Tuvojoties vasarai, visos uzņēmumos aktuāla kļūst tēma par atvaļinājumu un darbinieku aizvietošanu. Uzņēmumu grāmatvedība ir viena no nodaļām, kas saņem dažādus jautājumus un apstiprinājumus un no kuras sagaida tūlītēju rīcību, lai tiktu nodrošināta uzņēmējdarbības nepārtrauktība. Visiem grāmatvedības jomā strādājošiem ir zināma situācija, ka grāmatvedis atvaļinājumu nevar ņemt mēneša slēgšanas laikā, pārskatu nodošanas laikā un algu aprēķināšanas laikā. Kad tad lai grāmatvedis dodas atvaļinājumā? Šajā rakstā – par iespējamiem risinājumiem.

Risinājumi

Viens no īslaicīgiem, taču ātriem risinājumiem ir procesu caurskatīšana un kritisko procesu aizvietošana. Iesākumā tas nozīmētu izpētīt, kāda ir grāmatvedības loma un kādos procesos šī nodaļa ir iesaistīta. Pēc šādas analīzes veikšanas otrais nepieciešamais solis būtu apzināt, kuri no šiem procesa posmiem ir biznesam kritiski un kuri var īslaicīgi pagaidīt. Atkarībā no šī dalījuma tālāk būtu jāizlemj, kuram kolēģim, iespējams, ārpus grāmatvedības, īslaicīgi uzticēt biznesa kritiskās aktivitātes, kamēr tās, kas var pagaidīt, uzkrātos un sagaidītu grāmatvedi atgriežamies no atvaļinājuma. Diemžēl, visbiežāk tas nenosegs algu aprēķinu un ar to saistīto procesu, jo informācija ir sensitīva un piekļuve algas datiem ir ierobežotam cilvēku skaitam.

Otrs risinājums ir pēc iespējas lielāka grāmatvedības procesu automatizācija. Tas, iespējams, prasītu ilgāku ieviešanas laiku, taču daļēji atrisinātu šo jautājumu uz visiem laikiem. Arī šajā gadījumā katru aktivitāti vajadzētu apzināt un pārliecināties, vai šo procesa soli varētu automatizēt vai pārlikt elektroniskā formātā, vai arī procesu varētu pamainīt, kādus no soļiem vispār izslēdzot. Kā piemēri šeit minami izejošo rēķinu automatizācija, ienākošo rēķinu digitalizācija un automātiska sagrāmatošana, iekšējo rīkojumu un aktu automatizēta elektroniska izveide. Pēc maksimāli automatizēta grāmatvedības procesa ieviešanas par ikdienas darbiem vairs nebūtu jāsatraucas, tomēr joprojām būtu jāparūpējas par neregulārākām, tomēr svarīgām lietām, kas nevarētu gaidīt grāmatveža atvaļinājuma beigas.

Trešais risinājums – nodot grāmatvedības funkciju ārpakalpojumā – palīdzētu pilnībā atrisināt aizvietošanas jautājumu. Parasti tas prasa laiku, lai piefiksētu esošo procesu un uzsāktu sadarbību, taču darbinieku aizvietošanas risks vai mainīga apjoma darba slodzes nodrošināšanas problēma tiek pilnībā pārlikta uz pakalpojuma sniedzēju. Īpaši labi šis modelis darbojas algu aprēķināšanas procesā, kur uzņēmuma iekšienē piekļuvi algas datiem nav iespējams nodrošināt vairākiem darbiniekiem.

Apkopojot minētos modeļus, katram ir gan plusi, gan mīnusi:

Iespējas parūpēties par grāmatvežu aizvietošanu un darbinieku labsajūtu dažkārt ir atkarīgi gan no nozares, gan no komandas lieluma. Tāpat katram uzņēmumam jāizvērtē ieguldījums laika un līdzekļu ziņā, ko vēlētos izmantot kopējo procesu uzlabojumiem. Ja jūs esat gatavi izvērtēt savu situāciju vai sākt ieviest izmaiņas, mēs labprāt palīdzēsim jūsu uzņēmumam darboties efektīvāk, sakārtojot iekšējos procesus, kā arī izvērtēt biznesa nepārtrauktības kritiskos procesus, lai atbalstītu jūsu situācijai atbilstošu virzību gan automatizācijas, gan ārpakalpojumu veidā.

Šeit atrodams īss pārskats par izvērtēšanas pieeju attiecībā uz algu grāmatvedības nodošanu ārpakalpojumu sniedzējam.