С развитием предприятия возрастает объем генерируемой им документации и данных финансового учета. Концепцию безбумажного бухгалтерского учета совершенствуют разработчики технологических решений и цифровые стартапы, однако применением данных решений занимается каждое предприятие индивидуально, чтобы сделать свой бухгалтерский учет проще и эффективнее, позволяя всем вовлеченным лицам свободно распоряжаться данными финансового учета.
С точки зрения хозяйственной деятельности и управления процессами безбумажная бухгалтерия не имеет смысла, если у предприятия нет четко определенной цели и неясны все потенциальные выгоды осуществления такого подхода. Цель внедрения безбумажной бухгалтерии – не просто преобразовать все документы в цифровые форматы и ликвидировать хранение печатных документов. Такой упрощенный подход может иметь неожиданные неприятные последствия, создавая ложное представление, что иногда бумажный документооборот более эффективен. Напротив, цель – оцифровать печатные документы, одновременно автоматизируя процессы, в которых они используются.
С точки зрения техники и автоматизации процессов цифровые версии документов имеют ценность только в том случае, если их можно просто и эффективно использовать в повседневных бизнес-процессах. Всегда необходимо заранее определить, какую ценность имеет каждый документ и как лучше всего хранить его содержание, чтобы впоследствии как пользователь (бухгалтер, руководитель предприятия, аудитор или клиент), так и робот (компьютерная программа или скрипт автоматизации) без дополнительных подготовительных действий смогли преобразовать и визуализировать документ, а также проанализировать его содержание. Таким образом, возможности и конечный результат автоматизации процессов зависят от правильного выбора цифрового формата. Например, бессмысленно сканировать отпечатанные счета или накладные, если цифровой формат не позволяет считывать их содержание и загрузку данных в систему финансового учета приходится выполнять вручную (в данном случае – при отсутствии соответствующего решения оптического распознавания символов). Такое выявление проблем и сложностей применения является важнейшим и наиболее продолжительным этапом внедрения безбумажной бухгалтерии, поскольку в попытках найти наиболее эффективную структуру данных (документов) необходимо подтвердить их применение и оценить достигнутое за значительный период. Это относится не только к алгоритму машинного обучения, искусственному интеллекту, применению технологий компьютерного видения и других более сложных технологий обработки и интерпретации данных, но и к простейшим операциям загрузки или ввода данных: как обеспечить соответствие имеющихся цифровых документов выбранному формату, простому и эффективному в автоматизации процессов, и как новые печатные документы не менее просто и эффективно преобразовать в цифровые.
Осознав применение каждого документа и выбрав метод безбумажной бухгалтерии, можно приступить к рассмотрению технических решений. Только вместе с компьютерными программами или скриптами автоматизации, поддерживающими электронные документы определенного вида, безбумажная бухгалтерия имеет значение и потенциал, способный в долгосрочной перспективе существенно сократить расходы и повысить продуктивность отдельных процессов. Внедрение программного обеспечения или решений, совместимых с форматом данных (документа), совершенствует внутренние процессы, снижает вероятность ошибок и устраняет необходимость хранить документы в печатной форме. К сожалению, для большинства предприятий это остается лишь концепцией, а не реальностью, поскольку предприятия не могут правильно идентифицировать проблемы и применение документов. Вместо того, чтобы полностью заменить технические решения на основании проблем и применения документов, наблюдается тенденция перехода на электронные операции путем внедрения ряда улучшений в имеющиеся системы и инструменты, изначально предназначенные для обработки печатных документов вручную. Один из наиболее простых способов добиться пересмотра процессов документооборота в финансовом учете – выбрать стороннее обслуживающее предприятие, которое предлагает уже готовые решения автоматизации как для подготовки финансового учета, так и для простой и эффективной обработки цифровых версий данных (документов). Подробнее о технических решениях безбумажной бухгалтерии PwC и применяемых методах можно узнать из статьи MindLink.lv о применении цифровых платформ в бухгалтерском учете.
