Pašizolācija un karantīna, kā arī robežu slēgšana daudziem ir radījusi sarežģījumus. Viens no jautājumiem ir, kā nodrošināt tiesību normām atbilstošu dokumentu parakstīšanu attālināti. Piemēram, varētu būt apgrūtināta dokumentu pārsūtīšana pa pastu starp valstīm, kā arī notāra apliecinājuma iegūšana, dokumentu apostille. Šajā rakstā – par dokumentu elektronisku parakstīšanu attālināti Latvijā un citās valstīs.
Dokumentu paredzēts izmantot Latvijā
Latvija dokumentu attālinātā parakstīšanā ir soli priekšā daudzām citām valstīm. Lai veicinātu ērtāku saziņu ar valsts un pašvaldību iestādēm un dažādu pakalpojumu sniedzējiem, Latvijā iedzīvotājiem un uzņēmējiem ir pieejams drošs elektroniskais paraksts (eParaksts), kas ļauj parakstīt jebkādus dokumentus. Tiem būs tāds pats juridiskais spēks kā ierastā veidā parakstītam dokumentam, turklāt būs pieejama informācija par parakstīšanas datumu, laiku, vietu un personas paraksta derīgumu. Tātad ar eParakstu parakstītam dokumentam notāra apliecinājums nebūs nepieciešams.
Elektronisko parakstu var izmantot arī darījumiem juridisku un privātpersonu starpā, piemēram, līgumu, lēmumu, rēķinu u.c. dokumentu parakstīšanai. Latvijas pilsoņi un valstspiederīgie var attālināti veikt darījumus, kuros nepieciešama zvērināta notāra iesaiste.
Latvijas tiesību normas paredz iespēju izmantot arī citu valstu (tostarp ārpus ES) izsniegtus eParakstus, ja tie atbilst ES eDokumentu standarta formātam ASICE.
Izmantojot Latvijas zvērinātu notāru specializēto portālu
www.latvijasnotars.lv, notāra pakalpojumus sniedz arī virtuālajā notāra birojā, un notariālās darbības, tostarp notariāla akta taisīšanu, veic attālināti. Turklāt tas var notikt daudzpersonu režīmā – ar videokonferences starpniecību vairākām personām vienlaikus ierodoties zvērināta notāra virtuālajā birojā.
Saņemot notariālos pakalpojumus videokonferences režīmā, dokumentu elektroniska parakstīšana ir iespējama gan ar eParakstu pašā portālā videokonferences laikā, gan ar
Smart-ID caur dokumentu parakstīšanas vietni
www.dokobit.com.
Tādējādi personai, kas pašlaik atrodas ārvalstī, nav jāmēro ceļš uz Latviju, lai noformētu kādai citai personai pilnvaru rīkoties tās interesēs, parakstīt līgumu, lēmumu vai kādu citu nepieciešamo dokumentu.
Pēc attiecīga dokumenta noformēšanas notārs var izsniegt tā atvasinājumu (norakstu, izrakstu vai kopiju) gan papīra formātā, gan kā elektronisku dokumentu.
Latvijā izdotu publisku dokumentu apliecināšana ar uzrakstu apostille ir nodota Latvijas zvērinātiem notāriem. Arī apostille var saņemt elektroniski. Taču notariālu apliecinājumu un apostille vienam un tam pašam dokumentam būs jāveic pie diviem atšķirīgiem notāriem.
Elektronisko dokumentu likums nosaka, ka valsts un pašvaldību iestādes, tostarp tiesas, pieņem ar eParakstu parakstītus dokumentus no fiziskām un juridiskām personām. Tātad ikviena rakstiski iesniedzama informācija vai pieprasījums valsts un pašvaldību iestādēm var tikt iesniegts attālināti, izmantojot elektroniski parakstītu dokumentu. Elektroniski parakstītais dokuments var ietvert izziņu pieprasījumus no iestādēm, iesniegumus atļauju, sertifikātu un licenču saņemšanai, kā arī aizpildītu iestādes veidlapu tās turpmākai iesniegšanai.
Šīs priekšrocības attālinātai dokumentu noformēšanai un parakstīšanai var izmantot ne tikai Latvijas pilsoņi un pastāvīgie iedzīvotāji, bet arī ārvalstnieki, kam ir noformētas Latvijas termiņuzturēšanās atļaujas eID formā. Piemēram, Latvijas uzņēmuma īpašnieks vai valdes loceklis, kam ir noformēta Latvijas termiņuzturēšanās atļauja un kas dzīvo vai ilgstoši uzturas ārvalstī, personas apliecības noformēšanai eID formātā var vērsties Latvijas konsulārajā vai diplomātiskajā pārstāvniecībā. Attālināti iegūstot eID, persona var arī attālināti īstenot visas savas tiesības pārstāvēt savu uzņēmumu komercdarbībā.
Dokumentu izmanto citā valstī vai vairākās valstīs
ES līmenī ir spēkā regulējums, kas nosaka, ka eParaksts jāpielīdzina fiziskam parakstam.
Lai gan ES līmenī ir ieviests vienots eDokumentu standarts un līdz ar to ar Latvijas e-parakstu parakstīts dokuments būtu jāpieņem arī citās ES dalībvalstīs, par šādu iespēju jāpārliecinās katrā konkrētajā gadījumā.
Elektroniskā paraksta izmantošanas iespējas dažādās valstīs atšķiras. Kādā valstī var rasties grūtības izmantot eParakstītu dokumentu, piemēram, sakarā ar otras puses neinformētību par eParaksta izmantošanas iespēju, nacionālās likumdošanas nepilnībām vai specifiskām prasībām konkrētā situācijā.
Var būt situācija, ka Latvijas vajadzībām dokumentu iespējams parakstīt tikai ar eParakstu, bet otrajā valstī eParakstītus dokumentus neatzīst. Šādos gadījumos risinājums ir iegūt dokumenta atvasinājumu papīra formā, proti, dokumentu paraksta ar eParakstu notāra virtuālajā birojā, notārs to elektroniski apliecina un sagatavo tā notariāli apliecinātu kopiju papīra formā.
