodes drošība.
Pēc tam ir jāizvēlas un jāpārbauda kapitālsabiedrības nosaukums. Tiešsaistes reģistrācijas sistēma automātiski pieņem vai noraida nosaukumu (piemēram, Dānijā, Igaunijā, Lielbritānijā). Tas ir ļoti ērti, jo gandrīz pilnībā izslēdz kļūdas un neveiksmīgu reģistrāciju. Taču saskaņā ar Francijas normatīvo regulējumu tieši kapitālsabiedrības dibinātājs ir juridiski atbildīgs par tās nosaukuma unikalitāti.
Ļoti svarīgs ir nākamais solis – sastādīt, parakstīt un apliecināt reģistrācijai nepieciešamos dokumentus (statūtus, dibināšanas lēmumu, dalībnieku reģistru, dažādus dokumentus, kuros sniegta informācija par valdi un akcionāriem).
Tiešsaistes reģistrācijai nepieciešamajā dokumentācijā ietilpst gan statūti, gan dokumenti, kas apstiprina vai papildina statūtos rakstīto. Šādā nozīmē tiešsaistes metode ir pieejama Dānijā, Igaunijā, Francijā, Lielbritānijā un dažās citās valstīs. Tā kā Dānijā un Igaunijā tiešsaistes reģistrācijas procedūra ir obligāta, visi dokumenti ir jāsagatavo un jāiesniedz, izmantojot šim nolūkam paredzēto sistēmu, bet dokumentu spēkā esību sistēma pārbauda vai nu automātiski (piemēram, Igaunijā, Dānijā, Grieķijā) vai ar lietvedības reģistratoru (piemēram, Francijā, Portugālē). Ērti ir tas, ka valstis piešķir reģistrācijai šablonus – reizēm vairākās valodās.
Noslēdzošais solis ir sagatavot un iesniegt visus reģistrācijai nepieciešamos dokumentus kompetentās institūcijās, lai saņemtu identifikācijas numuru. No dibinātāja viedokļa arī reģistrācijas nodeva tiek samaksāta šajā posmā. Kapitālsabiedrības reģistrāciju var veikt tieši internetā un visu informāciju uzreiz nosūtīt uzņēmumu reģistram (piemēram, Dānijā, Igaunijā). Citās valstīs iesniegšana var notikt tiešsaistē vai papīra formā.
Digitalizācija var radīt arī ievērojamus riskus, piemēram, finanšu zaudējumu risku un kaitējumu reputācijai IT traucējumu dēļ (kaitnieciskā nolūkā vai netīšām). Nekad nedrīkst izslēgt arī cilvēcisko faktoru, piemēram, nepareizi nodrukāts burts nosaukumā vai pases dati. Turklāt dažādās jurisdikcijās ir atšķirīgas komerctiesību prasības.
Dažādās pieejas dalībvalstīs nozīmē, ka ES nav vienotas pieejas, kas ļautu cilvēkiem izveidot kapitālsabiedrību internetā vai izmantot digitālās tehnoloģijas papildu informācijas sniegšanai par kapitālsabiedrību vai ļautu kapitālsabiedrībām izmantot digitālās tehnoloģijas sakariem ar akcionāriem vai informācijas sniegšanai citām personām. ES kapitālsabiedrības, to akcionāri un ar viņiem saistītās personas ne vienmēr var pilnībā izmantot digitalizācijas priekšrocības. Dažos gadījumos, kad uzņēmumi nevar reģistriem iesniegt informāciju elektroniski, tas ir gan sarežģītāk, gan dārgāk, jo reģistriem vajag vairāk laika saņemtās informācijas apstrādei, kas apgrūtina sabiedrības piekļuvi tai. Turklāt sadarbības partneriem, bankām, juristiem un sabiedrībai var būt grūtāk atrast informāciju par uzņēmumu, ja tā nav pieejama digitāli.
Lai gan digitalizācija rada nebijušas iespējas, valstij ir jāizstrādā konkrētas stratēģijas, jo digitalizācija nozīmē ne vien investīcijas, bet arī kultūras izmaiņas.
1____________________________
