Tehnoloģijām ir ļoti liela nozīme daudzās nozarēs, taču tās īpaši ietekmē grāmatvedības un finanšu uzskaites jomu. Speciālistu digitālās prasmes un pieredze darbā ar mūsdienīgiem tehnoloģiskiem risinājumiem, kā arī prasme veidot un attīstīt digitālos rīkus, ir atslēga sekmīgai uzņēmuma finanšu uzskaitei un pārvaldībai.
Digitālās platformas uzlabo efektivitāti un ietaupa laiku
Jau šobrīd tehnoloģijas ļauj aizvietot gandrīz visas manuālās darbības grāmatvedībā – izklājlapu apstrādi, kopēšanu, dokumentu skenēšanu un pārveidošanu, datu kopas attēlošanu u.c. Gudrais rīks grāmatvedībā nav tikai kalkulators, jo palīdzēt spēj arī darba automatizācijas tehniskais risinājums vai kāda platforma. Vienā no iepriekšējiem rakstiem mēs jau stāstījām par mazu uzdevumu automatizāciju grāmatvedībā un trim pamatprincipiem, kas jāievēro, lai sasniegtu visefektīvāko rezultātu, automatizējot grāmatvedības iekšējos procesus. Šajā rakstā aplūkots, kādus digitālos rīkus un platformas var pielietot ikdienas darba analīzei un automatizācijai.
Izpratne par mākoņpakalpojumu risinājumiem, kā arī šādu tehnoloģiju un platformu pielietojums grāmatvedības procesu nodrošināšanai ir būtisks solis efektivitātes paaugstināšanai uzņēmumā. Jāņem vērā, ka šādas platformas ne tikai sniedz jaunas un mūsdienīgas datu uzglabāšanas un pārvaldīšanas iespējas, bet arī ietaupa laiku visām grāmatvedībā iesaistītajām personām – gan grāmatvežiem, gan citiem uzņēmuma darbiniekiem. Vēl nesen datus grāmatvedības programmatūrā varēja ielādēt tikai un vienīgi, iepriekš nosūtot grāmatvedim tos pa e-pastu vai ielādējot kādā mākoņglabātuvē. Taču šobrīd tiek veidoti grāmatvedības risinājumi, kas sniedz plašas iespējas datu koplietošanai un apstrādei tiešsaistē un reāllaikā bez vajadzības datus uzglabāt lokāli. Izmantojot tādas platformas, datu pārslēgšana un pārsūtīšana ir pagātne. Mākonī mitināta grāmatvedības programmatūra nozīmē, ka gan uzņēmuma pārstāvis, gan grāmatvedis var piekļūt datiem un programmatūras funkcionalitātei. Nepieciešama tikai viedierīce, interneta savienojums un parole.
Digitālais risinājums Engagement Center
Uzņēmumiem nākas pielāgoties straujajai grāmatvedības nozares pārveidei, un viens no pirmajiem soļiem ir digitālo platformu pielietojums. Turklāt efektivitātes paaugstināšanai ir svarīgi veidot integrāciju ar grāmatvedības un finanšu uzskaites sistēmām, kā arī veikt grāmatvedības programmatūras optimizēšanu un pielāgošanu sava uzņēmuma vajadzībām.
Arī Latvijā PwC Tax Reporting and Strategy (TRS) nodaļa izmanto digitālo risinājumu Engagement Center, kas ir PwC izstrādāta tīmekļa platforma sadarbībai ar klientiem visā pasaulē. Šī platforma ļauj gan PwC komandai, gan klientiem efektīvi pārvaldīt pakalpojumu darba uzdevumu statusu un darbplūsmas atjauninājumus, kā arī apmainīties ar datiem un gala nodevumiem.
Darbplūsmu vienkāršošanas nākamais līmenis ir uzņēmuma sistēmu specializēta integrācija ar grāmatvedības programmatūru. Atkarībā no uzņēmējdarbības veida un specifikas (piemēram, e-komercija vai ražošana) var veidot dažāda veida integrāciju gan elektroniskai izdevumu pārskatu pārvaldīšanai, gan algas samaksu apstrādei, gan laika uzskaitei un rēķinu sagatavošanai, gan maksājumu apstrādei utt. Jāizvēlas risinājums, kas pielāgots darbplūsmas daļai, kā arī jāizveido automātiskā integrācija, kas ļaus uzņēmuma darbiniekiem pievērsties ieņēmumu ģenerēšanai un tērēt mazāk laika, lai veidotu pārskatus un apstrādātu datus tālākai ielādēšanai grāmatvedības un finanšu uzskaites sistēmās.
Lai nodrošinātu liela apjoma grāmatvedības datu apstrādi, PwC TRS nodaļa konsultē, izstrādā un ievieš risinājumus, kas savieno grāmatvedības sistēmas ar klienta lietotnēm un sistēmām. Šāda pieeja ļauj mazināt datu apstrādes un pārvietošanas kļūdu iespējamību, kā arī vienlaikus apstrādāt lielas datu kopas, kas automātiski tiek eksportētas no klientu lietotnēm un sistēmām un ielādētas grāmatvedības un finanšu uzskaites sistēmās. Piemēram, veicot darba algu aprēķinus uzņēmumā, kurā ir liels darbinieku skaits, grāmatvedības sistēmā automatizētā veidā tiek ielādēta informācija par prombūtnēm, piemaksām un ieturējumiem.
