Vienā no iepriekšējām Īsziņām rakstījām par trīs galvenajiem iemesliem, kas ierobežo procesu efektivitātes uzlabošanu, t.i., neskaidrība par mērķiem un to sasniegšanu, izmaiņu nevēlēšanās no darbinieku puses, nespēja panākt efektivitāti ilgtermiņā. Šajā rakstā – par šo problēmu iespējamiem risinājumiem.
Procesu efektivitātes projektu sekmīgas īstenošanas receptes
Ir vairākas alternatīvas, kā padarīt procesus efektīvus, atliek vien izvēlēties katrai situācijai piemērotāko metodi un pieeju (piemēram, Lean, Kaizen, Six Sigma, 5S), kā arī izveidot uz rezultātiem orientētu komandu, ieviest rezultātu uzraudzības sistēmu, veikt praktiskas pārmaiņas procesos, izmantot atbilstošu IKT atbalstu u.c.
Pārmaiņu īstenošana
Pārmaiņas ir iespējams īstenot, veicot desmit darbības. Informācija par šīm darbībām un to mērķiem ir apkopota tabulā:
|
Veicamā darbība
|
Mērķis
|
|
Definēt vīziju
|
Ieviest un uzturēt efektīvu plānošanu, kas nodrošina galveno organizatorisko mērķu sasniegšanu.
Praksē esam bieži novērojuši, ka ar plānu saprot tikai laika plānu, tomēr efektivitātes projektiem pats svarīgākais ir ieguvumu vadības plāns (t.i., parādot kādus kvalitatīvus un kvantitatīvus ieguvumus projekts nodrošina).
|
|
Izveidot informācijas centrus
|
Saprast, kādi ir informācijas avoti un kur varēs iegūt nepieciešamos datus, lai veiktu kvalitatīvu analīzi.
Šādi informācijas centri ir uzņēmuma informācijas sistēmas, procedūru apraksti, klientu aptaujas, dažādas statistikas utt.
|
|
Rīkot plānošanas apspriedes/ pārbaudīt rezultātus
|
Ieviest ikdienas sapulces, kā arī rīkot apmācības vadītājiem par to saturu, stilu, pieeju un darbinieku/komandas vadības metodēm.
Visi apzinās, ka, lai sekmīgi ieviestu pārmaiņas, par tām jārunā ar darbiniekiem un darbiniekiem tās jāpieņem. Lai tas sekmīgi notiktu, ļoti svarīgi ir veidot strukturētu komunikācijas pieeju.
|
|
Īstenot vizuālo vadību
|
Ieviest, racionalizēt un iesaistīt darbiniekus vizuālajā vadībā ikvienā objektā.
Darbiniekiem jāzina, cik tālu esam ceļā uz mērķi. Labi palīdz vienkārši risinājumi, piemēram, informācija uz tāfeles, informācija intranetā.
|
|
Ieviest dienas/nedēļas režīmu un praksi
|
Analizēt darbības un identificēt jautājumus katrā objektā – kā tiek izmantots laiks, vai tas pievieno vērtību?
Ja uzņēmumam ir darba laika uzskaites sistēma, kur darbinieki fiksē uz aktivitātēm patērēto laiku, tas ļoti palīdz, plānojot pārmaiņas. Ja šādas sistēmas nav, tad jāizdomā citas metodes, piemēram, laika novērošana, pašvērtējuma anketas.
|
|
Ieviest vienotu analīzes pieeju
|
Obligāto darba standartprocedūru, tostarp sapulču un klientu protokolu, procesu kartēšanas, RACI u.c. ieviešana
Īpaši svarīgi šādas vienotas analīzes pieejas un standartu definēšana ir lielos projektos, kur strādā vairākas komandas. Ja nav vienotas pieejas, ir grūti virzīt projektu uz kopēju mērķi.
|
|
Svinēt panākumus
|
Pieeja, kas motivē darbiniekus un vadītājus, slavējot labus rezultātus un čaklu darbu.
Sviniet pat sīkus panākumus, nelielu projekta posmu pabeigšanu, jo tas dos jūsu komandai vēlmi sekmīgi turpināt un pabeigt projektu.
|
