Līga Januša-Pleskovska

Cтарший консультант отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

Juris Boiko

Mенеджер проектов отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

Использование э-счетов становится значимым инструментом на предприятиях по всему миру, способствуя повышению эффективности, снижая вероятность возникновения ошибок и обеспечивая соответствие налоговому регулированию. Однако у предприятий, которые предпочли делегировать функции бухгалтерского учета сторонним поставщикам услуг, возникают вопросы о том, кто должен нести ответственность за внедрение системы э-счетов и управление ими. В данной статье рассматриваются основные роли, сферы ответственности и принципы сотрудничества, которые помогут предприятиям успешно внедрить систему э-счетов.

Что такое э-счет?

Э-счет – это выставленный, полученный и обработанный в электронной форме счет, который обычно создается с использованием стандартизированного формата или платформы. Система э-счетов автоматизирует процессы выписки и обработки счетов, сокращает расход бумаги и помогает снизить риски мошенничества и возникновения ошибок.

Обеспечение функций бухгалтерского учета в рамках сторонней услуги

Передача функций бухгалтерского учета стороннему поставщику услуг означает, что предприятие доверяет выполнение данных задач третьему лицу, например перепоручает ему бухгалтерский учет, расчеты зарплат, подготовку финансовой отчетности, обеспечение налогового соответствия, обработку счетов. Такой подход позволяет предприятиям сократить издержки и использовать знания специалистов, а также сосредоточить внутренние ресурсы на основных функциях бизнеса. Сложности могут возникнуть, когда потребуется внедрить систему э-счетов и руководить данным процессом, одновременно доверяя бухгалтерские процессы стороннему поставщику услуг.

Кто несет ответственность за внедрение системы э-счетов?

Распределение ответственности за внедрение системы э-счетов на предприятии со сторонним бухгалтерским учетом зависит от нескольких факторов, например условий договора с сервисным предприятием, местных условий и объема оказываемых услуг.

Внутреннее руководство и заведующие соответствием должностные лица

Даже если функция бухгалтерского учета предоставляется в виде сторонней услуги, ответственность за соответствие э-счетов требованиям законодательства, как правило, возлагается на внутреннее руководство, особенно на заведующих соответствием должностных лиц или финансовых директоров. Указанные работники обеспечивают соблюдение предприятием всех требований законодательства, относящихся к внедрению системы э-счетов, надзору и соответствию в процессе выставления счетов.

Сторонний поставщик услуг

В некоторых случаях сторонний поставщик услуг может взять на себя внедрение системы э-счетов, если это недвусмысленно указано в договоре. Такие поставщики предлагают полный спектр услуг, включающий не только обработку счетов, но и внедрение системы э-счетов, ее конфигурацию и интеграцию с имеющимися на предприятии системами, например ERP.

Сотрудничество внутренней и внешней команд

Для успешного внедрения системы э-счетов на предприятии, использующем сторонние бухгалтерские услуги, зачастую требуется тесное сотрудничество внутренней команды предприятия и стороннего поставщика услуг. Сторонний поставщик услуг осуществляет техническое исполнение, а внутренняя команда должна обеспечить соблюдение сторонним поставщиком услуг внутренней политики предприятия, осуществляет надзор за внедрением системы и проверяет соответствие системы э-счетов необходимым требованиям.

Обработка и передача знаний

Даже если предприятие пользуется сторонними бухгалтерскими услугами, важно, чтобы в процессе принимал участие и внутренний персонал, обеспечивая соответствие и единообразную коммуникацию. Внутренней команде может потребоваться обучение соблюдению процедур э-счетов, чтобы полностью разобраться в работе системы и уметь эффективно решать возникающие проблемы. Стороннему поставщику услуг следует обеспечить подробную информацию и поддержку, чтобы предприятие могло контролировать систему и решать возникающие проблемы.

Основные доводы для успешного внедрения системы э-счетов

• Ясность договора – договор со сторонним поставщиком услуг должен содержать четкие определения относительно внедрения системы э-счетов, а именно ожидаемые функции, соответствие и поддержание.
• Нормативное соответствие – в разных странах действуют разные условия в отношении э-счетов, и предприятие обязано обеспечить соответствие системы э-счетов местному законодательству и стандартам отчетности.
• Интеграция систем – решения э-счетов должны легко интегрироваться с имеющимися на предприятии системами (бухгалтерского учета, ERP, управления), чтобы обеспечивать точный обмен данными между разными системами.
• Постоянный надзор – независимо от того, кто внедряет систему э-счетов, необходим постоянный надзор, чтобы обеспечить продолжение функционирования системы согласно положениям нормативных актов и политик предприятия.

Вывод

Внедрение системы э-счетов на предприятии, использующем сторонние бухгалтерские услуги, – это командная работа, в которой должны принимать участие и внутреннее руководство, и сторонний поставщик услуг. Сторонний поставщик услуг зачастую берет на себя техническое исполнение, а руководство предприятия несет ответственность за стратегический надзор и обеспечение соответствия.

Недвусмысленная коммуникация, договорные соглашения и нормативные требования являются важными составляющими успешного внедрения системы э-счетов. Продуманный подход и сотрудничество позволят предприятиям воспользоваться всеми преимуществами э-счетов, одновременно сохраняя полное соответствие и точность своих финансовых процессов.