Режим самоизоляции и карантин, а также закрытие границ осложнили жизнь множеству людей. Один из актуальных вопросов: как обеспечить соответствующее нормам права удаленное подписание документов, поскольку, например, пересылка документов почтой между странами наряду с получением нотариального заверения и апостилизацией может быть затруднена. В данной статье – об удаленном электронном подписании документов в Латвии и других странах.
Если документ планируется использовать в Латвии
Латвия в технологии удаленного подписания документов на шаг опережает многие страны. Для более удобного общения с государственными и муниципальными учреждениями, а также поставщиками различных услуг в Латвии населению и предпринимателям доступна надежная электронная подпись (eParaksts), позволяющая подписывать любые документы. Они обретают такую же юридическую силу, как и документы, подписанные обычным способом, а также содержат информацию о дате, времени, месте подписания и действительности подписи лица. Таким образом, при подписании документа э-подписью нотариальное заверение не требуется.
Электронную подпись также можно использовать при заключении сделок между юридическими и частными лицами, к примеру, для подписания договоров, решений, счетов и других документов. Граждане и подданные Латвии могут удаленно заключать сделки, требующие привлечения присяжного нотариуса.
Нормами латвийского права также предусматривается возможность использовать э-подписи, выданные другими странами (в том числе за пределами ЕС), при условии, что они соответствуют стандартному формату ЕС для э-документов ASICE.
Посредством специализированного портала латвийских присяжных нотариусов
www.latvijasnotars.lv нотариальные услуги предоставляются в виртуальном нотариальном бюро, а также удаленно совершаются нотариальные действия, в том числе составление нотариального акта. Причем это может происходить в многопользовательском режиме, когда несколько лиц одновременно являются в виртуальное бюро присяжного нотариуса посредством видеоконференции.
При получении нотариальных услуг в режиме видеоконференции электронное подписание документов возможно как с помощью э-подписи на самом портале во время видеоконференции, так и посредством Smart-ID через интернет-страницу для подписания документов
www.dokobit.com.
В результате лицу, в настоящий момент находящемуся в другом государстве, не нужно ехать в Латвию, чтобы оформить доверенность какому-либо другому лицу на действия в его интересах, подписать договор, решение или другой необходимый документ.
После оформления соответствующего документа нотариус может выдать производный от него документ (извлечение, выписку или копию) как в печатной форме, так и в виде электронного документа.
Заверение изданных в Латвии публичных документов надписью «апостиль» поручено латвийским присяжным нотариусам. Апостиль тоже можно получить в электронной форме. Однако нотариальное заверение и апостиль для одного и того же документа необходимо делать у двух разных нотариусов.
Законом «Об электронных документах» предусматривается, что государственные и муниципальные учреждения, включая суды, принимают документы, подписанные э-подписью, у физических и юридических лиц. Таким образом, любая предоставляемая в письменном виде информация или запрос государственным и муниципальным учреждениям может подаваться удаленно, посредством документа с электронной подписью. Документ с электронной подписью может содержать запросы справок у учреждений, заявления на получение разрешений, сертификатов и лицензий, а также заполненный бланк учреждения для его последующей подачи.
Данными преимуществами удаленного оформления и подписания документов могут воспользоваться не только граждане и постоянные жители Латвии, но и иностранцы, у которых оформлен временный вид на жительство в Латвии в формате eID. К примеру, оформивший временный вид на жительство в Латвии владелец или член правления латвийского предприятия, который проживает или длительное время находится за границей, для оформления удостоверения личности в формате eID может обратиться в консульское или дипломатическое представительство Латвии. Получив eID удаленно, лицо сможет удаленно осуществлять все права по представлению своего предприятия в рамках коммерческой деятельности.
Если документ используется в другой стране или нескольких странах
На уровне ЕС действует регулирование, в котором предусматривается, что э-подпись должна приравниваться к физической подписи.
Несмотря на то что на уровне ЕС внедрен единый стандарт э-документов и, соответственно, документ, подписанный латвийской э-подписью, должен приниматься и в других странах – участницах ЕС, в наличии такой возможности необходимо удостовериться в каждом конкретном случае.
Возможности использования электронной подписи в разных странах разнятся. В какой-то стране использование документа, подписанного э-подписью, может оказаться затруднительным, например, в связи с неосведомленностью другой стороны о возможности использования э-подписи, недочетами национального законодательства или специфическими требованиями в конкретной ситуации.
Может возникнуть ситуация, когда для латвийских нужд документ можно подписать только э-подписью, а в другой стране документы с э-подписью не признаются. В качестве решения для таких случаев можно получить производный документ в печатной форме, а именно: подписать документ э-подписью в виртуальном нотариальном бюро, после чего нотариус удостоверит его в электронном виде и подготовит нотариально заверенную копию документа в печатной форме.
