Juris Boiko

Cтарший менеджер проектов отдела налогового управления и бухгалтерского учёта, PwC Латвия

В Европейском союзе началась самая масштабная в истории реформа НДС с инициативой «НДС в цифровую эпоху» (VAT in the Digital Age, или ViDA), которая станет поворотным моментом как в налоговом управлении, так и в операциях предпринимательской деятельности во всем Европейском союзе. У ViDA три основные цели: 1) снизить риск мошенничества с НДС; 2) повысить эффективность налогового администрирования; 3) адаптировать имеющуюся систему НДС к цифровой экономике. Одним из краеугольных камней данной инициативы является внедрение структурированных э-счетов и цифровой отчетности о сделках в трансграничные сделки.

Несмотря на то что официально ViDA будет вступать в силу постепенно, начиная с 2028 года, предприятиям, заключающим трансграничные B2B-сделки, необходимо считаться с существенными изменениями уже сейчас. Влияние директивы будет ощущаться значительно шире, а не только в сфере отчетности по НДС, – она затронет финансовые процессы, ИТ-инфраструктуру, управление данными и общую стратегию соответствия предприятия. В данной статье мы рассмотрим, как ViDA изменит правила игры, каковы основные обязанности и риски предприятий и почему важно не откладывать подготовку на последний момент.

Цифровая отчетность и структурированные э-счета: изменения в трансграничных сделках

Согласно директиве ViDA, с 1 июля 2030 года использование структурированных э-счетов в трансграничных B2B-сделках в Европейском союзе станет обязательным. Это означает, что прежние счета в формате PDF или на бумаге больше не будут считаться достаточными. К тому же с введением э-счетов в трансграничные сделки все страны-участницы будут обязаны внедрить цифровые системы отчетности о сделках (Digital Reporting Requirements, или DRR), что позволит налоговым органам получать существенную информацию о сделках почти в режиме реального времени.

Данная инициатива означает значительное отступление от существующей VIES (системы обмена информацией о НДС), которая до сих пор служила инструментом для проверки межгосударственных сделок с НДС. VIES будет модернизирована, и будет введена централизованная система проверки номеров НДС с обязательными техническими протоколами. К тому же больше не придется подавать отдельные отчеты EC Sales List (ESL) – их функция перейдет к отчетности в режиме реального времени.

Новые требования затронут как крупные, так и малые предприятия. Структурированные э-счета нужно будет выдавать всем налогоплательщикам, осуществляющим трансграничные поставки товаров или услуг в другую страну ЕС. Указанные счета должны будут соответствовать установленному ЕС формату (например, EN 16931) и поддаваться обработке как со стороны отправителя, так и со стороны получателя. При этом сведения о данных сделках нужно будет отправлять в налоговый орган в течение нескольких дней после выписки счета.

Стратегические последствия для предприятий: риски, готовность и возможности

Внедрение директивы ViDA – это не только вопрос соответствия, это стратегический поворотный момент для предприятий, работающих на всей территории Европейского союза. Несмотря на то что директива сосредоточена в основном на повышении эффективности НДС и предотвращении мошенничества, масштаб ее внедрения затронет финансовую, технологическую и организационную инфраструктуру предприятий. Понимание последствий и подготовка к ним важны не только для уменьшения рисков, но и для использования данных изменений в качестве стимула для цифровой трансформации.

Самым актуальным с точки зрения риска является вопрос несоответствия. Учитывая мгновенный характер передачи э-счетов и цифровой отчетности, ошибки, которые раньше можно было исправить при закрытии месяца, сейчас могут привести к немедленному отклонению счетов или предупреждениям со стороны налоговых органов. Несвоевременная передача или несоответствующий формат данных счета могут повлечь за собой штрафы, пени или даже репутационный ущерб. У международных предприятий указанные риски еще выше, учитывая разную интерпретацию и сроки внедрения директивы странами-участницами.

Стратегический ответ на этот вызов начинается со всеобъемлющей оценки риска. Предприятиям следует оценить свои нынешние процессы подачи отчетов по НДС, архитектуру данных, системы счетов и циклы отчетности, чтобы выявить недостатки, способные повлиять на соответствие требованиям ViDA. Нередко в ходе такой оценки выявляется большая зависимость от процессов, совершаемых вручную, устаревших ERP-систем или децентрализованных практик отчетности, не адаптированных к требованиям режима реального времени.

