С приближением лета на всех предприятиях актуализируется тема отпусков и замещения работников. Бухгалтерия предприятий – один из отделов, куда адресуют различные вопросы и подтверждения, ожидая немедленных действий для обеспечения непрерывности предпринимательской деятельности. Всем работающим в сфере бухгалтерского учета известно, что бухгалтер не может взять отпуск в период закрытия месяца, сдачи отчетов и расчета зарплат. Когда же бухгалтеру можно уйти в отпуск? В данной статье – о возможных решениях.
Решения
Одно из временных, но быстрых решений – пересмотр процессов и замещение критически важных процессов. Для этого вначале нужно проанализировать, какова роль бухгалтерии и в каких процессах участвует данный отдел. После проведения такого анализа второй необходимый шаг – определить, какой из этапов процесса критически важен для бизнеса, а какие могут немного подождать. В зависимости от деления затем надо решить, кому из коллег, возможно, не работающих в бухгалтерии, можно временно поручить выполнение критически важных для бизнеса действий, пока то, что может подождать, будет копиться и дожидаться возвращения бухгалтера из отпуска. К сожалению, чаще всего такое решение исключает расчет зарплат и связанные с ним процессы, поскольку эта информация требует осторожного обращения и доступ к данным о зарплатах имеет ограниченное число лиц.
Второе решение – максимальная автоматизация процессов бухгалтерского учета. Возможно, для ее внедрения потребуется время, но частично данный вопрос будет решен навсегда. В этом случае тоже следует оценить каждое действие, проверяя, можно ли данный этап процесса автоматизировать или перевести в электронный формат либо изменить процесс, полностью исключив какие-либо этапы. В качестве примеров можно упомянуть автоматизацию исходящих счетов, цифровизацию и автоматическое оприходование входящих счетов, автоматизированное электронное составление внутренних распоряжений и актов. После внедрения максимально автоматизированного процесса бухгалтерского учета уже не придется беспокоиться о повседневных делах, однако внимания все еще будут требовать нерегулярные, но важные вопросы, которые не могут дожидаться окончания отпуска бухгалтера.
Третье решение – передать исполнение функций бухгалтерии стороннему предприятию, что поможет полностью разрешить вопрос замещения. Обычно для этого необходимо время, чтобы зафиксировать существующий процесс и начать сотрудничество, однако риск замещения работников или проблема обеспечения нагрузки в случае непостоянного объема работы полностью переносится на поставщика услуги. Особенно хорошо такая модель работает в процессе расчета зарплат, когда невозможно предоставить доступ к данным о зарплатах нескольким работникам внутри предприятия.
Обобщая вышеупомянутые модели, можно заметить, что у каждой есть свои плюсы и минусы:
|
|
Замещение критически важных процессов
|
Автоматизация процессов
|
Сторонние бухгалтерские услуги
|
|
Положительное влияние
|
Определяются критически важные процессы бизнеса.
Временно разрешается вопрос замещения.
Быстрое внедрение без особых дополнительных расходов.
|
Долгосрочное решение.
Повышается эффективность и модернизируется повседневная работа.
|
Полное исключение риска замещения.
Решение вопроса доступа к данным о зарплатах, требующим осторожного обращения.
Сравнительно быстрое решение, которое вскоре окупается.
|
|
Отрицательное влияние
|
У коллеги, который наряду со своей работой возьмет на себя выполнение критических важных для бизнеса процессов, могут отсутствовать соответствующие компетенции. За время отпуска у работника скапливаются невыполненные повседневные дела.
|
Инвестиция окупается в долгосрочной перспективе благодаря снижению нагрузки на бухгалтеров и уменьшению расхода бумаги.
|
Данная модель требует изменения и адаптации внутренних процессов.
Расходы могут превышать зарплату бухгалтера, но не превысят общие расходы предприятия на работника.
|
Возможность позаботиться о замещении бухгалтеров и благополучии работников зачастую зависит как от отрасли, так и от численности команды. Кроме того, каждому предприятию необходимо оценить размер вложений времени и средств, которые оно могло бы потратить на улучшение общих процессов. Если вы готовы оценить свою ситуацию или приступить к внедрению изменений, мы охотно поможем вашему предприятию работать эффективнее, упорядочив внутренние процессы, а также оценить критически важные процессы для обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы поддержать соответствующие вашей ситуации решения в виде автоматизации или сторонних услуг.
Здесь можно найти краткий обзор оценочного подхода к передаче зарплатной бухгалтерии стороннему поставщику услуг.
