Bezpapīra grāmatvedības ieviešanai vajadzētu būt katra uzņēmēja un katra grāmatveža mērķim, jo tas būtiski atvieglo darbu un paver iespējas integrēt jaunas tehnoloģijas ikdienas rutīnā. Jāņem vērā arī ekoloģiskais faktors – samazinot papīra apriti, grāmatvedība kļūst dabai draudzīgāka. Digitāla dokumentu aprite paver neskaitāmas iespējas, piemēram, robotizēta dokumentu apstrāde un atskaišu sagatavošana, automatizēta dokumentācijas sūtīšana vai iesniegšana, dokumentu vadības sistēmu ieviešana.

 

 

Pirms ieviešanas jāiepazīstas ar dažādiem rīkiem, kas nepieciešami, lai pārietu uz digitalizētu grāmatvedību. Par digitālās grāmatvedības pamatu var kalpot satura pārvaldības sistēma, kas piedāvā drošu failu apmaiņu un uzglabāšanu, versiju un izmaiņu uzskaiti, pieejas kontroli. Vispopulārākie risinājumi ir Google izveidotais G Suite un Microsoft Sharepoint – abi tiek plaši izmantoti un tiem ir pieejami ļoti daudzi trešās personas veidoti papildinājumi, lai pakalpojumu pielāgotu katra vajadzībām. Nepieciešams arī savs eParaksts – vienīgais fiziska paraksta aizstājējs, kas saistošs gan lietotājam, gan jebkurai trešajai personai. Principā eParaksts ir kā personu apliecinoša dokumenta aizstājējs elektroniskajā vidē, tāpēc eParaksta izveide un izmantošana ir būtisks solis pārejā uz bezpapīra grāmatvedību.

 

Lai papīra dokumentus ieskenētu un pārveidotu rediģējamā failā, ir nepieciešams optiskās rakstzīmju pazīšanas risinājums. Vairums šādu bezmaksas risinājumu ir pieejami tiešsaistē, tomēr datu drošības apsvērumu dēļ vēlams izmantot bezsaistes risinājumu, kas darbojas lokāli. Ar bezsaistes risinājumu dokumenti nav jānosūta apstrādei trešajai personai, tādējādi samazinās datu noplūdes risks.

 

 

Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 3. panta pirmo daļu elektroniskā dokumenta rakstveida formas prasība ir izpildīta, ja tam ir elektroniskais paraksts un dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

 

Elektroniskajam dokumentam jābūt elektroniski parakstītam, tāpēc elektronisko dokumentu apritē jāzina un jāņem vērā atšķirība starp elektronisko parakstu un drošu elektronisko parakstu.

 

Saskaņā ar ES Regulu Nr. 910/2014/ES elektroniskais paraksts ir jebkādi elektroniskie dati, kas pievienoti citiem datiem, ko parakstītājs izmanto, lai parakstītos, tātad jebkādi dati, ar ko puses spēj identificēt viena otru.

 

Elektroniskais paraksts ir saistošs tikai tad, ja par to ir bijusi iepriekšēja vienošanās rakstiski (vai ar drošu elektronisko parakstu). Alternatīvu elektronisko parakstu izdevīgi izmantot gadījumos, kad notiek regulāras preču piegādes, lai atvieglotu parakstīšanās procesu.

 

Drošs elektroniskais paraksts ir Latvijā izmantotais eParaksts. Tam ir juridisks spēks, jo tas identificē unikālu personu. Drošs elektroniskais paraksts ir saistošs vienmēr.

 

Lai samazinātu uzņēmuma papīra dokumentu arhīvu, ir atļauts¹ iznīcināt dokumenta papīra oriģinālus, ja ir nodrošināta digitāla kopija, šīs kopijas atvēršana un lasīšana un ja pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu un izmaiņām saturā. Elektroniskā dokumenta kopijām ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam.

 

Normatīvo aktu ietvaros grāmatvedim ir visas iespējas virzīties uz bezpapīra grāmatvedību, šīs iespējas realizējot darba efektivitātes un ekoloģisko iemeslu dēļ.

 

Digitalizētai grāmatvedībai ir daudz ieguvumu – ātrāka un efektīvāka dokumentu apstrāde, datu drošība, ērtāka datu apmaiņa, caurskatāmība un dažādu procesu robotizēšanas potenciāls. Latvijas normatīvie akti ļauj papīra dokumentus aizstāt ar elektroniskām alternatīvām, tāpēc aicinām pieņemt un atbalstīt bezpapīra nākotni.