Одним из важнейших факторов являются издержки. Несмотря на то что внедрение ViDA потребует вложений, особенно на крупных или децентрализованных предприятиях, промедление может обойтись еще дороже. Запоздалая подготовка, поспешные решения и реактивный подход зачастую приводят к неэффективным решениям, повышению расходов на ИТ и большей зависимости от внешних консультантов. В свою очередь, своевременное планирование позволяет предприятиям равномерно распределить издержки, выбрать подходящие решения и структурированно управлять изменениями.

Для реализации ViDA необходимо межотраслевое сотрудничество. В отличие от традиционной подготовки отчетов по НДС, которую зачастую проводят только финансовые или налоговые отделы, к внедрению ViDA нужно привлекать команды ИТ, закупочные, юридические, команды продаж и общих услуг. Процесс выписки счетов интегрирован в деятельность предприятия, и для успешного внедрения э-счетов требуется согласованность не только на уровне систем, но и на уровне политик, ролей и рабочих потоков.

Такая координация подчеркивает также необходимость сильного управления проектами. Предприятиям следует воспринимать внедрение ViDA как стратегический проект с четкими целями, временным графиком и руководством. Использование улучшений ad hoc или ограниченных по объему решений может обеспечить краткосрочное соответствие, но не выполнит долгосрочные цифровые требования. Руководители и финансовые директора предприятий воспринимают ViDA как часть более широкой цифровой трансформации.

Подготовка к внедрению ViDA: практические рекомендации

Учитывая близость внедрения ViDA, у предприятий больше нет времени откладывать. Внедрение структурированных э-счетов и цифровой отчетности в режиме реального времени – это не просто дополнение регулирования, а масштабные оперативные изменения. Тем, кто будет выжидать до 2029 или 2030 года, угрожают поспешность принятия решений, повышенные риски и значительные расходы. В свою очередь, проактивные предприятия уже сейчас предпринимают следующие шаги:

1. проводят оценку текущей ситуации: пригодны ли системы счетов для выписки структурированных э-счетов? являются ли данные качественными?
2. составляют план внедрения ViDA, предусматривающий четкое взаимодействие налоговых, ИТ- и бизнес-подразделений;
3. выбирают технологический подход – расширение ERP или интеграция с внешними решениями?
4. приступают к очистке данных, поскольку точность номеров НДС и данных клиентов приобретает чрезвычайную важность;
5. проводят тестирование и обучение пользователей. Новые системы необходимо тестировать до обязательного внедрения;
6. обеспечивают управление переменами – информируют команды о целях и функциональности ViDA;
7. внедряют надзорные механизмы: следят за указаниями ЕС и стран-участниц, планируют последующие адаптации.

Вывод: от соответствия к стратегическому преимуществу

Директива ViDA является самой масштабной инициативой реформ НДС в истории ЕС. Ее основная цель – обеспечить более прозрачную, эффективную и управляемую в цифровой форме среду НДС, которая снижает риск мошенничества и способствует трансграничной торговле. Такой переход на отчетность в режиме реального времени и э-счета создает для предприятий как сложности, так и возможности.

Своевременная подготовка позволит предприятиям избежать поспешного внедрения, снизить риски и одновременно модернизировать свои финансовые и налоговые процессы. Те, кто начнет планирование уже сейчас, смогут структурированно управлять изменениями, сокращая издержки и укрепляя свою конкурентоспособность в цифровую эпоху.

Для руководителей – финансовых директоров, налоговых руководителей, специалистов по соответствию и бухгалтеров – это возможность не только адаптироваться к изменениям, но и возглавить их. ViDA затрагивает не только налоги – это платформа для более современной и эффективной предпринимательской деятельности в масштабе Европы.

Европейская комиссия дала четкий сигнал: в будущем управление НДС станет цифровым и будет осуществляться в режиме реального времени. Вопрос не в том, нужно ли готовиться, а в том, насколько быстро и эффективно вы это сделаете.