Grāmatvedības un IT ārpakalpojumu izmantošanas riski (turp.)

Lasīt angliski

Lasīt krieviski

Turpinot iepriekš aizsākto tēmu, šajā rakstā – par ārpakalpojumu līguma galvenajiem trūkumiem un mūsu ieteikumiem.

Galvenie konstatētie trūkumi

  • Grāmatvedības ārpakalpojumu līgums neparedz iespēju pārliecināties par grāmatvedības sistēmas atbilstību drošības pamatprasībām. Ne uzņēmuma vadība, ne revidenti nevar paļauties uz elektroniski sagatavotās finanšu informācijas pareizību, tādēļ jāiegulda papildu līdzekļi un laiks, lai informāciju pārbaudītu manuāli. Ārpakalpojums var neatmaksāties, jo rodas papildu izmaksas.
  • Grāmatvedības vai IT ārpakalpojumu līgums neparedz iespēju pārliecināties par pakalpojumu kvalitatīvu sniegšanu noteiktajos termiņos un novērst problēmu rašanos. Piemēram, atskaites ir iesniegtas laikā vai IT pakalpojumu gadījumā darbojas informācijas plūsmas drošības mehānismi un ir veiktas darbības, lai uzņēmuma konfidenciālos datus aizsargātu no ārējiem uzbrukumiem. Klienta personas datu vai konfidenciālas informācijas nokļūšana trešo personu rokās var draudēt ar dārgām tiesas prāvām, reputācijas sagraušanu un pat atsevišķos gadījumos ar saimnieciskās darbības izbeigšanu.
  • Līgums nosaka atbilstošu atbildības sadali, bet uzņēmums neuzrauga visu līguma noteikumu izpildi. Praksē tas bieži vien nozīmē, ka ārpakalpojumu sniedzējs vienkārši nesniedz neuzraudzītos pakalpojumus, bet pasūtītāja vadība paļaujas, ka ārpakalpojumu sniedzējs pilda līguma noteikumus. Parasti šādu pārkāpumu nepamana, kamēr nerodas lielākas problēmas, bet uzņēmumā var nenotikt būtiski iekšēji procesi, kas var ietekmēt ne tikai darbiniekus, bet arī klientu intereses.

Mūsu ieteikumi

  • Rūpīgi izvēlēties ārpakalpojumu sniedzēju, kas spēj kvalitatīvi sniegt Jūsu uzņēmumam atbilstošus pakalpojumus. Galvenā kļūda varētu būt izvēlēties nelielu uzņēmumu, kas prasa mazāku cenu, bet nespēj sniegt vajadzīgo apjomu, vai arī izvēlēties lielāku uzņēmumu, kad pasūtītāja prasības varētu būt daudz zemākas.
  • Precīzi un pietiekoši detalizēti aprakstīt apjomu, ko Jūs sagaidāt no ārpakalpojumu sniedzēja.
  • Slēdzot līgumu, paredzēt ne tikai pakalpojumu sniegšanas un sadarbības kārtību, bet arī vadībai pieejamus kvalitātes uzraudzības un uzdevumu izpildes uzraudzības mehānismus. Galvenie obligāti iekļaujamie punkti:
  1. uzņēmumam un tā iekšējiem un ārējiem revidentiem nodrošināt pieeju grāmatvedības informācijas sistēmas uzstādījumiem;
  2. uzraudzībai – regulāri saņemt informāciju elektroniski vai rakstiski par darbību norisi, veiksmīgu datu pārnesi un kopēšanu, kā arī kopējo IT pieejamību un drošību;
  3. konstatēto problēmu novēršanas termiņi.
  • Noteikt uzņēmumā pietiekami kompetentu darbinieku, kas būs atbildīgs par sniegto ārpakalpojumu uzraudzību. Atsevišķos gadījumos šo uzraudzību var saņemt ārpakalpojumā vai arī sadarbībā ar citu uzņēmumu, lai pilnībā noslogotu attiecīgo IT vai finanšu speciālistu.
  • Nodrošināt regulāru ārpakalpojumu sniedzēja uzraudzību. Biežums ir atkarīgs no pakalpojuma veida: grāmatvedības pakalpojumiem reizi nedēļā vai mēnesī, bet IT pakalpojumiem atkarībā no specifikas – var būt gan reizi dienā, piemēram, datu rezerves kopēšanai, gan reizi nedēļā vai mēnesī.
  • Vadībai izvēlēties kārtību, kādā pārliecināties, ka atbildīgais darbinieks vai eksperts seko līdzi ārpakalpojuma sniedzēja paveiktajam. Tā varētu būt nedēļas vai mēneša atskaite vai arī sapulce problēmu apspriešanai.
 
Kontaktinformācija
Sanita Vītola
sanita.vitola@lv.pwc.com
Tel: 67094400
© 2018 PwC. Visas tiesības aizsargātas. PwC apzīmē PwC uzņēmumu tīklu un/vai vienu vai vairākus tā dalībniekus, kurā katrai dalīborganizācijai ir atsevišķas juridiskās personas statuss. Sīkāka informācija pieejama www.pwc.com/structure.  | Pēdējās izmaiņas veiktas: 06.02.2017